EIOPA-BoS-14/146 IT

Orientamenti sul funzionamento operativo dei collegi

Introduzione

• 1.1. Conformemente alla direttiva 2009/138/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2009, in materia di accesso ed esercizio delle attività di assicurazione e di riassicurazione (in prosieguo “direttiva solvibilità II”) 1 , segnatamente l’articolo 248, paragrafo 6, e all’articolo 21 del regolamento (UE) n. 1094/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 novembre 2010, che istituisce l’Autorità europea di vigilanza (Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali), modifica la decisione 716/2009/CE e abroga la decisione 2009/79/CE² della Commissione (in prosieguo “regolamento EIOPA”), l’EIOPA ha elaborato orientamenti sul funzionamento operativo dei collegi. I presenti orientamenti rispondono alle esigenze pratiche di funzionamento operativo dei collegi delle autorità di vigilanza, identificate dall’EIOPA sulla base di un esame complessivo dei loro lavori attraverso piani di azione per i collegi, relazioni sui collegi redatte dall’EIOPA e verifiche inter pares. Sulla scorta di questi elementi, l’EIOPA ha valutato il livello di convergenza necessario e ha individuato le aree e i contenuti che vengono trattati nei presenti orientamenti.
• 1.2. I presenti orientamenti mirano ad agevolare i compiti delle autorità di vigilanza del gruppo, oltre a migliorare il funzionamento dei collegi delle autorità di vigilanza. Con lo sviluppo di prassi comuni e una cultura della vigilanza, essi garantiscono un funzionamento operativo coerente dei collegi delle autorità di vigilanza e un’applicazione convergente del diritto dell’Unione nell’esercizio della vigilanza nell’ambito dei collegi delle autorità di vigilanza. I presenti orientamenti si propongono altresì di migliorare la parità di condizioni nel mercato unico e di ridurre gli oneri amministrativi per le imprese di assicurazione e di riassicurazione e le autorità di vigilanza attraverso un approccio proporzionato nella loro applicazione pratica.
• 1.3. I presenti orientamenti contengono una tabella di marcia per l’istituzione di un collegio delle autorità di vigilanza e la promozione della cooperazione fra i suoi membri e partecipanti nell’ambito della loro attività di vigilanza congiunta, quali lo scambio di informazioni, le valutazioni dei rischi, le indagini in loco, i processi decisionali e le consultazioni.
• 1.4. I presenti orientamenti si rivolgono alle autorità di vigilanza che sono membri o partecipanti dei collegi di gruppi appartenenti al SEE.
• 1.5. Anche se l’EIOPA è un membro dei collegi delle autorità di vigilanza ai sensi dell’articolo 21 del regolamento EIOPA, la vigilanza giornaliera delle imprese di assicurazione e di riassicurazione è di competenza delle autorità nazionali di vigilanza.
• 1.6. Nel partecipare alle attività del collegio delle autorità di vigilanza, in conformità degli articoli 21 e 28 del regolamento EIOPA, l’EIOPA assisterà l’autorità di vigilanza del gruppo e il collegio delle autorità di vigilanza fornendo

¹ GU L 335 del 17.12.2009, pag. 1.

² GU L 331 del 15.12.2010, pag. 48.

informazioni, consulenze, esempi pratici e condivisione delle migliori prassi su richiesta e di propria iniziativa, nonché promuoverà l’attuazione dei lavori dell’EIOPA in relazione ai collegi delle autorità di vigilanza. L’EIOPA favorirà la delega di compiti in seno ai collegi delle autorità di vigilanza identificando i compiti delegabili o esercitabili congiuntamente, seguendo il principio dell’attribuzione delle competenze di vigilanza a un’autorità di vigilanza che si trova nella posizione migliore per intraprendere azioni al riguardo.

• 1.7. Inoltre, l’EIOPA farà in modo che le valutazioni del rischio microeconomico svolte dai collegi delle autorità di vigilanza contribuiscano alla valutazione dei rischi macroeconomici a fini di stabilità finanziaria.

• 1.8. Nella sua funzione di vigilanza, l’EIOPA monitorerà il funzionamento dei collegi delle autorità di vigilanza e preparerà periodicamente una relazione completa destinata al consiglio delle autorità di vigilanza in merito ai risultati di tale monitoraggio. Se del caso, l’EIOPA può chiedere all’autorità di vigilanza del gruppo ulteriori deliberazioni, altre riunioni del collegio o nuovi punti all’ordine del giorno. Su richiesta dell’autorità di vigilanza del gruppo, l’EIOPA è preparata ad agevolare i processi decisionali all’interno del collegio delle autorità di vigilanza.

• 1.9. L’EIOPA non assumerà i compiti dell’autorità di vigilanza del gruppo quando si tratta di presiedere e dirigere il collegio delle autorità di vigilanza, così come i suoi compiti e le sue responsabilità in materia di vigilanza. In caso di voto formale in un collegio delle autorità di vigilanza, l’EIOPA darebbe un suo parere senza tuttavia prendere parte al voto formale.

• 1.10. Gli orientamenti entrano in vigore il 1° aprile 2015, con l’eccezione degli orientamenti 17-18, che si applicano a decorrere dal 1º gennaio 2016.

• 1.11. Ai fini dei presenti orientamenti sono utilizzate le seguenti definizioni.

  • Per “autorità di vigilanza del gruppo”, i presenti orientamenti intendono l’autorità di vigilanza che soddisfa i criteri di cui all’articolo 247 della direttiva solvibilità II, prima ancora che venga designata l’autorità di vigilanza del gruppo da parte del collegio, in conformità a tali criteri.
  • Per “altre imprese partecipate”, i presenti orientamenti intendono un’impresa, diversa da un’impresa controllata, in cui è detenuta una partecipazione ovvero un’impresa legata a un’altra impresa da una relazione definita all’articolo 12, paragrafo 1, della direttiva 83/349/CEE, indipendentemente dal fatto che la sua sede sia ubicata nel SEE o in un paese terzo.
  • Per “membri”, i presenti orientamenti intendono i membri del collegio di cui all’articolo 248, paragrafo 3, della direttiva solvibilità II, fra cui:
    • l’autorità di vigilanza del gruppo;
    • le autorità di vigilanza appartenenti al SEE delle imprese controllate;
    • l’EIOPA.

• Per “partecipanti”, i presenti orientamenti intendono:

  • le autorità ammesse a partecipare ai collegi identificati all’articolo 248, paragrafo 3, della direttiva solvibilità II, subordinatamente all’invito dell’autorità di vigilanza del gruppo a norma dell’articolo 354 delle misure di attuazione³ (nel seguito “l misura di attuazione”), fra cui:
    • o le autorità di vigilanza appartenenti al SEE di sedi secondarie significative;
    • o le autorità di vigilanza appartenenti al SEE di altre imprese partecipate;
    • o le autorità di vigilanza di paesi terzi di imprese partecipate, incluse le imprese controllate;
  • ai sensi dell’articolo 252 della direttiva solvibilità II, e subordinatamente all’invito dell’autorità di vigilanza del gruppo, le autorità responsabili della vigilanza degli enti creditizi e delle imprese di investimento che appartengono al gruppo.

• Per “collegio”, i presenti orientamenti intendono il collegio delle autorità di vigilanza di cui all’articolo 212, paragrafo 1, lettera e), della direttiva solvibilità II.

• 1.12. Se non definiti nei presenti orientamenti, i termini hanno il significato definito negli atti giuridici menzionati nell’introduzione.

Sezione I: Istituzione del collegio

Orientamento 1 - Mappatura del gruppo e identificazione dei membri e partecipanti del collegio

• 1.13. L’autorità di vigilanza del gruppo o, se non ancora designata, l’autorità di vigilanza che sarebbe l’autorità di vigilanza del gruppo qualora i criteri di cui all’articolo 247, paragrafo 2, della direttiva solvibilità II fossero applicabili, dovrebbe identificare tutte le imprese controllate o partecipate e le sedi secondarie del gruppo al fine di determinare la struttura del gruppo e identificare tutti i membri e i partecipanti del collegio.
• 1.14. La mappatura dovrebbe essere rivista almeno in caso di modifica della struttura del gruppo, onde consentire al collegio di esaminare l’idoneità di membri e partecipanti del collegio ed escludere in tal modo la necessità di designare un’altra autorità di vigilanza quale autorità di vigilanza del gruppo.
• 1.15. Inoltre, l’autorità di vigilanza del gruppo o l’autorità di vigilanza che sarebbe l’autorità di vigilanza del gruppo qualora i criteri di cui all’articolo 247, paragrafo 2, della direttiva solvibilità II fossero applicabili, dovrebbe chiedere all’impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante o alla società di partecipazione assicurativa o alla società di partecipazione finanziaria mista di

³ GU L 12 del 17.01.2015, pagg. 1-797.

svolgere e presentare una prima analisi della struttura del suo gruppo, compresa una valutazione di qualsiasi influenza dominante o significativa effettivamente esercitata su un’impresa da un’altra impresa che appartiene al gruppo, nonché di fornire informazioni riguardo alle sedi secondarie del gruppo.

Orientamento 2 - Criteri per valutare l’importanza e la rilevanza delle imprese controllate o partecipate

1.16. Le autorità di vigilanza identificate nell’ambito del processo di mappatura come membri e partecipanti dei collegi dovrebbero contribuire alla valutazione svolta dall’autorità di vigilanza del gruppo circa la significatività e la rilevanza delle imprese, unitamente alle ragioni a fondamento di tale valutazione.

Nel valutare la significatività delle imprese all’interno del gruppo, le autorità di vigilanza dovrebbero tenere in conto almeno i seguenti fattori:

• a) il rapporto esistente tra il bilancio di un’impresa e il bilancio complessivo del gruppo;
• b) il contributo proporzionale di un’impresa al requisito patrimoniale di solvibilità di gruppo;
• c) il contributo proporzionale di un’impresa ai fondi propri di gruppo;
• d) il contributo di un’impresa ai risultati e agli utili del gruppo nel suo complesso;
• e) il ruolo dell’impresa nella struttura organizzativa, nei sistemi e nei controlli del gruppo; le sue funzioni di gestione del rischio e vigilanza della gestione di alto livello per il monitoraggio e il controllo dei rischi nelle imprese;
• f) il grado d’influenza esercitata sulle imprese;
• g) le interazioni tra imprese.
• 1.17. Nel valutare la rilevanza delle imprese nel mercato locale, le autorità di vigilanza dovrebbero tenere in conto almeno i seguenti fattori:
  • a) la quota di mercato dell’impresa;
  • b) il ruolo dell’impresa nei mercati specifici;
  • c) il rapporto tra il bilancio complessivo del gruppo e il bilancio complessivo di tutti i gruppi in un determinato Stato membro o paese terzo;
  • d) il livello di rischio cui l’impresa è esposta e il potenziale effetto sul mercato locale;
  • e) il ruolo dell’impresa nell’infrastruttura del sistema finanziario.

Orientamento 3 - I risultati della valutazione della significatività e della rilevanza delle sedi secondarie e delle imprese controllate o partecipate

1.18. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe prendere in considerazione e utilizzare i risultati emersi dalla valutazione della significatività e della rilevanza per decidere se invitare le autorità di vigilanza di succursali significative e altre imprese controllate o partecipate alle riunioni del collegio, nonché per decidere in merito alla struttura organizzativa del collegio e al suo piano di lavoro.

