Home / Acts & Regulations / Solvency II Guidelines / Orientations relatives au système de gouvernance

Orientations relatives au système de gouvernance

Language: ES EN DE PT IT FR DA NL SV

Download PDF

EIOPA-BoS-14/253 FR

Orientations relatives au système de gouvernance

1. Introduction

1.1. Conformément à l’article 16 du règlement (UE) n° 1094/2010 du 24 novembre 2010 instituant une Autorité de surveillance (ci-après le «règlement instituant l’EIOPA») 1 , l’EIOPA émet des orientations à l’intention des autorités nationales compétentes sur la procédure à suivre lors de la phase préparatoire relative à la mise en application de la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 sur l’accès aux activités de l’assurance et de la réassurance et leur exercice («Solvabilité II»)² .
1.2. Ces orientations se fondent sur les articles 40 à 49, 93, 132 et 246 de Solvabilité II et sur les articles 258 à 275 du règlement délégué (UE) 2015/35 de la Commission du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE (ciaprès, le «règlement délégué 2015/35 de la Commission»)³ .
1.3. Les exigences concernant le système de gouvernance visent à garantir une gestion saine et prudente de l’activité des entreprises sans leur imposer de restrictions indues quant au choix de leur structure organisationnelle, dès lors qu’elles prévoient une séparation appropriée des tâches.
1.4. Au moins les quatre fonctions comprises dans le système de gouvernance, à savoir la fonction de gestion des risques, la fonction de vérification de la conformité, la fonction actuarielle et la fonction d’audit interne, sont considérées comme fonctions clés et, par conséquent, sont également des fonctions importantes ou critiques. De plus, des personnes sont considérées comme personnes exerçant des fonctions clés dès lors qu’elles exercent des fonctions qui revêtent une importance particulière pour l’entreprise eu égard à son activité et à son organisation. Ces fonctions clés supplémentaires, le cas échéant, sont recensées par l’entreprise, mais l’autorité de contrôle peut contester la qualification de ces fonctions en tant que fonctions clés.
1.5. Les présentes orientations fournissent des détails supplémentaires sur certaines questions relatives à la politique de rémunération, y compris la composition du comité de rémunération.
1.6. Les exigences de compétence et d’honorabilité s’appliquent à toutes les personnes qui dirigent effectivement l’entreprise ou qui occupent d’autres fonctions clés afin de garantir que toutes les personnes exerçant des fonctions pertinentes dans l’entreprise sont dûment qualifiées. La portée des exigences vise à éviter l’existence de lacunes là où des personnes importantes pour l’entreprise ne relèvent pas de celles-ci, tout en admettant qu’il pourrait bien y avoir un chevauchement considérable entre personnes de la direction générale considérées comme personnes qui dirigent effectivement l’entreprise et autres personnes occupant une fonction clé.

2/27

1 JO L 331 du 15.12.2010, pp. 48-83.

² JO L 335 du 17.12.2009, pp. 1-155.

³ JO L 12 du 17.1.2015, p. 1.

1.7. Les exigences de notification ne s’appliquent qu’aux personnes qui dirigent effectivement l’entreprise ou qui occupent des fonctions clés par opposition aux personnes qui ont ou exercent une fonction clé. En cas de sous-traitance d’une fonction clé ou de sous-traitance d’une partie d’une fonction lorsque cette partie est considérée comme essentielle, est considérée comme personne responsable la personne en charge de la supervision de la sous-traitance au sein de l’entreprise.
1.8. Les orientations relatives à la gestion des risques adoptent comme point de départ le fait qu’un système de gestion des risques adéquat exige un ensemble effectif et efficace de mesures intégrées qui doit correspondre à l’organisation et à l’activité opérationnelle de l’entreprise. Il n’existe pas de système de gestion des risques unique approprié pour toutes les entreprises; le système doit être adapté à chaque entreprise.
1.9. Bien que l’évaluation interne des risques et de la solvabilité fasse partie du système de gestion des risques, les orientations correspondantes sont énoncées séparément.
1.10. Bien que des modèles internes soient cités en rapport avec les responsabilités de la fonction de gestion des risques, dans leur ensemble, les orientations relatives au système de gouvernance ne traitent pas des questions spécifiques se rapportant aux modèles internes.
1.11. L’article 132 de la directive Solvabilité II introduit le «principe de la personne prudente» et comporte des dispositions sur la manière dont les entreprises devraient investir leurs actifs. L’absence de limites réglementaires appliquées aux investissements ne signifie pas que les entreprises peuvent prendre des décisions d’investissement en faisant totalement abstraction de la prudence et des intérêts des preneurs. Les exigences prévues par la directive Solvabilité II et par le règlement délégué 2015/35 de la Commission couvrent en détail certains des principaux aspects du principe de la personne prudente, tels que la gestion actif-passif, les investissements dans des produits dérivés, la gestion du risque de liquidité et la gestion du risque de concentration. C’est pourquoi l’objectif des présentes orientations n’est pas de développer davantage ces aspects, mais de se concentrer sur les aspects restants du principe de la personne prudente.
1.12. En ce qui concerne la fonction actuarielle, les présentes orientations se concentrent sur ce que devrait faire la fonction actuarielle plutôt que sur la manière dont la fonction devrait être exercée. La raison d’être de la fonction actuarielle étant de fournir une mesure d’assurance de la qualité par des conseils actuariels techniques d’experts, il est particulièrement important d’élaborer des orientations techniques spécifiques sur les tâches, les responsabilités et les autres aspects de cette fonction.
1.13. Actuellement, certains États membres prévoient la fonction d’«actuaire responsable/désigné». La fonction d’«actuaire responsable/désigné» n’étant pas

prévue par la directive Solvabilité II, il appartient aux autorités de contrôle concernées de décider de conserver ou non cette fonction et de définir sa relation avec la fonction actuarielle. Toutefois, cette question n’est pas traitée dans les présentes orientations.

1.14. Les orientations relatives à la sous-traitance reposent sur le principe selon lequel une entreprise doit veiller à conserver la responsabilité pleine et entière de s’acquitter de toutes ses obligations lorsqu’elle sous-traite des fonctions ou des activités. En particulier, il existe des mesures strictes et rigoureuses qu’une entreprise doit respecter si elle sous-traite une fonction ou une activité critique ou importante. Une entreprise doit, notamment, accorder une attention appropriée au contenu de l’accord écrit conclu avec le fournisseur de services.
1.15. La sous-traitance intragroupe n’est pas forcément différente de la soustraitance externe. Elle peut prévoir un processus de sélection plus souple, mais ne doit pas être considérée comme nécessitant automatiquement moins d’attention et de supervision que la sous-traitance externe.
1.16. Les orientations s’applique aux entreprises individuelles et, par analogie, au niveau du groupe. Par ailleurs, les groupes appliquent les orientations spécifiques aux groupes.
1.17. La mise en œuvre des exigences en matière de gouvernance au niveau du groupe devrait s’entendre comme l’existence d’un système de gouvernance solide appliqué à une entité économique cohérente (vision globale) qui comprend toutes les entités faisant partie du groupe.
1.18. La directive Solvabilité II exige que toutes les entreprises d’assurance et de réassurance d’un groupe possèdent un système de gestion des risques et un système de contrôle interne et que cette exigence soit appliquée de manière cohérente dans le groupe. Toutefois, du point de vue de la gestion des risques et de la gouvernance du groupe, le groupe et le contrôleur du groupe doivent également tenir compte des risques émanant d’autres entités faisant partie du groupe.
1.19. Lorsque les orientations se réfèrent aux entités faisant partie du groupe, en général, elles se réfèrent aux entreprises d’assurance et de réassurance, mais également à toutes les autres entités faisant partie du groupe.
1.20. Les exigences en matière de gouvernance au niveau du groupe tiennent compte des responsabilités de gouvernement d’entreprise tant de l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle au niveau du groupe, à savoir l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle de l’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante, que de l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle des entités juridiques faisant partie du groupe.
1.21. Aux fins des présentes orientations, les définitions suivantes ont été élaborées:
«personnes qui dirigent effectivement l’entreprise»: les membres de l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle, compte tenu de la réglementation nationale, ainsi que les membres de la direction générale. Ces derniers incluent les personnes employées par l’entreprise qui sont responsables de la prise de décisions à un niveau élevé et de la mise en œuvre des stratégies élaborées et des politiques approuvées par l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle;
«personnes exerçant d’autres fonctions clés»: toutes les personnes exerçant des tâches liées à une fonction clé;
«personnes occupant une fonction clé»: les personnes responsables d’une fonction clé par opposition aux personnes exerçant une fonction clé.
1.22. En l’absence de définition dans les présentes orientations, les termes ont le sens défini dans les actes législatifs visés à l’introduction.
1.23. Ces orientations s’appliquent à partir du 1er janvier 2015.

Section 1: Exigences générales en matière de gouvernance

Orientation 1 - L’organe d’administration, de gestion ou de contrôle

1.24. Conformément à l’article 41 de la directive Solvabilité II, l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle (ci-après « AMSB ») devrait interagir de manière appropriée avec tout comité qu’il a mis en place ainsi qu’avec l’encadrement supérieur et avec les autres fonctions clés de l’entreprise, en leur demandant de manière proactive des informations et en questionnant ces informations si nécessaire.
1.25. Au niveau du groupe, l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle de l’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient interagir de manière appropriée avec l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle de toutes les entités au sein du groupe qui ont une incidence significative sur le profil de risque du groupe, en demandant des informations de façon anticipée et en émettant des doutes quant aux décisions adoptées sur des questions susceptibles d’affecter le groupe.

Orientation 2 - Structure organisationnelle et opérationnelle

1.26. L’entreprise devrait disposer de structures organisationnelle et opérationnelle conçues pour soutenir les objectifs stratégiques et les opérations de l’entreprise. Ces structures devraient pouvoir être adaptées, dans des délais appropriés, aux modifications apportées aux objectifs stratégiques, aux opérations ou à l’environnement dans lequel l’entreprise est active.
1.27. Au niveau du groupe, l’AMSB de l’entreprise d’assurance ou de réassurance participante, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte devraient évaluer l’incidence des modifications apportées à la structure
du groupe sur la situation financière pérenne des entités concernées et réalise les ajustements nécessaires en temps utile.
1.28. L’AMSB de l’entreprise d’assurance ou de réassurance participante, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte devraient en vue de prendre des mesures appropriées, avoir une connaissance appropriée de l’organisation du groupe, du modèle économique de ses différentes entités, des liens et relations entre elles, et des risques découlant de la structure du groupe.

Orientation 3 - Décisions significatives

1.29. L’entreprise devrait veiller à ce qu’au moins deux personnes qui dirigent effectivement l’entreprise interviennent dans toute décision significative de l’entreprise avant que cette décision ne soit mise en œuvre.

Orientation 4 - Documentation des décisions prises au niveau de l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle

1.30. L’entreprise devrait documenter de manière appropriée les décisions prises au niveau de l’ASMB et la manière dont les informations provenant du système de gestion des risques ont été prises en considération.

Orientation 5 - Répartition et séparation des tâches et des responsabilités

1.31. L’entreprise devrait veiller à ce que les tâches et les responsabilités soient réparties, séparées et coordonnées conformément aux politiques de l’entreprise et reflétées dans les descriptions des tâches et des responsabilités. L’entreprise devrait veiller à ce que toutes les tâches importantes soient couvertes tout en évitant les chevauchements inutiles. Une coopération efficace entre membres du personnel devrait être encouragée.

Orientation 6 - Réexamen interne du système de gouvernance

1.32. L’ASMB devrait déterminer la portée et la fréquence des réexamens internes du système de gouvernance, en prenant en considération la nature, l’ampleur et la complexité de l’activité de l’entreprise tant au niveau individuel qu’au niveau du groupe, ainsi que la structure du groupe.
1.33. L’entreprise devrait veiller à ce que la portée, les résultats et les conclusions du réexamen soient correctement documentés et communiqués àl’AMSB. Des procédures appropriées de retour d’information sont nécessaires pour garantir que les actions de suivi sont entreprises et enregistrées.

Orientation 7 - Politiques

1.34. L’entreprise devrait mettre en cohérence les politiques requises les unes avec les autres, dans le cadre du système de gouvernance, ainsi qu’avec la stratégie de l’entreprise. Chaque politique devrait, à tout le moins, stipuler clairement:
- a) les objectifs poursuivis par la politique;
- b) les tâches à effectuer et la personne ou la fonction de la personne responsable de celles-ci;
c) les processus et procédures de communication d’informations à appliquer;
d) l’obligation d’information des unités organisationnelles concernées à l’égard des fonctions de gestion des risques, de vérification de la conformité, d’audit interne et actuarielle, portant sur tout fait pertinent nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches.
1.35. Dans les politiques qui couvrent les fonctions clés, l’entreprise devrait aborder également le positionnement de ces fonctions en son sein, ainsi que leurs droits et leurs prérogatives.
1.36. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient veiller à ce que les politiques soient mises en œuvre de manière cohérente dans l’ensemble du groupe. En outre, elle veille à ce que les politiques des entités du groupe soient cohérentes avec les politiques du groupe.

Orientation 8 - Plans d’urgence

1.37. L’entreprise devrait déceler les risques matériels devant être traités par des plans d’urgence couvrant les domaines où elle se considère comme vulnérable, et à ce qu’elle procède régulièrement à l’examen, à l’actualisation et à la mise à l’épreuve de ces plans d’urgence.