Orientamento 4 - Invito delle autorità di vigilanza di paesi terzi

• 1.19. Quando le autorità di vigilanza di paesi terzi sono invitate a prendere parte al collegio come partecipanti, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe chiedere loro di firmare gli accordi di coordinamento e di dimostrare che possono conformarsi agli accordi di coordinamento in base alla loro normativa nazionale. In particolare, i requisiti relativi al segreto d’ufficio dei paesi terzi devono essere valutati a fronte dei requisiti di cui all’articolo 66 della direttiva solvibilità II.
• 1.20. Se le autorità di vigilanza di paesi terzi non possono fornire il loro consenso agli accordi di coordinamento, fra cui il rispetto dei requisiti in materia di segreto d’ufficio, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe adeguare di conseguenza l’organizzazione del collegio affinché la riservatezza e il segreto d’ufficio siano garantiti in qualsiasi circostanza.

Orientamento 5 - Garanzie per la riservatezza e il segreto d’ufficio

1.21. Quando un membro o un partecipante del collegio è a conoscenza di una questione legata alla riservatezza o al segreto d’ufficio, suscettibile di ripercuotersi negativamente sulla valutazione del regime di segreto d’ufficio di un’autorità di vigilanza di un paese terzo che in passato era stato ritenuto equivalente, dovrebbe fornire senza indugio le informazioni utili agli altri membri e partecipanti.

Sezione II: Prima riunione del collegio

Orientamento 6 - Pianificazione della prima riunione

• 1.22. Dopo aver concluso la mappatura della struttura del gruppo e la valutazione della significatività e della rilevanza delle sedi secondarie e delle imprese controllate o partecipate, e non oltre tre mesi dal termine dei lavori di mappatura del gruppo, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe pianificare la prima riunione del collegio.
• 1.23. Qualora un collegio sia stato già istituito alla data di applicazione dei presenti orientamenti, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe valutare la conformità del funzionamento operativo del collegio ai presenti orientamenti e mirare ad adeguare il suo funzionamento, se necessario.

Orientamento 7 - Ordine del giorno della prima riunione

• 1.24. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe includere nell’ordine del giorno della prima riunione del collegio perlomeno i seguenti punti:

  • a) la designazione formale dell’autorità di vigilanza del gruppo;
  • b) una descrizione dell’ambito di applicazione della vigilanza di gruppo fra cui, se del caso, una spiegazione dell’autorità di vigilanza del gruppo circa la sua decisione di escludere un’impresa dall’ambito della vigilanza di gruppo;
  • c) una spiegazione fornita dall’autorità di vigilanza del gruppo delle ragioni a fondamento della sua prima mappatura e delle eventuali significativi scostamenti dalla valutazione di altri membri o partecipanti;

• d) una proposta di accordi di coordinamento al fine di stabilire la struttura organizzativa del collegio e le modalità di scambio di informazioni fra i membri e i partecipanti.

• 1.25. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe diffondere la proposta iniziale riguardante gli accordi di coordinamento del collegio almeno quattro settimane prima della riunione, per dare inizio al periodo di sei mesi menzionato nell’orientamento 8.

Orientamento 8 - Accordi di coordinamento

• 1.26. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe elaborare gli accordi di coordinamento sulla base del modello fornito nell’allegato 1. All’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe essere consentito modificare e sviluppare ulteriormente il modello, compresi i termini ultimi e i tempi, se del caso, per rispondere alle esigenze del collegio. Dovrebbe spiegare per iscritto le ragioni a fondamento di tali modifiche e ulteriori sviluppi agli altri membri e partecipanti.
• 1.27. I membri e i partecipanti dovrebbero raggiungere un accordo e firmare gli accordi di coordinamento entro sei mesi dalla data in cui gli accordi sono stati proposti loro formalmente dall’autorità di vigilanza del gruppo, come indicato nell’orientamento 7. Gli accordi di coordinamento dovrebbero stabilire i tempi e le condizioni dell’entrata in vigore.
• 1.28. Gli accordi di coordinamento dovrebbero essere redatti in inglese, salvo diverso accordo dei membri e dei partecipanti.

Sezione III: Continuità di funzionamento del collegio

Orientamento 9 - Struttura organizzativa e nuclei specializzati

• 1.29. Nel determinare la struttura organizzativa del collegio, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe tener conto della significatività e della rilevanza delle imprese controllate o partecipate. Ove opportuno, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe costituire diversi nuclei specializzati per determinati progetti o attività di natura specifica. I membri del collegio dovrebbero concordare circa la composizione, la presidenza e gli obiettivi e le finalità di ciascun nucleo specializzato, compreso il modo in cui il nucleo specializzato intende riferire al collegio le conclusioni cui è giunto.
• 1.30. Qualora i nuclei specializzati vengano creati in seno al collegio, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe assicurare il coordinamento dei lavori di tali nuclei.
• 1.31. I membri e i partecipanti del collegio, compresi i membri e i partecipanti non coinvolti nei nuclei specializzati, dovrebbero essere regolarmente informati in merito agli sviluppi operati dai nuclei specializzati, se del caso.

Orientamento 10 - Compiti principali dell’autorità di vigilanza del gruppo

1.32. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe assumere un ruolo guida nelle attività del collegio, presiederne le riunioni e stabilire un meccanismo appropriato per favorire il suo funzionamento operativo. A tal fine, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe, fra l’altro:

• a) aggiornare i recapiti dei membri e dei partecipanti in caso di modifiche, sulla base delle revisioni trasmesse dagli altri membri e partecipanti;
• b) informare gli altri membri e partecipanti, entro un termine ragionevole stabilito negli accordi di coordinamento, in merito alla convocazione di una riunione, fatte salve le situazioni ad hoc o di emergenza;
• c) elaborare l’ordine del giorno delle riunioni del collegio con obiettivi definiti in modo chiaro;
• d) verbalizzare la riunione del collegio;
• e) formalizzare e seguire le azioni concordate dai membri e dai partecipanti;
• f) elaborare il piano di lavoro del collegio, in collaborazione con gli altri membri e partecipanti;
• g) effettuare un riesame della vigilanza e una valutazione della situazione finanziaria del gruppo e, al fine di agevolare tale compito, consultare gli altri membri e partecipanti;
• h) verificare la struttura organizzativa e gli accordi di coordinamento per mantenere in efficienza la vigilanza del gruppo;
• i) avviare una discussione sulla necessità di designare una nuova autorità di vigilanza del gruppo nel caso in cui una modifica alla struttura del gruppo possa dar luogo a una siffatta decisione.

Orientamento 11 - Progetto di ordine del giorno e documentazione

1.33. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe diffondere il progetto di ordine del giorno prima della riunione, come stabilito negli accordi di coordinamento. I membri e i partecipanti dovrebbero essere autorizzati a chiedere modifiche. L’ultima versione del progetto di ordine del giorno dovrebbe essere inviata prima della riunione ai membri e ai partecipanti, unitamente alla documentazione predisposta dall’autorità di vigilanza del gruppo o da altri membri o partecipanti, come stabilito negli accordi di coordinamento.

Orientamento 12 - Piano di lavoro del collegio

• 1.34. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe elaborare un piano di lavoro del collegio ai fini della vigilanza di gruppo e aggiornarlo non appena le circostanze lo richiedono. I membri, ed eventualmente i partecipanti, dovrebbero discutere e concordare in merito al piano di lavoro del collegio. Ciò non dovrebbe impedire a qualsiasi autorità di vigilanza di redigere un piano di vigilanza individuale per un’impresa di assicurazione o di riassicurazione che appartiene al gruppo.
• 1.35. Il piano di lavoro del collegio dovrebbe assistere il collegio nella pianificazione e nel coordinamento delle principali tipologie di attività di vigilanza, riguardo sia al lavoro in loco, fra cui indagini in loco congiunte, sia al lavoro cartolare. Dovrebbe includere anche gli aspetti rilevanti del piano di vigilanza del gruppo. Tutte le principali indagini in loco in programma delle entità più significative da

effettuare per il prossimo anno da parte dell’autorità di vigilanza del gruppo e dagli altri membri e partecipanti dovrebbero essere incluse nel piano di lavoro del collegio, a prescindere dal fatto se siano indagini congiunte o meno. In aggiunta, il piano di lavoro del collegio dovrebbe indicare il membro o il partecipante responsabile di ciascuna indagine in programma.

• 1.36. Dovrebbe includere anche le riunioni chiave ricorrenti previste e le autorità che parteciperanno a tali riunioni.
• 1.37. Indipendentemente dagli aggiornamenti di cui al primo paragrafo, un’attenta disamina dell’esito del piano di lavoro del collegio dovrebbe essere effettuata periodicamente nell’ambito del collegio. Nel valutare l’operato del collegio, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe svolgere tale disamina almeno una volta all’anno.

Orientamento 13 - Canali di comunicazione

1.38. Per assicurare un efficace scambio di informazioni, i membri e i partecipanti dovrebbero valutare la possibilità di utilizzare tutta la serie di canali di comunicazione nell’ambito del collegio, a condizione che venga garantita la riservatezza dei dati.

Orientamento 14 - Cooperazione tra le autorità di vigilanza nell’ambito della procedura di riesame da parte delle autorità di vigilanza

1.39. I membri e, se del caso, i partecipanti del collegio dovrebbero cooperare e scambiarsi informazioni in seno al collegio per consentire al collegio di pervenire a un parere condiviso concernente i rischi del gruppo, nell’ambito della procedura di riesame da parte delle autorità di vigilanza.

Orientamento 15 - Comunicazione con le imprese sottoposte a vigilanza

• 1.40. Fatta eccezione della situazione descritta nell’articolo 251, paragrafo 1, della direttiva solvibilità II, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe essere responsabile della comunicazione con l’impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante, la società di partecipazione assicurativa o la società di partecipazione finanziaria mista. Nella situazione descritta nell’articolo 251, paragrafo 1, della direttiva solvibilità II, l’autorità di vigilanza dello Stato membro in cui ha sede un’impresa madre dovrebbe essere responsabile della comunicazione con detta impresa. Gli altri membri e partecipanti dovrebbero essere responsabili della comunicazione con le singole imprese.

• 1.41. I membri e i partecipanti dovrebbero coordinare le richieste d’informazioni inviate all’impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante, alla società di partecipazione assicurativa o alla società di partecipazione finanziaria mista e alle singole imprese che appartengono al gruppo, onde evitare duplicazioni.

• 1.42. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe organizzare periodicamente riunioni multilaterali tra membri e partecipanti e l’organo amministrativo, direttivo e di vigilanza o altri rappresentanti dell’impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante, della società di partecipazione assicurativa o della società di

• partecipazione finanziaria mista, o un rappresentante di qualsiasi entità pertinente facente parte del gruppo.

• 1.43. Se del caso, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe fornire al gruppo il progetto di ordine del giorno prima della riunione.