Section 2 : Rémunération

Orientation 9 - Portée de la politique de rémunération

1.38. Dans sa politique de rémunération, l’entreprise devrait veiller au moins à ce que:
- a) les attributions de rémunération ne menacent pas la capacité de l’entreprise à conserver des fonds propres appropriés;
- b) les conventions de rémunération conclues avec les fournisseurs de services n’encouragent pas une prise de risque excessive compte tenu de la stratégie de gestion des risques de l’entreprise.
1.39. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient adopter et mettre en œuvre une politique de rémunération pour l’ensemble du groupe. Celle-ci devrait tenir compte de la complexité et des structures du groupe afin d’établir, d’élaborer et de mettre en œuvre une politique cohérente pour l’ensemble du groupe conforme aux stratégies de gestion des risques du groupe. La politique devrait être appliquée à toutes les personnes concernées aux niveaux du groupe et de chaque entité.
1.40. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient garantir:
a) la cohérence globale des politiques de rémunération du groupe en veillant à leur conformité avec les exigences juridiques des entreprises faisant partie du groupe et en vérifiant leur bonne application;
b) le respect des exigences en matière de rémunération par toutes les entreprises faisant partie du groupe;
c) la gestion des risques importants au niveau du groupe liés à des questions de rémunération dans les entités du groupe.

Orientation 10 - Comité de rémunération

1.41. L’entreprise devrait veiller à ce que la composition du comité de rémunération lui permette de juger de manière compétente et indépendante la politique de rémunération et sa supervision. Si aucun comité de rémunération n’est mis en place, l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle devrait prendre en charge les tâches qui auraient été autrement attribuées au comité de rémunération tout en s’efforçant d’éviter les conflits d’intérêts.

Section 3 : Compétence et honorabilité

Orientation 11 - Exigences de compétence

1.42. L’entreprise devrait garantir que les personnes qui dirigent effectivement l’entreprise ou occupent d’autres fonctions clés soient «compétentes» et tiennent compte des obligations respectives imparties aux personnes, à titre individuel, pour garantir la diversité adéquate des qualifications, des connaissances et des expériences pertinentes afin que l’entreprise soit gérée et supervisée de manière professionnelle.
1.43. L’AMSB devrait disposer collectivement des qualifications, expériences et connaissances appropriées en ce qui concerne à tout le moins:
- a) les marchés de l’assurance et les marchés financiers;
- b) la stratégie de l’entreprise et le modèle économique;
- c) le système de gouvernance;
- d) l’analyse financière et actuarielle;
- e) le cadre et les exigences réglementaires.

Orientation 12 - Exigences d’honorabilité

1.44. Lorsqu’elle évalue si une personne est «honorable», l’entreprise devrait vérifier que le délai de prescription concernant l’infraction pénale pertinente ou tout autre délit a expiré sur la base du droit national.

Orientation 13 - Politiques et procédures en matière de compétence et d’honorabilité

1.45. L’entreprise devrait appliquer une politique relative aux exigences de compétence et d’honorabilité qui comprenne à tout le moins les éléments suivants:
- a) une description de la procédure visant à recenser les postes exigeant une notification ainsi que de la procédure de notification à l’autorité de contrôle;
- b) une description des procédures d’évaluation de la compétence et de l’honorabilité des personnes qui dirigent effectivement l’entreprise ou qui occupent d’autres fonctions clés, lors de leur sélection et, par la suite, sur une base continue;
- c) une description des cas qui donnent lieu à une réévaluation des exigences de compétence et d’honorabilité;
- d) une description de la procédure d’évaluation des aptitudes, des connaissances, de l’expertise et de l’intégrité personnelle des autres membres du personnel pertinents qui ne sont pas soumis aux exigences de l’article 42 de la directive Solvabilité II, lorsque leur profil est examiné pour le poste spécifique, mais également sur une base continue.

Orientation 14 - Sous-traitance des fonctions clés

1.46. L’entreprise devrait appliquer les procédures d’évaluation en matière de compétence et d’honorabilité aux personnes employées par le prestataire ou sous-prestataire de services pour exercer une fonction clé sous-traitée.
1.47. L’entreprise devrait désigner en son sein une personne ayant la responsabilité globale de la fonction clé sous-traitée, qui soit compétente et honorable et qui possède une connaissance et une expérience suffisantes de la fonction clé soustraitée pour être en mesure de soumettre à un examen critique les prestations et les performances du prestataire de services. La personne désignée devrait être considérée comme la personne responsable de la fonction clé, au titre de l’article 42, paragraphe 2, de la directive Solvabilité II, qui doit être notifiée à l’autorité de contrôle.

Orientation 15 - Notification

1.48. L’autorité de contrôle devrait au minimum exiger de l’entreprise qu’elle lui communique au moyen d’une notification les informations incluses dans l’annexe technique⁴ .

Orientation 16 - Évaluation par l’autorité de contrôle des exigences en matière de compétence et d’honorabilité

1.49. L’autorité de contrôle devrait évaluer les exigences en matière de compétence et d’honorabilité des personnes soumises aux exigences de notification et

4 L’annexe technique est disponible sur le site web de l’AEAPP: Publications/EIOPA_Guidelines

donner un retour d’information à ce sujet à l’entreprise concernée dans un délai approprié à compter de la réception d’une notification complète.

Chapitre III: Gestion des risques

Orientation 17 - Rôle de l’AMSB dans le système de gestion des risques

1.50. L’AMSB devrait porter la responsabilité ultime de l’efficacité du système de gestion des risques, en fixant l’appétence au risque et les limites de tolérance générale au risque de l’entreprise en approuvant les stratégies et politiques principales de gestion des risques.
1.51. L’AMSB de l’entreprise d’assurance ou de réassurance participante, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte devraient s’assurer que le système de gestion des risques de l’ensemble du groupe est effectif. Le système de gestion des risques du groupe comprendra à tout le moins:
- a) les décisions et politiques stratégiques en matière de gestion des risques au niveau du groupe;
- b) la définition de l’appétence au risque et des limites de tolérance générale au risque du groupe;
- c) l’identification, la mesure, la gestion, le contrôle et la déclaration des risques à l’échelle du groupe.
1.52. L’AMSB de l’entreprise d’assurance ou de réassurance participante, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte devrait garantir que ses décisions et politiques stratégiques soient cohérentes par rapport à la structure du groupe et à la taille et aux caractéristiques de ses entités qui font parties du groupe.

Orientation 18 - Politique en matière de gestion des risques

1.53. L’entreprise devrait élaborer une politique de gestion des risques qui, à tout le moins:
- a) détermine les catégories de risques et les méthodes visant à mesurer les risques;
- b) décrive la manière dont l’entreprise gère chaque catégorie et domaine de risques pertinents, et toute agrégation potentielle des risques;
- c) décrive le lien entre l’évaluation du besoin global de solvabilité identifié lors de l’ORSA, les exigences réglementaires de capital et les limites de tolérance au risque de l’entreprise;
- d) précise les limites de tolérance au risque au sein de toutes les catégories pertinentes de risques conformément à l’appétence au risque de l’entreprise;
- e) décrive la fréquence et le contenu des simulations de crise régulières, ainsi que les situations qui justifieraient des simulations de crise ad hoc.