Orientamento 16 - Processo di consultazione in seno al collegio

• 1.44. Nel consultare altre autorità di vigilanza interessate a titolo delle pertinenti disposizioni della direttiva solvibilità II, l’autorità di vigilanza del gruppo o, se del caso, un altro membro o partecipante, dovrebbe attenersi alla procedura descritta in appresso:
  • a) dovrebbe inviare una proposta scritta corredata di motivazioni alle autorità di vigilanza interessate e una copia agli altri membri e partecipanti eventualmente, al fine di garantire un efficace scambio d’informazioni;
  • b) dovrebbe consentire alle autorità di vigilanza interessate di rispondere entro un periodo di tempo stabilito negli accordi di coordinamento;
  • c) ove applicabile, dovrebbe anche inviare una proposta scritta al gruppo e consentire al gruppo di rispondere entro un periodo di tempo convenuto;
  • d) dovrebbe organizzare una riunione per discutere di questioni rilevanti, se le autorità di vigilanza interessate lo reputano necessario;
  • e) dovrebbe inviare la decisione finale ai membri e, se del caso, ai partecipanti, unitamente ai pareri delle autorità di vigilanza interessate e del gruppo e, se del caso, le ragioni che portano a discostarsi da tali pareri.

Orientamento 17 - Comunicazione con l’autorità di vigilanza del gruppo prima di fissare una maggiorazione del capitale a un’impresa partecipata

• 1.45. L’autorità di vigilanza responsabile della vigilanza di un’impresa di assicurazione o di riassicurazione che appartiene al gruppo dovrebbe informare l’autorità di vigilanza del gruppo, che dovrebbe a sua volta informare immediatamente gli altri membri e partecipanti, quando giunge alle seguenti conclusioni:
  • a) il profilo di rischio dell’impresa si discosta significativamente dalle ipotesi sottese al calcolo del requisito patrimoniale di solvibilità;
  • b) il sistema di governance dell’impresa si discosta significativamente dalle norme di cui agli articoli 41-49 della direttiva solvibilità II, impedendo in tal modo all’impresa di individuare, misurare, monitorare, gestire e segnalare adeguatamente i rischi cui è o potrebbe essere esposta; o
  • c) l’impresa applica l’aggiustamento di congruità di cui all’articolo 77 ter della direttiva solvibilità II, l’aggiustamento per la volatilità di cui all’articolo 77 quinquies della direttiva solvibilità II o le misure transitorie di cui agli articoli 308 quater e 308 quinquies della direttiva solvibilità II e il profilo di rischio di tale impresa si discosta significativamente dalle ipotesi sottese agli aggiustamenti e dalle misure transitorie.

Orientamento 18 - Comunicazione con il collegio prima di fissare una maggiorazione del capitale a livello di gruppo

• 1.46. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe informare gli altri membri e partecipanti, quando conclude che:
  • a) il profilo di rischio del gruppo si discosta significativamente dalle ipotesi sottese al calcolo del requisito patrimoniale di solvibilità di gruppo;
  • b) il sistema di governance del gruppo si discosta significativamente dalle norme di cui agli articoli 41-49 della direttiva solvibilità II, impedendo in tal modo al gruppo di individuare, misurare, monitorare, gestire e segnalare adeguatamente i rischi cui è o potrebbe essere esposto; o
  • c) il gruppo applica l’aggiustamento di congruità di cui all’articolo 77 ter della direttiva solvibilità II, l’aggiustamento per la volatilità di cui all’articolo 77 quinquies della direttiva solvibilità II o le misure transitorie di cui agli articoli 308 quater e 308 quinquies della direttiva solvibilità II e il profilo di rischio di tale gruppo si discosta significativamente dalle ipotesi sottese agli aggiustamenti e dalle misure transitorie.

Orientamento 19 - Scambio di informazioni ad hoc

• 1.47. Per le informazioni non interessate dallo scambio di informazioni in modo sistematico e laddove non sia indicato altrimenti nella direttiva solvibilità II o nelle misure di attuazione, quando un membro o un partecipante viene a conoscenza di informazioni rilevanti, dovrebbe essere seguita all’interno del collegio la seguente procedura per lo scambio di informazioni ad hoc:
  • a) membri e partecipanti dovrebbero informare l’autorità di vigilanza del gruppo riguardo a tutte le informazioni rilevanti;
  • b) l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe chiedere ulteriori informazioni rilevantiper la vigilanza di gruppo, laddove necessario;
  • c) l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe inviare senza indugio agli altri membri e partecipanti tutte le informazioni rilevantiche potrebbero dover valutare;
  • d) membri e partecipanti dovrebbero chiedere all’autorità di vigilanza del gruppo ulteriori informazioni rilevantiriguardanti le singole imprese soggette alla loro vigilanza, se del caso;
  • e) membri e partecipanti dovrebbero informare l’autorità di vigilanza del gruppo sulle azioni e misure di vigilanza che hanno adottato o che intendono adottare, comprese le risultanze e le conclusioni principali di tali azioni, laddove rilevanti.
• 1.48. Se tali informazioni riguardano il gruppo, dovrebbe applicarsi la seguente procedura di scambio di informazioni ad hoc nell’ambito del collegio:
  • a) l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe informare gli altri membri e partecipanti in merito a tutte le informazioni pertinenti loro destinate, non appena disponibili;
  • b) membri e partecipanti dovrebbero chiedere ulteriori informazioni pertinenti riguardanti le singole imprese soggette alla loro vigilanza, se del caso;

c) l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe informare gli altri membri e partecipanti interessati circa le azioni e le misure di vigilanza adottate a livello di gruppo, se del caso.

Sezione IV: Indagini congiunte e locali

Orientamento 20 - Indagini in loco congiunte

• 1.49. Ogni membro o partecipante appartenente al SEE del collegio che intenda verificare le informazioni in conformità all’articolo 255 della direttiva solvibilità II, perché lo ritiene opportuno ai fini della vigilanza del gruppo o delle entità all’interno del gruppo, dovrebbe poter chiedere un’indagine in loco congiunta indicandone l’ambito e l’obiettivo, dopo aver preso in considerazione l’esigenza di evitare la duplicazione degli sforzi tra le autorità di vigilanza. Le informazioni da verificare dovrebbero essere necessarie ai fini della vigilanza e anche ai fini dell’integrazione dell’analisi cartolare e del supporto nell’individuazione dei problemi che potrebbero non risultare evidenti attraverso l’analisi cartolare, tenuto conto del contesto in cui operano le imprese.
• 1.50. L’autorità di vigilanza che richiede un’indagine in loco congiunta dovrebbe informarne l’autorità di vigilanza del gruppo, indicando al riguardo l’ambito e la finalità. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe poi darne comunicazione all’EIOPA, così come agli altri membri e partecipanti che potrebbero essere parti in causa o interessati a partecipare all’indagine in loco o al suo esito. Una volta identificate le autorità partecipanti, queste dovrebbero discutere e concordare l’ambito definitivo, la finalità, la struttura e la ripartizione dei compiti dell’indagine, anche riguardo a chi guiderà l’indagine in loco.
• 1.51. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe essere tenuta informata sull’andamento e sulle risultanze dell’indagine in loco congiunta.

Orientamento 21 - Indagini in loco

• 1.52. Ove rilevante per la vigilanza di gruppo, l’autorità di vigilanza di un’impresa di assicurazione o di riassicurazione che appartiene al gruppo dovrebbe informare l’autorità di vigilanza del gruppo quando intende effettuare un’indagine in loco, e dovrebbe comunicare all’autorità di vigilanza del gruppo le principali risultanze e conclusioni dell’indagine in questione.
• 1.53. Ove rilevante per la vigilanza delle imprese di assicurazione o di riassicurazione che appartengono al gruppo, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe informare gli altri membri e partecipanti interessati quando intende effettuare un’indagine in loco e dovrebbe comunicare loro le principali risultanze e conclusioni dell’indagine in questione.

Sezione IV: Condivisione e delega di compiti

Orientamento 22 - Organizzazione della condivisione e delega di compiti

1.54. Se ritengono che la condivisione e la delega di compiti apportino una vigilanza più efficace ed efficiente, come per esempio evitare la duplicazione dei compiti,

• ottimizzare le risorse e le competenze di vigilanza, eliminare oneri inutili per le imprese soggette a vigilanza, i membri e i partecipanti dovrebbero documentarlo negli accordi di coordinamento e nel piano di lavoro del collegio, come precisato nell’orientamento 24.
• 1.55. Le autorità di vigilanza coinvolte dovrebbero garantire che la condivisione e la delega di compiti siano coerenti con la struttura e l’organizzazione del gruppo e proporzionate alla natura, alla portata e alla complessità dei rischi inerenti alle attività delle imprese soggette a vigilanza.
• 1.56. La condivisione e la delega di compiti non dovrebbe modificare la ripartizione delle responsabilità e degli obblighi dei membri e dei partecipanti in materia di vigilanza in relazione alle imprese soggette a vigilanza.

Orientamento 23 - Procedure per la condivisione e la delega di compiti

• 1.57. Prima di condividere o delegare un compito, le autorità di vigilanza coinvolte dovrebbero garantire nell’ambito del coordinamento dell’autorità di vigilanza del gruppo che venga raggiunto un accordo comune per quanto concerne almeno:
  • a) il ruolo e le responsabilità delle autorità di vigilanza interessate;
  • b) le condizioni alle quali le autorità di vigilanza interessate comunicano reciprocamente;
  • c) le norme secondo le quali andrebbero eseguiti i compiti;
  • d) le eventuali istruzioni fornite mutuamente dalle autorità di vigilanza interessate;
  • e) le disposizioni sulla riservatezza che disciplinano lo scambio di informazioni;
  • f) i metodi di lavoro da impiegare;
  • g) l’accesso alla documentazione prodotta dalle autorità di vigilanza interessate;
  • h) il calendario per il completamento dei compiti delegati o condivisi.

Orientamento 24 - Documentazione della condivisione e delega di compiti in seno al collegio

1.58. I membri e i partecipanti dovrebbero fornire il quadro per la condivisione e la delega di compiti negli accordi di coordinamento e includere i compiti specifici da condividere o delegare, con i tempi previsti, nel piano di lavoro del collegio.

Orientamento 25 - Comunicazione alle imprese soggette a vigilanza sulla condivisione e delega di compiti

• 1.59. Le autorità di vigilanza interessate dovrebbero fornire alle imprese interessate dalla condivisione e delega di compiti le seguenti informazioni:
  • a) individuazione dei compiti condivisi o delegati, comprese le conseguenze pratiche per l’impresa;
  • b) l’autorità incaricata della comunicazione con l’impresa.

Sezione VI: Nesso tra vigilanza prudenziale e macrosorveglianza

Orientamento 26 - Impatto dei rischi a livello di mercato e degli sviluppi del settore finanziario sulla vigilanza prudenziale

• 1.60. Nel valutare il profilo di rischio del gruppo, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe, con il coinvolgimento degli altri membri e partecipanti, prendere in considerazione l’impatto dei rischi a livello di mercato, gli sviluppi del settore finanziario e le vulnerabilità sulla situazione finanziaria del gruppo.
• 1.61. Laddove siano impiegati strumenti, come le prove di stress, per valutare la resilienza del gruppo a vari scenari prospettici negativi, le procedure, le metodologie e l’esito di tali valutazioni dovrebbero essere discussi dal collegio.

Norme concernenti la conformità e l’informativa

• 1.62. Il presente documento contiene gli orientamenti emanati ai sensi dell’articolo 16 del regolamento EIOPA. A norma dell’articolo 16, paragrafo 3, del regolamento EIOPA, le autorità e gli istituti finanziari competenti compiono ogni sforzo per conformarsi agli orientamenti e alle raccomandazioni.
• 1.63. Le autorità competenti che si conformano o intendono conformarsi ai presenti orientamenti dovrebbero opportunamente integrarli nel rispettivo quadro normativo o di vigilanza.
• 1.64. Le autorità competenti confermano all’EIOPA se si conformano o intendono conformarsi ai presenti orientamenti, indicando i motivi della mancata conformità entro due mesi dalla pubblicazione delle versioni tradotte.
• 1.65. In assenza di una risposta entro tale termine, le autorità competenti saranno considerate non conformi e segnalate come tali.

Disposizione finale sulle revisioni

1.66. I presenti orientamenti sono soggetti a revisione da parte dell’EIOPA.

Allegato 1 - Modello relativo agli accordi di coordinamento

Introduzione

Ai sensi dell’articolo 248, paragrafo 4, della direttiva 2009/138/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2009, in materia di accesso ed esercizio delle attività di assicurazione e di riassicurazione⁴ (in appresso “direttiva solvibilità II”), tali accordi di coordinamento sono stati conclusi per l’istituzione e il funzionamento del collegio delle autorità di vigilanza per [inserire la denominazione del gruppo].

Tali accordi non creano obblighi giuridicamente vincolanti supplementari a carico dei membri e dei partecipanti che non siano prescritti dalla direttiva solvibilità II o nelle misure di attuazione. I partecipanti di paesi terzi sono vincolati dalle proprie leggi e dai propri regolamenti nazionali.

Tali accordi assumeranno efficacia tra i membri e i partecipanti, come indicato nell’allegato 1 A, collettivamente denominati collegio delle autorità di vigilanza ai fini dei presenti accordi.

L’autorità di vigilanza del gruppo, gli altri membri e partecipanti riconoscono la necessità di collaborare nella vigilanza di [inserire la denominazione del gruppo] sulla base di una comprensione reciproca e collaborare, ove necessario, alla vigilanza di [inserire la denominazione del gruppo], nel quadro degli orientamenti EIOPA sul funzionamento operativo dei collegi delle autorità di vigilanza.

Al fine di migliorare l’efficienza della vigilanza di gruppo, i membri e i partecipanti possono decidere di comune accordo di collaborare su una base ad hoc con le autorità competenti che non possono essere invitate come partecipanti, per le autorità di un paese terzo, subordinatamente alle condizioni di equivalenza delle norme sul segreto d’ufficio, come precisato al paragrafo 7 dei presenti accordi.

Tutti gli allegati formano parte dei presenti accordi.

1. Definizioni

Le seguenti definizioni si applicano ai presenti accordi:

• a. autorità di vigilanza del gruppo: l’autorità di vigilanza responsabile del coordinamento e dell’esercizio della vigilanza di gruppo, ai sensi dell’articolo 212, paragrafo 1, lettera d), della direttiva solvibilità II, e nominata in conformità della procedura di cui all’articolo 247 della direttiva solvibilità II;
• b. autorità di vigilanza: l’autorità o le autorità nazionali autorizzate a vigilare sulle imprese di assicurazione o di riassicurazione, ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 10, della direttiva solvibilità II;
• c. autorità di vigilanza di un paese terzo: l’autorità o le autorità nazionali in un paese non appartenente al SEE autorizzato a vigilare sulle imprese di assicurazione o di riassicurazione;
• d. membri: membri del collegio delle autorità di vigilanza di cui all’articolo 248, paragrafo 3, della direttiva solvibilità II, fra cui:

⁴ GU L 335 del 17.12.2009, pag. 1.

• l’autorità di vigilanza del gruppo;
• le autorità di vigilanza appartenenti al SEE delle imprese controllate;
• l’EIOPA.

e. Partecipanti:

• le autorità di vigilanza autorizzate a partecipare ai collegi delle autorità di vigilanza indicate all’articolo 248, paragrafo 3, della direttiva solvibilità II, subordinatamente all’invito dell’autorità di vigilanza del gruppo a norma [dell’articolo 354 delle misure di attuazione], fra cui:
  • o le autorità di vigilanza appartenenti al SEE di sedi secondarie significative;
  • o le autorità di vigilanza appartenenti al SEE di imprese partecipate diverse dalle imprese controllate;
  • o le autorità di vigilanza di paesi terzi di imprese partecipate, incluse le imprese controllate;
• ai sensi dell’articolo 252 della direttiva solvibilità II, e subordinatamente all’invito dell’autorità di vigilanza del gruppo, le autorità responsabili della vigilanza degli enti creditizi e delle imprese di investimento che appartengono al gruppo.
• f. gruppo: un gruppo di imprese, secondo la definizione contenuta nell’articolo 212 della direttiva solvibilità II;
• g. collegio: un collegio di autorità di vigilanza, secondo la definizione contenuta nell’articolo 212, paragrafo 1, lettera e), della direttiva solvibilità II;
• h. nucleo specializzato: un nucleo composto di membri e partecipanti, istituito dall’autorità di vigilanza del gruppo di concerto con il collegio delle autorità di vigilanza per l’esecuzione di alcune attività dei collegi delle autorità di vigilanza;
• i. elenco Helsinki Plus: un elenco di tutti i gruppi assicurativi del SEE e delle sue imprese controllate e sedi secondarie del SEE e di paesi terzi, recante i recapiti delle autorità di vigilanza che partecipano alla vigilanza del gruppo e le informazioni di vigilanza di base. L’elenco è gestito dall’EIOPA.

{Le spiegazioni sono fornite tra parentesi. Forniscono orientamenti per la stesura di accordi individuali che dovrebbero essere adattati alle esigenze specifiche del singolo collegio}

2. Ambito e obiettivi

Ambito

I presenti accordi pongono le basi per la cooperazione tra membri e partecipanti e l’organizzazione pratica delle attività di vigilanza riguardanti [inserire la denominazione del gruppo]⁵ , nel modo seguente:

• l’elenco dei membri e dei partecipanti del collegio;
• il ruolo e le responsabilità dell’autorità di vigilanza del gruppo;
• il ruolo e le responsabilità degli altri membri e partecipanti;
• lo scambio di informazioni e il segreto d’ufficio;
• la cooperazione tra l’autorità di vigilanza del gruppo e gli altri membri e partecipanti durante la vigilanza continua e in periodo di crisi;
• il processo di consultazione e il processo decisionale tra l’autorità di vigilanza del gruppo e gli altri membri e partecipanti;
• il piano di lavoro del collegio;
• la condivisione e delega di compiti;
• la costituzione di nuclei specializzati all’interno del collegio;
• l’organizzazione di indagini in loco congiunte;
• la valutazione del rispetto da parte del gruppo dei requisiti in materia di solvibilità, di concentrazione di rischi e di operazioni infragruppo;
• il processo decisionale in generale e in relazione alla domanda del modello interno di gruppo ai sensi dell’articolo 231 della direttiva solvibilità II;
• il processo per determinare l’imposizione di una maggiorazione del capitale a livello di gruppo;
• la scelta del metodo di calcolo della solvibilità di gruppo e la determinazione della quota proporzionale;
• l’applicazione delle disposizioni sulla gestione del rischio centralizzata;

al fine di:

• facilitare e promuovere lo scambio di informazioni essenziali e rilevanti, opinioni e valutazioni fra i membri e i partecipanti e l’efficace vigilanza di [inserire la denominazione del gruppo], compresa l’assenza di duplicazioni di compiti e un’azione tempestiva in situazioni normali e in situazioni di emergenza;
• consentire ai membri e ai partecipanti, in linea con le rispettive responsabilità di vigilanza, di formare una visione condivisa concernente il profilo di rischio e la situazione di solvibilità di [inserire la denominazione del gruppo] e il relativo impatto sulle singole imprese che appartengono al gruppo;
• realizzare il coordinamento delle attività di vigilanza, fra cui il riesame da parte delle autorità di vigilanza e la valutazione dei rischi;
• stabilire il piano di lavoro del collegio e organizzare una ripartizione di compiti e indagini in loco;

⁵ Le tematiche possono essere aggiunte o rimosse in base alle specificità del collegio. Da aggiungere, per esempio, il meccanismo di consultazione per l’articolo 230 della direttiva solvibilità II, lo scambio di informazioni e la cooperazione in materia di fusioni/acquisizioni/dissoluzioni cruciali, cfr. anche il paragrafo 8.9 dell’accordo. Da rimuovere, per esempio, le parti interne del modello, se non viene utilizzato un modello interno di gruppo.

• coordinare le decisioni importanti che le singole autorità di vigilanza dovranno prendere, nella misura del possibile, e cercare di raggiungere un consenso, se del caso;
• sostenere i membri e i partecipanti nell’esercizio dei rispettivi compiti di vigilanza.

3. Principi

I principi seguenti si applicano ai presenti accordi:

• il collegio opera come struttura cooperativa continua che non si limita a riunioni o teleconferenze;
• il collegio svolge un ruolo chiave nel rafforzamento della cooperazione di vigilanza e nel coordinamento delle attività di vigilanza e nelle decisioni importanti da prendere da parte delle singole autorità di vigilanza, nel tentativo di raggiungere un consenso, se del caso;
• la cooperazione tra i membri e i partecipanti avviene principalmente attraverso il collegio, la cui organizzazione riflette le attività e la struttura giuridica di [inserire la denominazione del gruppo], nonché i rischi a cui [inserire la denominazione del gruppo] e le imprese che appartengono al gruppo sono o possono essere esposti;
• lo Stato membro [inserire il nome del paese] ha più di una autorità di vigilanza per la vigilanza prudenziale dell’impresa di [inserire la denominazione del gruppo], pertanto [inserire il nome dell’autorità di vigilanza] e [inserire il nome dell’autorità di vigilanza] adottano le misure necessarie per assicurare il coordinamento tra dette autorità di vigilanza⁶ ;
• membri e partecipanti riconoscono che [inserire il nome dell’autorità di vigilanza del gruppo] è l’autorità di vigilanza del gruppo di [inserire la denominazione del gruppo] e pertanto responsabile del coordinamento e dell’esercizio della vigilanza di gruppo di [inserire la denominazione del gruppo], come indicato nei presenti accordi;
• se non diversamente specificato nei presenti accordi, la lingua di lavoro per la cooperazione e la consultazione è l’inglese.

4. Descrizione del gruppo

[Inserire la denominazione del gruppo], la cui impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante, società di partecipazione assicurativa o società di partecipazione finanziaria mista è [inserire il nome dell’impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante o della società di partecipazione assicurativa o della società di partecipazione finanziaria mista], ha sede legale in uno Stato membro del SEE e ha imprese [e sedi secondarie] controllate o partecipate negli Stati membri del SEE e [in paesi terzi], come descritto nell’elenco Helsinki Plus.

{Se il gruppo è anche soggetto a vigilanza in base alla direttiva FICOD, si prega di farne menzione e di indicare il coordinatore identificato.}

Un diagramma del gruppo è contenuto nell’allegato 1.B.