Orientation 19 - Fonction de gestion des risques: missions

1.54. L’entreprise devrait exiger que la fonction de gestion des risques communique à l’AMSB les risques qui ont été identifiés comme potentiellement importants. La fonction de gestion des risques devrait également communiquer des informations sur d’autres domaines de risques spécifiques, de sa propre initiative ou à la demande de l’AMSB.

Orientation 20 – Politique de gestion du risque de souscription et de provisionnement

1.55. Dans sa politique de gestion des risques, l’entreprise devrait couvrir à tout le moins les aspects suivants concernant les risques de souscription et de provisionnement:
- a) les types et caractéristiques de l’activité de l’entreprise d’assurance, comme le type de risque d’assurance que l’entreprise accepte;
- b) la manière dont les primes couvrent les sinistres et les frais attendus;
- c) l’identification des risques découlant des engagements d’assurance de l’entreprise, et notamment les options intégrées et les valeurs de rachat garanties de ses produits;
- d) la manière dont l’entreprise prend en considération, dans le processus de conception d’un nouveau produit d’assurance et du calcul de la prime, les contraintes liées aux investissements;
- e) la manière dont l’entreprise prend en considération, dans le processus de conception d’un nouveau produit d’assurance et du calcul de la prime, la réassurance et d’autres techniques d’atténuation des risques.

Orientation 21 – Politique de gestion du risque opérationnel

1.56. Dans la politique de gestion des risques, l’entreprise devrait couvrir à tout le moins les aspects suivants concernant les risques opérationnels:
- a) l’identification des risques opérationnels auxquels elle est, ou pourrait être, exposée et l’évaluation de la manière de les atténuer;
- b) les activités et les processus internes pour gérer les risques opérationnels, en ce compris le système informatique sur lequel ils s’appuient;
- c) les limites de tolérance au risque concernant les principaux domaines de risques opérationnels de l’entreprise.
1.57. L’entreprise devrait disposer de processus pour déceler les risques opérationnels, les analyser et les déclarer. À cette fin, elle devrait établir un processus pour recenser les événements de risque opérationnel et assurer leur surveillance.
1.58. En vue de la gestion des risques opérationnels, l’entreprise devrait élaborer et analyser un ensemble approprié de simulations relatives aux risques opérationnels basées à tout le moins sur les approches suivantes:
- a) la défaillance d’un processus clé, de membres du personnel clés ou d’un système clé;

b) l’occurrence d’événements externes.

Orientation 22 - Réassurance et autres techniques d’atténuation des risques politique de gestion des risques

1.59. Dans la politique de gestion des risques, l’entreprise devrait couvrir à tout le moins les aspects suivants concernant les réassurances et autres techniques d’atténuation des risques:
- a) l’identification du niveau de transfert de risque approprié aux limites de risque définies de l’entreprise et le type de contrats de réassurance qui sont les plus appropriés au profil de risque de l’entreprise;
- b) des principes de sélection de telles contreparties à l’atténuation des risques, et des procédures d’évaluation et de suivi de la solidité financière et de la diversification des contreparties de réassurance;
- c) des procédures d’évaluation du transfert effectif du risque et la prise en compte du risque de base;
- d) la gestion des liquidités pour faire face à toute asymétrie entre les échéances de paiement des sinistres et le recouvrement en réassurance.

Orientation 23 - Risque stratégique et risque pour la réputation

1.60. L’entreprise devrait gérer, suivre et déclarer les situations suivantes:
- a) l’exposition réelle ou potentielle au risque stratégique et au risque pour la réputation et la corrélation entre ces risques et d’autres risques significatifs;
- b) les principaux problèmes affectant sa réputation, compte tenu des attentes des parties prenantes et de la sensibilité du marché.

Orientation 24 – Politique de gestion actif-passif

1.61. Dans sa politique de gestion des risques, l’entreprise devrait couvrir à tout le moins les informations suivantes concernant la gestion actif-passif:
- a) une description de la procédure de détection et d’évaluation des différentes natures d’asymétrie entre actifs et passifs, au moins en ce qui concerne les dates d’échéance et les devises;
- b) une description des techniques d’atténuation à utiliser et l’effet attendu des techniques pertinentes d’atténuation des risques sur la gestion actifpassif;
- c) une description des asymétries délibérées qui sont autorisées;
- d) une description de la méthodologie sous-jacente et de la fréquence des simulations et scénarios de crise à effectuer.

Orientation 25 – Politique de gestion du risque d’investissement

1.62. Dans sa politique de gestion des risques, l’entreprise devrait couvrir à tout le moins les informations suivantes concernant les risques d’investissement:

a) le niveau de sécurité, de qualité, de liquidité, de rentabilité et de disponibilité assignés par l’entreprise à l’ensemble du portefeuille d’actifs, et la manière dont elle envisage d’atteindre ces objectifs;
b) ses limites quantitatives en matière d’actifs et d’expositions, en ce compris les engagements hors bilan, qui doivent être établies pour aider à garantir que l’entreprise atteigne le niveau, souhaité par elle, de sécurité, de qualité, de liquidité, de rentabilité et de disponibilité pour le portefeuille;
c) le niveau de disponibilité que l’entreprise vise à atteindre au regard de l’ensemble du portefeuille d’actifs, et la manière dont elle prévoit de réaliser cet objectif;
d) l’examen de la situation des marchés financiers;
e) les conditions auxquelles l’entreprise peut gager ou prêter des actifs;
f) le lien entre le risque de marché et d’autres risques dans des scénarios défavorables;
g) la procédure d’évaluation et de vérification appropriée des actifs de placement;
h) les procédures de suivi du rendement des investissements et de réexamen de la politique lorsque les circonstances le requièrent;
i) la manière dont les actifs doivent être sélectionnés dans le meilleur intérêt des preneurs et des bénéficiaires.

Orientation 26 – Politique de gestion du risque de liquidité

1.63. Dans sa politique de gestion des risques, l’entreprise devrait couvrir à tout le moins les informations suivantes concernant les risques de liquidité:
- a) la procédure pour déterminer le niveau d’asymétrie entre les entrées et les sorties de trésorerie des éléments d’actif et de passif, y compris les flux de trésorerie attendus de l’assurance directe et de la réassurance tels que les sinistres et les réductions ou rachats;
- b) l’examen des besoins totaux de liquidité à court et moyen terme, en ce compris d’une réserve de liquidités appropriée pour se prémunir contre une pénurie de liquidités;
- c) l’examen du niveau et de la surveillance des actifs liquides, en ce compris du calcul des coûts ou pertes financières potentiels en raison d’une réalisation forcée;
- d) l’identification et les coûts des outils alternatifs de financement;
- e) l’examen de l’effet des nouvelles activités prévues sur la liquidité.