5. Recapiti dei membri e dei partecipanti

I recapiti dei membri e dei partecipanti sono archiviati in un apposito registro a cura dell’EIOPA (elenco Helsinki Plus).

6 Il presente paragrafo può essere aggiunto varie volte o rimosso, se necessario.

Eventuali aggiornamenti ai recapiti dei membri e dei partecipanti saranno forniti dall’autorità di vigilanza del gruppo all’EIOPA, che a sua volta provvederà ad aggiornare il registro di conseguenza⁷ .

{L’accesso delle autorità di vigilanza di paesi terzi a questo elenco è subordinato al rispetto del segreto d’ufficio e all’accordo tra i membri del collegio, ai sensi [dell’articolo 379, lettere e)-i) delle misure di attuazione]. Per le autorità di vigilanza che non hanno accesso all’elenco Helsinki Plus, i recapiti saranno forniti con altri mezzi {si prega di chiarire in che modo}.}

6. Responsabilità dei membri e dei partecipanti

L’efficace funzionamento del collegio per [inserire la denominazione del gruppo] dipende dal contributo dell’autorità di vigilanza del gruppo e degli altri membri e partecipanti alle attività del collegio. Questo contributo si basa su una conoscenza sufficiente del gruppo e su competenze di vigilanza.

Autorità di vigilanza del gruppo

A norma dell’articolo 248 della direttiva solvibilità II, l’autorità di vigilanza del gruppo è responsabile delle attività riguardanti:

• il coordinamento della raccolta e della diffusione delle informazioni rilevanti o essenziali, in situazioni normali e in situazioni di emergenza;
• il riesame da parte delle autorità di vigilanza e la valutazione della situazione finanziaria del gruppo;
• la valutazione del rispetto da parte del gruppo delle disposizioni in materia di solvibilità, di concentrazione di rischi e di operazioni infragruppo;
• la valutazione del sistema di governance del gruppo e la valutazione della professionalità e dell’onorabilità dei membri dell’organo amministrativo, direttivo o di vigilanza dell’impresa partecipante;
• la pianificazione e il coordinamento, tramite riunioni regolari organizzate almeno su base annuale o tramite ogni altro mezzo idoneo, delle attività di vigilanza in situazioni normali e in situazioni di emergenza, in cooperazione con i membri e i partecipanti interessati e tenendo conto della natura, della portata e della complessità dei rischi inerenti all’attività di tutte le imprese che appartengono al gruppo;
• altri compiti, misure e decisioni assegnate all’autorità di vigilanza del gruppo, in particolare l’espletamento della procedura di convalida del modello interno a livello di gruppo e della procedura di autorizzazione ad applicare il regime di cui agli articoli da 238 a 240 della direttiva solvibilità II.

Al fine di svolgere i compiti di cui sopra, l’autorità di vigilanza del gruppo assume la guida delle attività del collegio, presiede le sue riunioni e stabilisce meccanismi appropriati per facilitare il suo funzionamento operativo. A tal fine, fra le altre attività, l’autorità di vigilanza del gruppo:

aggiorna i recapiti dei membri e dei partecipanti in caso di modifiche, sulla base delle revisioni trasmesse dagli altri membri e partecipanti;

⁷ Spetta a ciascun membro e partecipante rivedere il registro almeno ogni tre mesi e riferire eventuali

modifiche all’autorità di vigilanza del gruppo non appena possibile. Tutte le informazioni necessarie a livello di singola impresa dovrebbero essere fornite all’autorità di vigilanza del gruppo, che è responsabile dell’aggiornamento dell’elenco e del suo invio all’EIOPA. Non appena possibile, l’EIOPA provvederà a caricare l’elenco nell’area riservata del suo sito web.

• informa i membri e i partecipanti entro [inserire il periodo di tempo concordato nel collegio] sulla convocazione di una riunione del collegio, fatte salve le situazioni ad hoc o di emergenza;
• elabora l’ordine del giorno delle riunioni del collegio con obiettivi definiti in modo chiaro;
• verbalizza le riunioni del collegio;
• formalizza e segue le azioni concordate dai membri e dai partecipanti;
• elabora il piano di lavoro del collegio, in collaborazione con gli altri membri e partecipanti;
• effettua un riesame della vigilanza e una valutazione della situazione finanziaria del gruppo e, al fine di agevolare tale compito, consulta gli altri membri e partecipanti;
• verifica la struttura organizzativa e gli accordi di coordinamento per mantenere in efficienza la vigilanza del gruppo;
• avvia una discussione sulla necessità di designare una nuova autorità di vigilanza del gruppo nel caso in cui una modifica alla struttura del gruppo possa dar luogo a una siffatta decisione.

Membri e partecipanti

Ogni membro esprime il proprio parere su temi e procedure che richiedono una decisione o un accordo congiunti. Se un membro non desidera fornire un contributo, resta inteso che non vi sono osservazioni degne di nota da formulare e il collegio potrebbe agire in linea con i pareri comunicati.

Tutti i membri del collegio, eccetto l’EIOPA, procedono al voto, laddove richiesto. I partecipanti esprimono il loro parere come contributo al processo di consultazione e al processo decisionale, se richiesto dall’autorità di vigilanza del gruppo.

7. Riservatezza, canali di comunicazione sicuri e scambio di informazioni

Riservatezza

Oltre ai requisiti del segreto d’ufficio previsti dalla direttiva solvibilità II o altro rilevante diritto dell’Unione, le autorità di vigilanza confermano che le informazioni riservate condivise tra di loro sono utilizzate soltanto a fini di vigilanza ai sensi di legge relativamente alla vigilanza di [inserire la denominazione del gruppo] e sono soggette all’obbligo del segreto d’ufficio da parte dei membri e dei partecipanti e alle condizioni e alle procedure per lo scambio di informazioni fra le autorità di vigilanza.

I partecipanti di giurisdizioni di paesi terzi possono essere solo una parte interessata nella condivisione delle informazioni riservate, a condizione che abbiano in atto disposizioni legislative in materia di segreto d’ufficio equivalenti alle disposizioni della rilevante normativa dell’Unione. I partecipanti di paesi terzi confermano di aver messo a disposizione dei membri e dei partecipanti le proprie norme locali in materia di riservatezza e segreto d’ufficio. I membri e i partecipanti confermano di essere stati informati in merito a tali norme e di aver proceduto alla valutazione delle norme in materia di segreto d’ufficio dei partecipanti di paesi terzi ritenute almeno equivalenti ai loro obblighi di segreto d’ufficio, salvo se l’equivalenza non sia già stata positivamente verificata.

Prima che una nuova autorità di vigilanza di un paese terzo diventi formalmente un partecipante del collegio, i membri e i partecipanti effettuano la valutazione di cui sopra, se l’equivalenza non è già stata positivamente verificata da ciascun membro e partecipante.

Se la valutazione di un potenziale partecipante di un paese terzo ha esito negativo o si trova ancora al vaglio, l’organizzazione del collegio sarà adeguata di conseguenza per garantire che il collegio continui a soddisfare i requisiti di segreto d’ufficio in tutte le circostanze.

I membri e i partecipanti informano l’autorità di vigilanza del gruppo riguardo a eventuali modifiche alle garanzie di riservatezza e di segreto d’ufficio applicabili alle informazioni trasmesse ai partecipanti di paesi terzi. Successivamente, l’autorità di vigilanza del gruppo informa gli altri membri e partecipanti sulla questione della riservatezza o del segreto d’ufficio suscettibile d’incidere negativamente sulla valutazione del regime di segreto d’ufficio dell’autorità di vigilanza di un paese terzo in precedenza ritenuto equivalente.

Canali di comunicazione sicuri

Il collegio s’impegna ad utilizzare all’interno del collegio i seguenti canali di comunicazione [inserire i canali utilizzati per la comunicazione].

Tutte le informazioni riservate e sensibili sono condivise tramite un canale di comunicazione sicuro.

Scambio di informazioni

L’ambito delle informazioni scambiate all’interno del collegio rispecchia le esigenze dei membri e dei partecipanti. Il collegio si attiene alle seguenti procedure:

• l’autorità di vigilanza del gruppo è responsabile della raccolta e della diffusione delle informazioni;
• una serie di informazioni qualitative e quantitative a livello di gruppo e singole imprese viene scambiata tra i membri e i partecipanti ogni [inserire il periodo di tempo] (cfr. l’allegato 1.C)⁸ ;
• la serie di cui all’allegato 1.C è stata concordata tenendo conto [dell’articolo 357 delle misure di attuazione] e degli [Orientamenti sullo scambio di informazioni sistematico all’interno dei collegi (Guidelines on exchange of information on a systematic basis within colleges)]. Il collegio valuta l’adeguatezza della serie di informazioni indicata negli [Orientamenti sullo scambio di informazioni sistematico all’interno dei collegi] con riferimento [all’articolo 357 delle misure di attuazione]. Laddove la serie non è ritenuta opportuna, la serie di cui all’allegato 1.C precisa quali sono le ulteriori informazioni rilevanti da scambiare in modo sistematico o quali informazioni di questa serie non devono essere scambiate in modo sistematico, sulla base della natura, delle dimensioni e della complessità del gruppo. La serie di cui all’allegato 1.C forma anche parte delle informazioni pervenute per il riesame da parte delle autorità di vigilanza del gruppo. Per i partecipanti di paesi terzi, la serie si basa su informazioni raffrontabili con quelle di cui [all’articolo 357 delle misure di attuazione];
• inoltre, se del caso, le informazioni ad hoc vengono scambiate tra i membri e i partecipanti.

Quando una richiesta di informazioni da parte dell’autorità di vigilanza del gruppo o di altri membri o partecipanti del collegio non richiede un’analisi preliminare, ma solo dati, verrà data una risposta entro [inserire il numero di giorni lavorativi] giorni lavorativi {da cinque a dieci giorni lavorativi}. Quando la richiesta di informazioni richiede un’analisi preliminare, il termine ultimo è esteso a [inserire il numero di giorni lavorativi] giorni lavorativi {venti giorni lavorativi}.

⁸ Diversi flussi informativi nell’ambito del collegio sono possibili e tutti i flussi non si basano necessariamente sulla stessa serie di informazioni.

{Inserire le informazioni che verranno scambiate su base sistematica nell’allegato 1.C.}

8. Funzionamento del collegio

Nell’ambito della vigilanza continua

Il collegio si riunisce almeno una volta l’anno. {Questa frase può essere modificata inserendo una teleconferenza e un’altra frequenza delle riunioni di persona per motivi di proporzionalità}. Qualsiasi membro o partecipante che prende parte alle discussioni bilaterali ne informa il collegio e condivide tutte le informazioni rilevanti emerse da tali discussioni con il collegio.

I membri e i partecipanti saranno informati circa la riunione al più tardi [inserire il numero di mesi] {due mesi} mesi prima della riunione.

Il progetto di ordine del giorno della riunione/teleconferenza sarà inviato ai membri e ai partecipanti al più tardi [inserire il numero di settimane] {tre settimane} settimane prima della riunione/teleconferenza in programma. Il progetto di ordine del giorno definitivo e tutti i documenti rilevanti saranno inviati ai membri e ai partecipanti al più tardi [inserire il numero di settimane] {una settimana} settimana/e prima della riunione/teleconferenza.

In periodi di crisi

Le autorità di vigilanza competenti sono responsabili della valutazione intesa ad accertare se una situazione di crisi colpisce l’impresa soggetta alla loro vigilanza.

In linea con la definizione del piano di emergenza per il collegio, nell’allegato 1.E ai presenti accordi, e gli orientamenti CEIOPS sulla previsione e gestione di una crisi finanziaria⁹ , un’impresa di assicurazione in crisi può essere definita come un’impresa parzialmente o totalmente suscettibile di non poter regolare i sinistri e pagare le prestazioni spettanti ai suoi titolari di polizze assicurative.

Per la cooperazione in caso di crisi, i membri e i partecipanti del collegio seguono i principi e le procedure previste nel piano di emergenza approvato.

I membri e i partecipanti coopereranno strettamente, ogniqualvolta sia necessario e in conformità con la loro legislazione nazionale, con le altre autorità competenti (per esempio istituzioni dell’UE, banche centrali, ministeri delle finanze) coinvolte nella procedura di gestione delle crisi.

8.1. Procedure generali per il processo di consultazione e il processo decisionale

I membri, e i partecipanti nella misura di cui al punto 3 del presente paragrafo, rispettano le procedure di seguito elencate, a meno che il processo non riguardi la decisione sulla domanda del modello interno di gruppo di cui al paragrafo 8.5 di seguito o una questione attinente al diritto dell’Unione.

Per ogni procedura, le autorità di vigilanza interessate possono essere diverse in funzione della questione.

I partecipanti esprimono il loro parere come contributo al processo di consultazione e al processo decisionale, se richiesto dall’autorità di vigilanza del gruppo in qualsiasi fase del processo.

L’autorità di vigilanza del gruppo informa gli altri membri e partecipanti dell’esito delle procedure per il processo di consultazione e il processo decisionale.

⁹ Orientamenti sulla previsione e gestione di una crisi finanziaria nel contesto della vigilanza supplementare definita dalla direttiva sui gruppi assicurativi (98/78/CE) e il Memorandum d’intesa sulla cooperazione tra le autorità di vigilanza finanziaria, le banche centrali e i ministeri delle finanze dell’Unione europea sulla stabilità finanziaria transfrontaliera), CEIOPS-DOC-15/09, 26 marzo 2009.

Procedure per il processo di consultazione

La procedura per il processo di consultazione è la seguente:

• invio di una proposta scritta corredata di motivazioni alle autorità di vigilanza interessate e una copia alle altre autorità di vigilanza al fine di assicurare un efficace scambio di informazioni;
• le autorità di vigilanza interessate sono autorizzate a rispondere entro [inserire il numero di settimane] settimane {quattro settimane};
• se del caso, una proposta scritta viene inviata a [inserire la denominazione del gruppo] da parte dell’autorità di vigilanza del gruppo o alla singola impresa di assicurazione e riassicurazione da parte dell’autorità di vigilanza nazionale interessata, consentendo a [inserire la denominazione del gruppo] o alla singola impresa di assicurazione o riassicurazione di rispondere entro un periodo di tempo concordato;
• una riunione è organizzata per discutere questioni rilevanti, se le autorità di vigilanza interessate lo reputano necessario;
• l’autorità di vigilanza del gruppo comunica l’esito del processo di consultazione al collegio per iscritto.

Procedura per il processo decisionale

La procedura per il processo decisionale è la seguente:

• le autorità di vigilanza interessate si propongono di raggiungere un consenso su una decisione da prendere e, se del caso, l’autorità di vigilanza del gruppo propone una procedura di voto;
• in caso di pareri divergenti, le autorità di vigilanza interessate spiegano le loro motivazioni, se necessario, attraverso osservazioni scritte e favoriscono la discussione con le altre autorità di vigilanza;
• se del caso, e se tutti gli sforzi per raggiungere un consenso non hanno esito positivo, la questione può essere sottoposta alla consulenza o alla mediazione dell’EIOPA da parte delle autorità di vigilanza interessate;
• l’autorità di vigilanza del gruppo comunica la decisione definitiva al collegio per iscritto, debitamente motivata, indicando eventuali pareri divergenti significativi in caso di una decisione a maggioranza o di una decisione che doveva essere presa solo dall’autorità di vigilanza del gruppo.

Quando una consultazione viene organizzata durante una riunione del collegio o mediante procedura scritta, e la richiesta non ha ricevuto risposta entro [inserire il numero di giorni lavorativi] {venti giorni lavorativi} giorni lavorativi, la proposta contenuta nella richiesta è considerata accettata. Se necessita di più tempo per rispondere alla richiesta, un’autorità di vigilanza informerà in proposito l’autorità di vigilanza del gruppo e un nuovo periodo di tempo verrà concordato.

Il collegio documenterà le decisioni {descrivere le modalità} e le metterà a verbale {descrivere le modalità}.

8.2. Piano di lavoro del collegio, condivisione e delega di compiti e nuclei specializzati

I membri discutono e concordano nell’ambito del collegio il piano di lavoro [inserire la frequenza] del collegio secondo la procedura di cui al paragrafo 8.1¹⁰ .

{Il collegio decide il periodo di tempo del piano di lavoro del collegio.}

Il piano di lavoro del collegio coordina le principali tipologie di attività di vigilanza, fra cui le principali riunioni del collegio e le indagini importanti, e verrà aggiornato non appena le circostanze lo richiedono. Il piano di lavoro del collegio sarà coordinato dall’autorità di vigilanza del gruppo e rivisto annualmente. L’autorità di vigilanza del gruppo include nel piano di lavoro del collegio gli aspetti rilevanti del piano di vigilanza del gruppo, fra cui:

• una descrizione dei principali rischi cui è esposto il gruppo in questione, sulla base dell’esito del quadro di valutazione dei rischi del gruppo;
• una descrizione e le ragioni a fondamento delle attività che il collegio effettuerà sulla base del piano di vigilanza del gruppo;
• un’identificazione delle entità rilevanti all’interno del gruppo e delle loro autorità di vigilanza cui l’autorità di vigilanza del gruppo chiederà probabilmente un contributo.

L’autorità di vigilanza del gruppo tiene conto dei piani di vigilanza delle singole autorità di vigilanza al fine di coordinare i piani di lavoro a livello di gruppo e individuale, se del caso.

Quando i membri e i partecipanti condividono o delegano compiti, una chiara condivisione o delega di compiti, fra cui l’adempimento dei compiti condivisi o delegati e il periodo di tempo in cui i compiti devono essere svolti, viene concordata nell’ambito del collegio in conformità con gli orientamenti EIOPA sul funzionamento operativo dei collegi delle autorità di vigilanza e secondo il processo di consultazione e il processo decisionale di cui al paragrafo 8.1.

Il piano di lavoro del collegio riflette quanto concordato riguardo alle condivisioni e alle deleghe di compiti. L’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe essere informata di eventuali condivisioni e deleghe di compiti tra gli altri membri e partecipanti. I membri e i partecipanti che non fanno parte della condivisione o delega di compiti dovrebbero essere debitamente informati. Nel caso in cui siano costituiti nuclei specializzati, i membri e i partecipanti che non formano parte di questi nuclei sono regolarmente informati riguardo agli sviluppi {descrivere le modalità}.

8.3. Indagini in loco congiunte

Il piano di lavoro del collegio contiene un elenco di tutte le indagini in loco rilevanti previste delle entità facenti parte di [inserire la denominazione del gruppo] a livello individuale e di gruppo. Al fine di elaborare il piano di lavoro del collegio, i membri e i partecipanti informano l’autorità di vigilanza del gruppo su eventuali indagini in loco rilevanti previste presso le imprese che formano parte di [inserire la denominazione del gruppo]. L’autorità di vigilanza del gruppo informa gli altri membri e partecipanti su eventuali indagini in loco rilevanti previste presso l’impresa di assicurazione o riassicurazione partecipante, la società di partecipazione assicurativa o la società di partecipazione finanziaria mista o in qualsiasi altra impresa individuale di [inserire la denominazione del gruppo].

Ogniqualvolta viene identificato un argomento come rilevante ai fini della vigilanza di [inserire la denominazione del gruppo] (o più entità del gruppo ubicate in giurisdizioni diverse), ogni membro o partecipante può avanzare una proposta di attività di

¹⁰ Ai sensi [dell’articolo 355, paragrafo 2, lettera d), delle misure di attuazione], il piano di lavoro del collegio viene rivisto almeno una volta all’anno.

vigilanza congiunta e informare l’autorità di vigilanza del gruppo o le singole autorità di vigilanza competenti indicando la ragione o le ragioni e l’ambito dell’attività di vigilanza congiunta. L’autorità di vigilanza del gruppo comunica poi all’EIOPA così come agli altri membri e partecipanti che potrebbero essere parti in causa o interessati a partecipare all’indagine in loco o al suo esito. Una volta identificate le autorità di vigilanza partecipanti, esse discutono e concordano l’ambito definitivo, la finalità, la struttura e la ripartizione dei compiti dell’indagine, anche riguardo a chi guiderà l’indagine in loco¹¹ .

Il numero delle autorità di vigilanza che partecipano alle attività di vigilanza congiunte è mantenuto a una dimensione di efficienza.

L’autorità di vigilanza del gruppo sarà tenuta informata sui progressi e risultati dell’indagine in loco congiunta e assicura la corretta diffusione delle informazioni riguardanti l’indagine in loco congiunta.

8.4. Valutazione della conformità del gruppo ai requisiti in materia di solvibilità, concentrazione dei rischi e operazioni infragruppo

Nel valutare il profilo di rischio di [inserire la denominazione del gruppo], sarà preso in considerazione il rischio sistemico posto dal gruppo e dalle sue imprese. Nel valutare il profilo di rischio del gruppo, devono essere presi in considerazione anche i rischi a livello di mercato, gli sviluppi e le vulnerabilità del settore finanziario.

[inserire la denominazione del gruppo] riferirà le operazioni infragruppo, come deciso dall’autorità di vigilanza del gruppo previa consultazione degli altri membri e partecipanti interessati e di cui all’allegato 1.D {l’allegato 1.D conterrà le soglie per operazioni infragruppo significative e molto significative, nonché i tipi di operazioni infragruppo da segnalare in ogni circostanza}.

[inserire la denominazione del gruppo] riferirà le concentrazioni dei rischi, come deciso dall’autorità di vigilanza del gruppo previa consultazione degli altri membri e partecipanti interessati e di cui all’allegato 1.D {l’allegato 1.D conterrà le soglie per le concentrazioni dei rischi significative, nonché i tipi di concentrazioni dei rischi da segnalare in ogni circostanza}.

8.5. Processo decisionale sulla domanda di modello interno di gruppo e preparazione della decisione congiunta

Questa parte degli accordi di coordinamento si propone di chiarire le responsabilità dell’autorità di vigilanza del gruppo e delle altre autorità di vigilanza interessate quando raggiungono una decisione congiunta sul modello interno di gruppo una volta conclusa la valutazione dell’istanza.