Section 5: Le principe de la «personne prudente» et le système de gouvernance

Orientation 27 - Gestion du risque d’investissement

1.64. L’entreprise ne devrait pas uniquement dépendre des informations fournies par des tierces parties, comme les établissements financiers, les gestionnaires d’actifs et les agences de notation. En particulier, l’entreprise devrait développer son propre ensemble d’indicateurs des risques clés adaptés à sa politique de gestion des risques d’investissement et à sa stratégie économique.
1.65. En faisant ses décisions d’investissement, l’entreprise devrait prendre en considération les risques liés aux investissements sans compter uniquement sur le fait que les risques seront suffisamment pris en compte par les exigences de capital pour être gérés de manière appropriée.

Orientation 28 - Évaluation des activités d’investissement inhabituelles

1.66. Avant d’effectuer un investissement ou une activité d’investissement de nature inhabituelle, l’entreprise devrait procéder à tout le moins à une évaluation:
- a) de sa capacité à réaliser et à gérer l’investissement ou l’activité d’investissement;
- b) des risques spécifiquement liés à l’investissement ou à l’activité d’investissement, et de l’impact de l’investissement ou de l’activité d’investissement sur le profil de risque de l’entreprise;
- c) de la cohérence de l’investissement ou de l’activité d’investissement par rapport à l’intérêt des bénéficiaires et des preneurs d’assurance, aux contraintes en matière d’engagements fixées par l’entreprise et à une gestion efficace du portefeuille;
- d) de l’impact de cet investissement ou de cette activité d’investissement sur la qualité, la sécurité, la liquidité, la rentabilité et la disponibilité des actifs de l’ensemble du portefeuille.
1.67. L’entreprise devrait disposer de procédures exigeant que, lorsque l’investissement ou l’activité d’investissement comporte un risque significatif ou donne lieu à un changement notable du profil de risque, la fonction de gestion des risques de l’entreprise communique ce risque ou ce changement du profil de risque à son organe d’administration, de gestion ou de contrôle.

Orientation 29 – Sécurité, qualité, liquidité et rentabilité des portefeuilles d’investissement

1.68. L’entreprise devrait réviser et suivre régulièrement la sécurité, la qualité, la liquidité et la rentabilité du portefeuille dans son ensemble en examinant au moins:
- a) toute contrainte en matière d’engagement, y compris les garanties des preneurs, et toute politique connue concernant les prestations discrétionnaires futures et, le cas échéant, les attentes raisonnables des preneurs;
b) le niveau et la nature des risques qu’une entreprise est disposée à accepter;
c) le degré de diversification du portefeuille dans son ensemble;
d) les caractéristiques des actifs, y compris:
- (i) la qualité du crédit des contreparties;
- (ii) la liquidité;
- (iii) la tangibilité;
- (iv) la durabilité;
- (v) l’existence et la qualité de sûretés ou d’autres actifs auxquels sont adossés les actifs;
- (vi) le ratio d’endettement ou les charges;
- (vii) les tranches;
e) les événements susceptibles de modifier les caractéristiques des investissements, y compris les éventuelles garanties, ou d’affecter la valeur des actifs;
f) les questions se rapportant à la localisation et à la disponibilité des actifs, y compris:
- (i) la non-transférabilité;
- (ii) les problèmes juridiques dans d’autres pays;
- (iii) les mesures monétaires;
- (iv) le risque de dépositaire;
- (v) le surnantissement et les prêts.

Orientation 30 - Rentabilité

1.69. L’entreprise devrait fixer des objectifs quant aux retours sur investissements qu’elle cherche à dégager en tenant compte de la nécessité d’obtenir un rendement durable des portefeuilles d’actifs afin de satisfaire aux attentes raisonnables des preneurs.

Orientation 31 - Conflits d’intérêts

1.70. Dans sa politique d’investissement, l’entreprise devrait décrire la façon dont elle identifie et gère les éventuels conflits d’intérêts survenant en ce qui concerne les investissements, qu’ils surviennent dans l’entreprise ou dans l’entité qui gère le portefeuille d’actifs. Elle devrait également documenter les mesures prises pour gérer ces conflits.

Orientation 32 - Contrats en unités de compte et contrats liés à un indice

1.71. L’entreprise devrait veiller à ce que ses investissements des contrats en unités de compte et des contrats liés à un indice soient sélectionnés dans le meilleur

intérêt des preneurs d’assurance et des bénéficiaires, en prenant en considération tous les objectifs publiés en matière de politique de l’entreprise.
1.72. Dans le cas d’activités en unités de compte, l’entreprise devrait prendre en considération et gérer les contraintes liées aux contrats en unités de compte, et en particulier les contraintes en matière de liquidité.

Orientation 33 - Actifs non admis à la négociation sur un marché réglementé

1.73. L’entreprise devrait mettre en œuvre, gérer, suivre et contrôler les procédures relatives aux investissements qui ne sont pas admis à la négociation sur un marché réglementé ainsi qu’aux produits complexes, qui sont difficiles à évaluer.
1.74. L’entreprise devrait traiter les actifs admis à la négociation sur un marché réglementé, mais non négociés ou négociés sur une base irrégulière, de la même manière que les actifs non admis à la négociation sur un marché réglementé.

Orientation 34 - Instruments dérivés

1.75. L’entreprise, usant des instruments dérivés, devrait mettre en œuvre les procédures conformes à sa politique de gestion des risques sur les investissements afin de contrôler la performance de ces instruments.
1.76. L’entreprise devrait démontrer la manière dont la qualité, la sécurité, la liquidité ou la rentabilité du portefeuille est améliorée sans dégradation significative de l’une de ces caractéristiques lorsque des instruments dérivés sont utilisés pour faciliter la gestion efficace du portefeuille.
1.77. L’entreprise devrait documenter les raisons de l’utilisation d’instruments financiers et démontre que le transfert des risques obtenu par l’utilisation des instruments dérivés est efficace lorsque ces derniers sont utilisés pour contribuer à une diminution des risques ou comme technique d’atténuation des risques.

Orientation 35 - Instruments titrisés

1.78. Lorsque l’entreprise investit dans des instruments titrisés, elle devrait garantir que ses intérêts et les intérêts de l’initiateur ou du partenaire concernant les actifs titrisés soient bien compris et alignés.