Le [norme tecniche di attuazione del processo decisionale congiunto per i modelli interni di gruppo] stabiliscono il processo che le autorità di vigilanza interessate, come definito in queste norme tecniche di attuazione, dovranno seguire per addivenire a una decisione congiunta sul modello interno di gruppo. In particolare, ai sensi [dell’articolo 3, paragrafo 1, delle norme tecniche di attuazione], le autorità di vigilanza interessate devono decidere sul processo per addivenire a una decisione congiunta, compresi scadenze, fasi principali e risultati.

Gli orientamenti EIOPA sul funzionamento operativo dei collegi delle autorità di vigilanza comprendono ulteriori disposizioni che devono essere seguite dalle autorità di vigilanza, in particolare l’elaborazione del piano di lavoro del collegio cui devono

¹¹ Si veda anche l’orientamento 21 degli Orientamenti EIOPA sul funzionamento operativo dei collegi delle autorità di vigilanza per ulteriori procedure e comunicazioni.

attenersi le autorità di vigilanza durante il processo di approvazione, allo scopo di raggiungere una decisione.

1. Secondo [l’articolo 4, paragrafo 3, delle norme tecniche di attuazione], l’autorità di vigilanza del gruppo deve elaborare una proposta di decisione congiunta sulla base dei contributi ricevuti da altre autorità di vigilanza interessate.

Tali contributi consistono in:

• a) conformità o non conformità del modello interno di gruppo con le prove e le norme e altri requisiti rilevanti per quanto riguarda il requisito patrimoniale di solvibilità (in prosieguo “SCR”) dell’impresa partecipata soggetta a vigilanza (compresa l’adeguatezza o l’inadeguatezza del modello interno di gruppo a rifettere il profilo di rischio dell’impresa partecipata in questione), nonché le motivazioni al riguardo;
• b) l’approvazione o il rigetto del modello interno di gruppo per il calcolo del SCR dell’impresa partecipata soggetta a vigilanza.

I pareri di cui [all’articolo 4, paragrafo 6, delle norme tecniche di attuazione] dell’altra autorità di vigilanza interessata alla proposta dell’autorità di vigilanza del gruppo e i loro pareri definitivi sull’istanza come stabilito [all’articolo 4, paragrafo 7, delle norme tecniche di attuazione] sono correlati alle questioni di cui alle lettere a) e b) di cui sopra.

• 2. Il contributo dell’autorità di vigilanza del gruppo alla decisione congiunta, da inserire nella sua proposta per questa decisione, è costituito dai seguenti elementi:
  • a) conformità o non conformità del modello interno di gruppo con le prove e le norme e gli altri requisiti rilevanti per quanto riguarda il requisito patrimoniale di solvibilità di gruppo consolidato (compresa l’adeguatezza o l’inadeguatezza del modello interno di gruppo a riflettere il profilo di rischio complessivo del gruppo), nonché le motivazioni al riguardo;
  • b) se applicabile, la conformità o non conformità del modello interno di gruppo con le prove e le norme e gli altri requisiti rilevanti per quanto riguarda il requisito patrimoniale di solvibilità dell’impresa madre o dell’impresa partecipata soggetta a vigilanza (compresa l’adeguatezza o l’inadeguatezza della riflessione da parte del modello interno del gruppo del profilo di rischio dell’impresa partecipante o dell’impresa partecipata), nonché le motivazioni al riguardo;
  • c) l’approvazione o il rigetto del modello interno del gruppo per il calcolo del SCR di gruppo consolidato;
  • d) l’approvazione o il rigetto del modello interno di gruppo per il calcolo del SCR dell’impresa madre o dell’impresa partecipata soggetta alla sua vigilanza.
  • 8.6. Scelta del metodo di calcolo del SCR di gruppo e determinazione della quota proporzionale

L’autorità di vigilanza del gruppo consulta le altre autorità di vigilanza interessate e il gruppo prima di decidere in merito all’inadeguatezza dell’applicazione esclusiva del metodo basato sul bilancio consolidato.

L’autorità di vigilanza del gruppo consulta le altre autorità di vigilanza al fine di decidere la quota proporzionale da prendere in considerazione nei casi di cui agli articoli 221, paragrafo 2, lettera a), b) e c), della direttiva solvibilità II.

8.7. Comunicazione relativa all’imposizione di una maggiorazione del capitale ai sensi dell’articolo 232 della direttiva solvibilità II

L’autorità di vigilanza del gruppo comunicherà al collegio eventuali maggiorazioni del capitale applicate, modificate o rimosse a livello di gruppo, affinché le autorità di vigilanza delle imprese di assicurazione o di riassicurazione partecipate siano a conoscenza dei rischi a livello di gruppo.

Le autorità di vigilanza comunicano all’autorità di vigilanza del gruppo eventuali maggiorazioni del capitale che hanno applicato, modificato o rimosso a un’impresa di assicurazione o riassicurazione partecipata.

8.8. Domanda di gestione centralizzata del rischio ai sensi degli articoli 238 e 239 della direttiva solvibilità II

Quando l’impresa madre presenta un’istanza per assoggettare una delle sue imprese controllate alle norme di cui agli articoli 238 e 239 della direttiva solvibilità II, l’istanza completa viene trasmessa immediatamente dall’autorità di vigilanza che ha ricevuto la richiesta alle altre autorità di vigilanza all’interno del collegio.

L’autorità di vigilanza del gruppo propone quindi un incontro alle autorità di vigilanza cui è stata richiesta l’autorizzazione per discutere se l’autorizzazione debba essere concessa e i termini e le condizioni applicabili.

Le procedure per il processo di consultazione e il processo decisionale di cui al paragrafo 8.1 si applicano fra le autorità di vigilanza interessate.

L’autorità di vigilanza del gruppo assicura che tutte le altre autorità di vigilanza all’interno del collegio siano tenute informate.

8.9. Altre situazioni specifiche

{altri argomenti possono essere aggiunti, per esempio il meccanismo di consultazione per l’articolo 230 della direttiva solvibilità II, lo scambio di informazioni e la cooperazione in caso di fusioni o acquisizioni cruciali}

9. Disposizioni varie

I presenti accordi di coordinamento entrano in vigore in data [data]. Restano in vigore per un periodo indeterminato, a meno che e fino a quando non verrà applicata una base giuridica per il funzionamento del collegio.

Tuttavia, qualsiasi partecipante può dare una comunicazione scritta con un periodo di 30 giorni di preavviso all’autorità di vigilanza del gruppo riguardo alla sua intenzione di porre fine alla sua cooperazione nel quadro degli accordi di coordinamento. L’autorità di vigilanza del gruppo informa gli altri membri e partecipanti per iscritto. Anche dopo la cessazione, le informazioni ottenute nell’ambito dei presenti accordi di coordinamento saranno tenute riservate come concordato negli stessi.

Fatto salvo il paragrafo 7, quando un nuovo membro o partecipante entra a far parte del collegio, solo la nuova autorità di vigilanza firmerà gli accordi di coordinamento esistenti.

Tali accordi di coordinamento possono essere modificati e ulteriormente sviluppati, se necessario, per esempio per riflettere i cambiamenti significativi di [inserire la denominazione del gruppo] (per esempio, la struttura complessiva del gruppo, il profilo di rischio). Possono anche essere modificati, eventualmente, per renderli compatibili con il diritto nazionale di un membro o partecipante, a meno che tali modifiche siano contrarie al diritto dell’Unione. Se le modifiche non sono compatibili con il diritto nazionale dei partecipanti di paesi terzi, il partecipante di un paese terzo può decidere di porre fine alla sua cooperazione nel quadro degli accordi di coordinamento, nel rispetto delle condizioni di cui al presente paragrafo. {Il collegio decide a quali condizioni gli accordi di coordinamento sono modificati, per esempio i tempi per la diffusione dei nuovi progetti di accordi o il processo per raggiungere un accordo sulla versione modificata degli accordi}

Se l’autorità di vigilanza del gruppo, previa consultazione del collegio, lo ritiene opportuno, gli accordi di coordinamento possono inoltre stabilire procedure per il processo di consultazione per quanto riguarda gli articoli 213-217, 219-221, 227, 244- 246, 250, 260 e 262 della direttiva solvibilità II. Spetta a ciascuna autorità di vigilanza del gruppo decidere se includere le procedure per il processo di consultazione sulle decisioni di cui agli articoli summenzionati negli accordi di coordinamento. Tale decisione dovrebbe essere riveduta quando gli accordi di coordinamento verranno aggiornati.

Nel caso di un cambiamento istituzionale intervenuto nella relativa giurisdizione, che implica il trasferimento dei poteri di vigilanza a un’altra autorità di vigilanza, quest’ultima autorità notifica per iscritto al collegio i diritti e i doveri di ogni predecessore previsti dalla normativa nazionale rilevante. Tale comunicazione deve essere effettuata entro 30 giorni dalla data dell’avvenuto cambiamento istituzionale.

[Sarà/Non sarà] fornita una sintesi/copia degli accordi di coordinamento al gruppo.

I termini di tali accordi sono stati compresi e accettati dai membri e partecipanti e firmati dai loro rappresentanti debitamente autorizzati.

Allegati

Allegato 1.A: Membri e partecipanti del collegio; parti coinvolte negli accordi

Allegato 1.B: Struttura del gruppo e principali attività del gruppo

Allegato 1.C: Serie di dati per lo scambio sistematico

Allegato 1.D: Informativa sulle concentrazioni dei rischi e sulle operazioni infragruppo

Allegato 1.E: Modello del piano di emergenza

Allegato 1.F: Elenco delle informazioni che possono formare l’oggetto di uno scambio all’interno del collegio in una situazione di crisi

Firma/e

Allegato 1.E - Piano di emergenza

Piano di emergenza per i collegi delle autorità di vigilanza

Informazioni riguardanti il presente documento:

{Le spiegazioni o le migliori prassi sono fornite tra parentesi. Forniscono orientamenti per la stesura di accordi individuali che dovrebbero essere adattati alle esigenze specifiche del singolo collegio}

Introduzione

Questo piano di emergenza sosterrà la gestione di una crisi emergente da parte dell’autorità di vigilanza del gruppo e del collegio delle autorità di vigilanza. Nello specifico mira a:

• facilitare lo scambio di informazioni riservate con breve preavviso all’interno del collegio;
• apportare trasparenza per quanto riguarda la struttura del gruppo;
• assicurare il buon esito di un’allerta di crisi precoce, al fine di ottimizzare il tempo per il coordinamento e la cooperazione;
• garantire un’informazione efficace ed efficiente all’interno del collegio e al pubblico qualora le imprese facenti parte del gruppo si trovino in difficoltà.

Questo piano di emergenza definisce le modalità per la gestione delle crisi di [inserire la denominazione del gruppo]. Inoltre, integra gli orientamenti e le istruzioni qualitative generali per la gestione dei casi di emergenza, che sono già contenuti in diversi documenti redatti dall’EIOPA.

Il contenuto del presente documento garantisce che ogni membro e partecipante del collegio abbia una visione d’insieme di come è strutturato il gruppo, al fine di valutare meglio le implicazioni transfrontaliere di una crisi (emergente). Garantirà la gestione rapida e riservata dei flussi informativi tra i membri e i partecipanti o con l’impresa, sulla base dell’elenco dei contatti aggiornati di cui al paragrafo 1.1 e attraverso canali di comunicazione sicuri prestabiliti.