Section 6: Exigences de fonds propres et système de gouvernance Orientation 36 - Politique de gestion du capital

1.79. L’entreprise devrait élaborer une politique de gestion du capital comportant une description des procédures visant à:
- a) garantir que les éléments de fonds propres, tant au moment de l’émission que par la suite, sont classés selon les caractéristiques visées aux articles 71, 73, 75 et 77 du règlement délégué 2015/35 de la Commission;
- b) suivre, niveau par niveau, l’émission d’éléments de fonds propres conformément au plan de gestion du capital à moyen terme et veiller,
avant l’émission de tout élément de fonds propres, à ce qu’il puisse satisfaire aux critères du niveau approprié de manière continue;
c) vérifier que les éléments de fonds propres ne sont grevés d’aucune charge en raison de l’existence d’éventuels accords ou de transactions liées ou en raison de la structure du groupe, ce qui pourrait affecter leur efficacité en tant que capital;
d) garantir que les mesures exigées ou autorisées, dans le cadre des dispositions contractuelles, réglementaires ou juridiques régissant un élément de fonds propres, sont prises et menées à bien en temps voulu;
e) garantir que des éléments de fonds propres auxiliaires peuvent être appelés, et le sont, en temps voulu, le cas échéant;
f) recenser et documenter les dispositifs, les actes législatifs ou les produits donnant lieu à des fonds cantonnés, et garantir que les calculs et ajustements appropriés sont effectués au moment de déterminer le capital de solvabilité requis et les fonds propres;
g) garantir que les modalités contractuelles régissant les éléments de fonds propres sont claires et sans ambiguïté par rapport aux critères de classement par niveaux;
h) garantir que toute politique ou déclaration quant aux dividendes sur les actions ordinaires est pleinement prise en considération dans l’examen de l’état du capital et l’évaluation des dividendes prévisibles;
i) définir et documenter les cas dans lesquels les distributions en rapport avec des éléments de fonds propres de niveau 1 peuvent être annulées sur une base discrétionnaire;
j) définir, documenter et traduire dans les faits les cas dans lesquels les distributions en rapport avec un élément de fonds propres doivent être différées ou annulées, conformément aux articles 71, paragraphe 1, point l), et 73, paragraphe 1, point g), du règlement délégué 2015/35 de la Commission;
k) définir dans quelle mesure l’entreprise dépend d’éléments de fonds propres faisant l’objet de mesures transitoires;
l) garantir que la manière dont les éléments inclus dans les fonds propres faisant l’objet des mesures transitoires fonctionnent en cas de crise, et notamment comment ils absorbent les pertes, est évaluée et, le cas échéant, prise en compte dans l’évaluation interne des risques et de la solvabilité.

Orientation 37 - Plan de gestion du capital à moyen terme

1.80. L’entreprise devrait élaborer un plan de gestion du capital à moyen terme qui devrait être contrôlé par l’AMSB et qui tient compte à tout le moins de:
- a) toute émission de capital planifiée;
b) la maturité des éléments de fonds propres, comprenant la maturité contractuelle et toute opportunité antérieure de rembourser ou racheter, liée aux éléments de fonds propres de l’entreprise;
c) le résultat des projections faite dans l’ORSA ;
d) la manière dont l’émission, le rachat ou le remboursement, ou toute autre variation dans l’évaluation d’un élément de fonds propres a une incidence sur l’application des limites de niveaux;
e) l’application de la politique de distribution et comment cela affecte les fonds propres ;
f) l’impact sur la fin de la période de transition.

Section 7: Contrôles internes

Orientation 38 - Environnement de contrôle interne

1.81. L’entreprise devrait souligner l’importance de l’exécution de contrôles internes appropriés en garantissant que tous les membres du personnel sont conscients de leur rôle au sein du système de contrôle interne. Les activités de contrôle devraient être proportionnées aux risques découlant des activités et des processus à contrôler.
1.82. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient garantir une mise en œuvre cohérente des systèmes de contrôle interne au sein du groupe.

Orientation 39 - Suivi et communication des informations

1.83. L’entreprise devrait prévoir que les mécanismes de suivi et de communication des informations au sein du système de contrôle interne fournissent à l’AMSB les informations pertinentes pour les processus décisionnels.

Section 8: Fonction d’audit interne

Orientation 40 - Indépendance de la fonction d’audit interne

1.84. L’entreprise devrait veiller à ce que la fonction d’audit interne n’exerce aucune fonction opérationnelle et à ce qu’elle soit libre de toute influence indue de la part des autres fonctions, y compris les fonctions clés.
1.85. Pendant un audit et lors de l’évaluation et de la communication des résultats de cet audit, l’entreprise devrait assurer que la fonction d’audit interne ne soit pas soumise à des influences de l’AMSBqui pourraient porter atteinte à son indépendance et à son impartialité.

Orientation 41 – Conflits d’intérêts au sein de la fonction d’audit interne

1.86. L’entreprise devrait prendre des mesures adéquates afin d’atténuer le risque de tout conflit d’intérêts.
1.87. L’entreprise devrait donc veiller à ce que les auditeurs internes à l’entreprise ne contrôlent pas des activités ou des fonctions qu’ils ont eux-mêmes exercées auparavant au cours de la période couverte par l’audit.

Orientation 42 - Politique d’audit interne

1.88. L’entreprise devrait disposer d’une politique d’audit interne qui couvre à tout le moins les domaines suivants:
- a) les conditions selon lesquelles la fonction d’audit interne peut être appelée à donner son avis, à fournir une assistance ou à effectuer d’autres tâches spéciales;
- b) le cas échéant, le règlement intérieur fixant les procédures que la personne responsable de la fonction d’audit interne devrait suivre avant d’informer l’autorité de contrôle;
- c) le cas échéant, les critères de roulement des tâches du personnel.
1.89. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient garantisse que la politique en matière d’audit interne au niveau du groupe décrit comment la fonction d’audit interne:
- a) coordonne l’activité d’audit interne au sein du groupe;
- b) garantit la conformité par rapport aux exigences d’audit interne au niveau du groupe.

Orientation 43 - Plan d’audit interne

1.90. L’entreprise devrait garantir que le plan d’audit interne:
- a) repose sur une analyse méthodique des risques, tenant compte de la totalité des activités et de l’ensemble du système de gouvernance, ainsi que de l’évolution attendue des activités et des innovations;
- b) couvre toutes les activités significatives qui doivent être réexaminées dans un délai raisonnable.

Orientation 44 - Documentation d’audit interne

1.91. L’entreprise devrait conserver la trace de son travail afin de permettre une évaluation de l’efficacité du travail de la fonction d’audit interne et de documenter les audits de sorte à permettre de retracer les audits réalisés et leurs conclusions.

Orientation 45- Tâches de la fonction d’audit interne

1.92. L’entreprise devrait exiger que, dans son rapport à l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle, la fonction d’audit interne fasse état du délai envisagé pour remédier aux insuffisances constatées et inclue des informations sur l’aboutissement des recommandations d’audits antérieurs.

Section 9: Fonction actuarielle

Orientation 46 - Tâches de la fonction actuarielle

1.93. L’entreprise devrait prendre des mesures appropriées pour aborder les conflits d’intérêts éventuels, si l’entreprise décide d’ajouter des tâches ou des activités supplémentaires aux tâches et activités de la fonction actuarielle.
1.94. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient requerir que la fonction actuarielle rende un avis sur la politique de réassurance et le programme de réassurance pour l’ensemble du groupe.

Orientation 47 - Coordination du calcul des provisions techniques

1.95. L’entreprise devrait imposer que la fonction actuarielle décèle toute incohérence par rapport aux exigences définies aux articles 76 à 83 de la directive Solvabilité II pour le calcul des provisions techniques et propose, s’il y a lieu, des corrections.
1.96. L’entreprise devrait exiger de la fonction actuarielle qu’elle explique tout effet significatif des modifications des données, des méthodologies ou des hypothèses entre des dates d’évaluation sur le montant des provisions techniques.

Orientation 48 - Qualité des données

1.97. L’entreprise devrait imposer que la fonction actuarielle évalue la cohérence des données internes et externes utilisées dans le calcul des provisions techniques par rapport aux normes de qualité des données définies dans Solvabilité II. Le cas échéant la fonction actuarielle devrait fournir des recommandations quant aux procédures internes visant à améliorer la qualité des données afin de garantir que l’entreprise est en mesure de respecter l’exigence en question issue du cadre de Solvabilité II.

Orientation 49 - Confrontation à l’expérience

1.98. L’entreprise devrait veiller à ce que la fonction actuarielle rende compte à l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle de tout écart significatif entre les observations empiriques et la meilleure estimation. Il convient que le rapport comporte une enquête sur les causes des écarts et, le cas échéant, des propositions de modifications aux hypothèses et des ajustements du modèle d’évaluation afin d’améliorer le calcul de la meilleure estimation.

Orientation 50 - Politique de souscription et contrats de réassurance

1.99. L’entreprise devrait imposer que la fonction actuarielle, lorsqu’elle émet un avis sur la politique de souscription et les contrats de réassurance, prenne en considération les liens entre ceux-ci et les provisions techniques.

Orientation 51 - Fonction actuarielle d’une entreprise en phase de pré candidature pour l’utilisation d’un modèle interne

1.100. L’entreprise devrait imposer que la fonction actuarielle contribue à spécifier quels risques relevant de leur domaine de compétence sont couverts par le modèle interne. La fonction actuarielle devrait aussi apporter une contribution concernant la façon dont sont dérivées les interactions entre ces risques et les interactions de ces risques avec les autres risques. Cette contribution devrait se fonder sur une analyse technique et devrait refléter l’expérience et l’expertise de la fonction.

Section 10: Evaluation des actifs et des passifs autres que les provisions techniques

Orientation 52 - Évaluation des actifs et passifs autres que les provisions techniques

1.101. Dans sa politique et ses procédures d’évaluation des actifs et des passifs, l’entreprise devrait inclure au moins les points suivants:
- a) la méthodologie et les critères à utiliser pour évaluer les marchés actifs et non actifs;
- b) les exigences visant à garantir une documentation adéquate du processus d’évaluation et des contrôles connexes, y compris ceux concernant la qualité des données;
- c) les exigences en matière de documentation des approches d’évaluation utilisées en ce qui concerne:
  - (i) leur conception et la manière dont elles sont mises en œuvre;
  - (ii) l’adéquation des données, des paramètres et des hypothèses;
- d) le processus de révision et de vérification indépendantes des approches d’évaluation;
- e) les exigences en matière de communication régulière d’informations à l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle concernant les questions pertinentes pour sa gouvernance en matière d’évaluation.

Orientation 53 - Procédures de contrôle de la qualité des données

1.102. L’entreprise devrait mettre en œuvre des procédures de contrôle de la qualité des données afin d’identifier les défaillances et de mesurer, suivre, gérer et documenter la qualité des données. Ces procédures devraient inclure:
- a) l’exhaustivité des données;
b) le caractère approprié des données, de sources tant internes qu’externes;
c) la révision et la vérification indépendantes de la qualité des données.
1.103. Les politiques et les procédures mises en œuvre par l’entreprise devraient traiter la nécessité de réexaminer périodiquement les données et les entrées de marché par rapport à d’autres sources et expériences.

Orientation 54 – Documentation en cas d’utilisation de méthodes d’évaluation alternatives

1.104. Lorsque des méthodes d’évaluation alternatives sont utilisées, l’entreprise devrait documenter:
- a) la description de la méthode, de l’objectif, des principales hypothèses, des limitations et du résultat;
- b) les circonstances dans lesquelles la méthode ne fonctionnerait pas correctement;
- c) la description et l’analyse du processus d’évaluation et les contrôles liés à cette méthode;
- d) l’analyse de l’incertitude de l’évaluation liée à cette méthode;
- e) la description des procédures d’évaluation a posteriori menées sur les résultats et, si possible, une comparaison par rapport à des modèles comparables ou d’autres références, qui devrait être effectuée lors de l’introduction initiale de la méthode d’évaluation et régulièrement par la suite;
- f) la description des outils ou programmes utilisés.

Orientation 55 - Révision et vérification indépendantes des méthodes d’évaluation

1.105. L’entreprise devrait veiller à ce qu’une révision indépendante de la méthode d’évaluation, conformément à l’article 267, paragraphe 4, point b), du règlement délégué 2015/35 de la Commission, soit réalisée avant la mise en œuvre d’une nouvelle méthode ou d’une modification majeure, et régulièrement par la suite.
1.106. L’entreprise devrait définir la fréquence de la révision en fonction de l’importance de la méthode pour les processus de prise de décision et de gestion des risques.
1.107. L’entreprise devrait appliquer les mêmes principes à la révision et à la vérification indépendantes, tant des méthodes ou modèles d’évaluation élaborés en interne que des méthodes ou modèles d’évaluation fournis par des vendeurs.

1.108. L’entreprise devrait disposer de processus pour communiquer les résultats de la révision et de la vérification indépendantes ainsi que les recommandations de mesures correctives à son niveau de direction approprié.

Orientation 56 - Supervision par l’organe d’administration, de gestion ou de contrôle et les autres personnes qui dirigent effectivement l’entreprise

1.109.L’organe d’administration, de gestion ou de contrôle et les autres personnes qui dirigent effectivement l’entreprise devraient être en mesure de faire preuve d’une compréhension globale des approches d’évaluation et des incertitudes impliquées dans le processus d’évaluation afin de permettre une supervision correcte du processus de gestion des risques concernant l’évaluation.

Orientation 57 – Demande d’évaluation ou de vérification indépendante externe adressée à l’entreprise par l’autorité de contrôle

1.110.L’autorité de contrôle devrait envisager de demander à l’entreprise de faire réaliser une évaluation ou vérification indépendante au moins lorsqu’il existe un risque de déclarations inexactes dans l’évaluation d’actifs ou de passifs significatifs, susceptibles d’avoir des conséquences significatives pour la solvabilité de l’entreprise.

Orientation 58 - Indépendance de l’expert externe

1.111.L’entreprise devrait être en mesure de démontrer à l’autorité de contrôle que l’évaluation ou la vérification externe a été réalisée par des experts indépendants possédant les compétences professionnelles et l’expérience requises, et faisant preuve de diligence raisonnable.

Orientation 59 – Informations à fournir à l’autorité de contrôle au sujet de l’évaluation ou la vérification externe

1.112.L’entreprise devrait fournir à l’autorité de contrôle toutes les informations pertinentes demandées au sujet de l’évaluation ou la vérification externe. L’entreprise devrait inclure dans ces informations, au moins, l’avis écrit des experts sur l’évaluation de l’actif ou du passif concerné.

Section 11: Sous-traitance

Orientation 60 – Fonctions et activités opérationnelles critiques ou importantes

1.113.L’entreprise devrait déterminer et documenter la question de savoir si la fonction ou activité sous-traitée est une fonction ou activité critique ou importante en se basant sur la question de savoir si la fonction ou activité est essentielle aux activités de l’entreprise au point que celle-ci ne serait pas en mesure de fournir ses services aux preneurs d’assurance sans ladite fonction ou activité.

Orientation 61 - Souscription

1.114.Lorsqu’un intermédiaire d’assurance qui n’est pas un employé de l’entreprise est habilité à souscrire des contrats ou à régler des sinistres au nom ou pour le compte d’une entreprise d’assurance, l’entreprise devrait garantir que l’activité de cet intermédiaire est soumise aux exigences de sous-traitance.

Orientation 62 - Sous-traitance intragroupe

1.115. Si des fonctions critiques ou importantes sont sous-traitées au sein du groupe, l’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient établir la documentation permettant de déterminer quelles fonctions ont trait à quelle entité juridique et garantisse que l’exercice des fonctions critiques ou importantes au niveau de l’entreprise n’est pas compromis par ces accords.

Orientation 63 - Politique écrite de sous-traitance

1.116. L’entreprise qui sous-traite ou envisage de sous-traiter devrait englober dans sa politique l’approche et les processus de sous-traitance de l’entreprise, du début à la fin du contrat. Cela devrait comprendre notamment:
- a) le processus pour déterminer si une fonction ou activité est critique ou importante;
- b) le processus de sélection d’un fournisseur de services d’un niveau de qualité adéquat, ainsi que la méthode et la fréquence d’évaluation de ses performances et de ses résultats;
- c) les détails à inclure dans l’accord écrit avec le fournisseur de services, en tenant compte des exigences prévues par le règlement délégué 2015/35 de la Commission;
- d) les plans de continuité des activités, dont les stratégies de sortie pour les fonctions ou activités critiques ou importantes sous-traitées.

Orientation 64 – Notification écrite à l’autorité de contrôle

1.117. Dans sa notification écrite à l’autorité de contrôle concernant toute soustraitance de fonctions ou d’activités critiques ou importantes, l’entreprise devrait inclure une description de la portée de la sous-traitance et du raisonnement qui la sous-tend, et indiquer le nom du fournisseur de services. Lorsque la sous-traitance concerne une fonction clé, les informations devraient inclure également le nom de la personne en charge de la fonction ou des activités sous-traitées auprès du fournisseur de services.

Section 12: Exigences spécifiques à la gouvernance du groupe

Orientation 65 - Responsabilités liées à l’établissement d’exigences en matière de gouvernance interne

1.118.L’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient établir des exigences en matière de gouvernance interne au sein du groupe qui soient appropriées à la structure, aux modèles d’activités et aux risques du groupe et de ses entités liées, et devraient envisager la structure et l’organisation appropriées de la gestion des risques au niveau du groupe, en instaurant une répartition claire des responsabilités entre toutes les entités du groupe.

1.119.L’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante ne devraient pas compromettre les responsabilités de l’AMSB de chaque entité au sein du groupe dans le cadre de la mise en place de son propre système de gouvernance.

Orientation 66 - Système de gouvernance au niveau du groupe

1.120. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient:
- a) établir des outils, des procédures et une hiérarchie appropriés et efficaces en matière de responsabilités et d’obligations de rendre compte, qui lui permettent de superviser et de piloter le fonctionnement des systèmes de gestion des risques et de contrôle interne au niveau individuel;
- b) établir des obligations de notification au sein du groupe et des systèmes efficaces afin de garantir que l’information circule dans le groupe, en amont comme en aval;
- c) documenter et informe toutes les entités du groupe quant aux outils utilisés pour déceler, mesurer, contrôler, gérer et déclarer tous les risques auxquels le groupe est exposé;
- d) prendre en considération les intérêts de toutes les entités appartenant au groupe et la manière dont ces intérêts contribuent à l’objectif commun de l’ensemble du groupe sur le long terme.

Orientation 67 - Risques ayant un impact significatif au niveau du groupe

1.121.L’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient envisager dans son système de gestion des risques les risques aussi bien au niveau individuel qu’au niveau du groupe et leurs interdépendances, plus particulièrement:
- a) le risque de réputation et le risque résultant de transactions intragroupes ainsi que de concentrations de risques, y compris les risques de contagion, au niveau du groupe;
- b) les interdépendances entre les risques en raison de la conduite des affaires par la voie d’entités différentes et dans des juridictions différentes;
- c) les risques provenant d’entités de pays tiers;
- d) les risques provenant d’entités non réglementées;
- e) les risques provenant d’autres entités réglementées.

Orientation 68 - Concentrations de risques au niveau du groupe

1.122. L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient garantir l’existence de processus et de procédures visant à définir, mesurer, gérer, suivre et déclarer les concentrations de risques.

Orientation 69 - Transactions intragroupe

1.123.L’entreprise d’assurance ou de réassurance, la société holding d’assurance ou la compagnie financière holding mixte participante devraient veiller à ce que le système de gestion des risques du groupe et de chaque entreprise comporte des processus et des procédures de déclaration visant à définir, mesurer, suivre, gérer et déclarer les transactions intragroupe, y compris les transactions intragroupe significatives et très significatives visées par la directive Solvabilité II.

Orientation 70 - Gestion des risques au niveau du groupe

1.124.L’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient apporter un soutien, dans sa gestion des risques au niveau du groupe, par des processus et des procédures appropriées pour déceler, mesurer, gérer, contrôler et déclarer les risques auxquels le groupe et chaque entité individuelle sont, ou pourraient être, exposés.
1.125.L’entreprise d’assurance ou de réassurance, de la société holding d’assurance ou de la compagnie financière holding mixte participante devraient s’assurer que la structure et l’organisation de la gestion des risques au niveau du groupe ne portent pas atteinte à la capacité juridique de l’entreprise à satisfaire ses obligations légales, réglementaires et contractuelles.

Règles en matière de conformité et de déclaration

1.126. Le présent document contient les orientations émises conformément à l’article 16 du règlement instituant l’AEAPP. Conformément à l’article 16, paragraphe 3, du règlement instituant l’AEAPP, les autorités compétentes et les établissements financiers mettent tout en œuvre pour respecter ces orientations et recommandations.
1.127.Les autorités compétentes qui respectent ou entendent respecter ces orientations devraient les intégrer dans leur cadre réglementaire ou de contrôle de manière appropriée.
1.128.Les autorités compétentes indiquent à l’AEAPP si elles respectent ou entendent respecter ces orientations, ainsi que les motifs de non-respect, au plus tard deux mois suivant la publication des versions traduites.
1.129.En l’absence de réponse à cette date, les autorités compétentes seront considérées comme ne respectant pas l’obligation de notification et elles seront signalées comme telles.

Disposition finale de réexamen

1.130.Ces orientations font l’objet d’un réexamen par l’AEAPP.