In una situazione di emergenza è fondamentale giungere a una comprensione comune della ripartizione dei compiti in materia di comunicazione al pubblico delle misure adottate, degli esiti e delle informazioni sullo stato attuale. Il piano descrive pertanto un modello di base che può essere adattato per soddisfare le esigenze specifiche in una situazione di emergenza.

1. Coordinamento e cooperazione in situazioni di emergenza

Autorità di vigilanza

I referenti per tutte le autorità di vigilanza coinvolte nella vigilanza di questo gruppo, compresi i loro sostituti, sono identificati nell’elenco Helsinki Plus. Detto elenco include anche i recapiti (cfr. il paragrafo 5 del modello degli accordi di coordinamento e il relativo allegato 1.A) dei soggetti di cui sopra, fra cui i recapiti in caso di emergenza, se diversi.

L’elenco Helsinki Plus integra l’elenco dell’EIOPA in caso di crisi contenente i contatti di membri e osservatori¹² .

Allerta di emergenza

L’autorità di vigilanza, che viene a conoscenza della presenza di un dissesto finanziario potenzialmente grave o di fatti o eventi che possano dare origine a problemi significativi a livello di gruppo o di singola impresa, informa il più presto possibile l’autorità di vigilanza del gruppo.

¹² https://eiopa.europa.eu/restricted-area/infohub/directories/members-observers-crisiscontactlist/index.html.

L’autorità di vigilanza del gruppo informa immediatamente tutti i membri e i partecipanti interessati e l’EIOPA circa l’emergere di un dissesto finanziario potenzialmente grave a livello di gruppo o di fatti o eventi che possano dare origine a problemi significativi per il gruppo o a eventuali imprese partecipate.

{inizio facoltativo: Gli elenchi che seguono dovrebbero essere adattati alle esigenze del collegio.}

Nei seguenti casi dovrebbe essere lanciata un’allerta di emergenza:

Situazione di emergenza a livello di singola impresa:

• non conformità o rischio di non conformità con il requisito patrimoniale minimo;
• non conformità significativa o rischio di non conformità significativa con il requisito patrimoniale di solvibilità;
• grave violazione dei requisiti di legge, compresi i requisiti di governance;
• rischio di fallimento di un riassicuratore (esterno o interno al gruppo);
• rischio di insolvenza;
• inchiesta pubblica contro l’organo amministrativo, direttivo e di vigilanza di un’impresa (per esempio in caso di frode);
• sviluppi macroeconomici e finanziari, nonché sviluppi specifici al settore assicurativo, che possono avere un impatto (per esempio il rischio di contagio) sulla solidità finanziaria del gruppo o dell’impresa;
• interruzione del funzionamento di un sistema informatico fondamentale;
• rischio di gravi sinistri o di vendite improprie importanti. {questo elenco dovrebbe essere adattato alle esigenze del collegio}

Situazione di emergenza a livello di gruppo:

• non conformità o rischio di non conformità con il requisito patrimoniale di solvibilità di gruppo consolidato minimo;
• non conformità significativa o rischio di non conformità con il requisito patrimoniale di solvibilità di gruppo;
• grave violazione dei requisiti di legge, compresi i requisiti di governance;
• squilibrio nella distribuzione di fondi propri: indicatore di problemi di una singola impresa;
• problemi di liquidità dovuti alla struttura di partecipazione;
• rischio di insolvenza di imprese importanti facenti parte del gruppo;
• importante declassamento del rating dell’impresa madre o di un’impresa significativa che appartiene al gruppo, se del caso;
• forte caduta dei prezzi delle azioni di imprese quotate che appartengono al gruppo o dei loro principali azionisti dell’impresa madre;
• sviluppi macroeconomici e finanziari, nonché sviluppi specifici al settore assicurativo, che possono avere un impatto (per esempio il rischio di contagio) sulla solidità finanziaria del gruppo;
• interruzione del funzionamento di un sistema informatico fondamentale; {questo elenco dovrebbe essere adattato alle esigenze del collegio}

Valutazione della crisi

L’autorità di vigilanza del gruppo valuta la natura della crisi finanziaria e le relative conseguenze in collaborazione con i membri e i partecipanti interessati e l’EIOPA, al fine di giungere il prima possibile a una comprensione comune della crisi nell’ambito del collegio.

L’obiettivo della fase di valutazione è quello di valutare l’impatto complessivo della crisi, comprese le ricadute sistemiche, nonché di fondare una decisione se intervenire e, in caso affermativo, come intervenire. Le ricadute sistemiche possono verificarsi se un evento, per esempio il mancato impegno di un’impresa ad adempiere ai propri obblighi, innesca una reazione a catena che comporta la perdita di valore economico e della fiducia nel sistema finanziario, producendo in tal modo significativi effetti negativi sull’economia.

La valutazione della crisi si basa sul quadro analitico comune teso a valutare le ricadute sistemiche di una crisi finanziaria stabilito dal memorandum d’intesa sulla cooperazione tra le autorità di vigilanza finanziaria, le banche centrali e i ministeri delle finanze dell’Unione europea sulla stabilità finanziaria transfrontaliera (Bruxelles ECFIN/CEFCPE (2008) REP/53106 Rev)¹³ (in prosieguo “Memorandum d’intesa sulla stabilità finanziaria transfrontaliera”). {I piani di emergenza potrebbero utilmente includere una serie di modelli di segnalazione da scambiare in situazioni di emergenza.}

Uno scambio intenso e regolare di informazioni tra l’autorità di vigilanza del gruppo e i membri e i partecipanti interessati è essenziale durante la fase di valutazione della crisi. Per ragioni di riservatezza, le informazioni sono scambiate solo tramite canali di comunicazione sicuri.

Gestione della crisi

Spetta all’autorità di vigilanza del gruppo programmare e coordinare le attività di vigilanza in stretta collaborazione con i membri e i partecipanti interessati, coordinare la gestione della situazione e informare l’EIOPA sulle attività e sui progressi compiuti.

Una crisi finanziaria sistemica transfrontaliera ai sensi del Memorandum d’intesa sulla stabilità finanziaria transfrontaliera può essere tale da richiedere che siano intraprese azioni a livello ministeriale e coinvolti altri soggetti. La gestione della crisi in questi casi può essere diversa dalle procedure previste dal piano di emergenza. {I piani dovrebbero fare chiarezza sui soggetti coinvolti nella gestione di una crisi.} Sulla base di una valutazione comune della crisi, l’autorità di vigilanza del gruppo e i membri e i partecipanti della vigilanza interessati analizzeranno la necessità, l’ambito e le condizioni per eventuali azioni di vigilanza da intraprendere nei confronti del gruppo assicurativo o qualsiasi impresa che appartiene al gruppo. Le azioni di vigilanza e la condivisione di informazioni dovrebbero essere coordinate e allineate all’interno del collegio, al fine di garantire l’efficienza ed evitare incoerenze. Un altro settore di preparazione utile per il collegio si estenderebbe alla gestione di un registro dei poteri disponibili, ai vincoli di tempo sulle azioni e al funzionamento dei sistemi di garanzia assicurativa, se disponibili.

Comunicazione esterna

L’autorità di vigilanza del gruppo coordina la comunicazione al pubblico in ogni fase della crisi. Pertanto, assicura che le autorità di vigilanza interessate prendano in considerazione la comunicazione fatta al pubblico dall’autorità di vigilanza del gruppo.

La comunicazione al pubblico viene gestita in modo coordinato in tutte le fasi della crisi, tenendo conto della possibilità di esercitare discrezionalità per quanto riguarda le

¹³ https://www.ecb.europa.eu/pub/pdf/other/mou-financialstability2008en.pdf.

informazioni che dovrebbero (o non dovrebbero) essere divulgate al fine di mantenere la fiducia del mercato.

I membri e i partecipanti interessati preparano dichiarazioni pubbliche congiunte, anche nel caso in cui una sola autorità di vigilanza debba fare tale dichiarazione, quando può avere un impatto su altre autorità di vigilanza interessate.

Se è necessario, in circostanze eccezionali, i membri e i partecipanti interessati possono rilasciare dichiarazioni separate. Tuttavia, informano l’autorità di vigilanza del gruppo non appena possibile circa il rilascio di una dichiarazione pubblica.

Comunicazione tra autorità di vigilanza e imprese soggette a vigilanza

La comunicazione a livello di gruppo e di singola entità è preparata e coordinata con tutte le autorità di vigilanza interessate. L’autorità di vigilanza del gruppo è responsabile della comunicazione con l’impresa di assicurazione o di riassicurazione partecipante o la società di partecipazione assicurativa o la società di partecipazione finanziaria mista sulla situazione di crisi in merito a possibili azioni di vigilanza, tenendo le altre autorità di vigilanza competenti informate sulla comunicazione con il gruppo. Le autorità di vigilanza delle singole entità coinvolte nella crisi comunicano con tali singole entità, tenendo aggiornata l’autorità di vigilanza del gruppo riguardo alla comunicazione. L’autorità di vigilanza del gruppo informa poi le altre autorità di vigilanza coinvolte, se del caso.

L’autorità di vigilanza del gruppo distribuirà e riceverà informazioni riservate in una situazione di emergenza tramite la sua infrastruttura sicura di posta elettronica. Questa infrastruttura dovrebbe essere controllata regolarmente dall’autorità di vigilanza del gruppo, e dagli altri membri e partecipanti.

Nucleo specializzato in situazioni di emergenza

In una situazione di crisi, il collegio può essere organizzato per offrire una combinazione di diversi livelli di associazione di membri e partecipanti, a seconda della loro situazione specifica¹⁴. L’autorità di vigilanza del gruppo può decidere di istituire un nucleo di vigilanza più piccolo in seno al collegio per gestire la situazione di emergenza. Ciò può essere particolarmente utile se solo una parte del gruppo è interessata. Per le crisi più estese, l’autorità di vigilanza del gruppo dovrebbe coordinare le misure di vigilanza delle autorità di vigilanza delle entità significative facenti parte del gruppo. L’autorità di vigilanza del gruppo informa il collegio della creazione del nucleo e assicura che lo scambio di informazioni rilevanti ed essenziali nell’ambito del collegio non venga compromesso.

Informazioni da scambiare in situazioni di crisi

Tutti i membri e i partecipanti del collegio sono in grado di produrre in tempi brevi le informazioni aggiornate incluse nell’allegato 1.F: Elenco delle informazioni che possono formare l’oggetto di uno scambio all’interno del collegio in una situazione di crisi.

{Le informazioni di cui all’allegato 1.F costituiscono un esempio di migliori prassi e la base per una gestione efficace della situazione di emergenza e lo scambio di informazioni all’interno del collegio.}

¹⁴ Principio 1 dei collegi delle autorità di vigilanza – 10 Common Principles (10 principi comuni), 27 gennaio 2009, CEIOPS-SEC-54/08.

Meccanismo di controllo per il piano di emergenza

L’autorità di vigilanza del gruppo è autorizzata a verificare il funzionamento di questo piano di emergenza una volta l’anno, al fine di migliorare costantemente il processo di gestione di emergenza presso il collegio. I risultati della verifica saranno discussi all’interno del collegio.

Il piano di emergenza sarà aggiornato almeno ogni 12 mesi e prevede la verifica di tutti gli elementi di questo documento.

{Nel caso in cui questo piano di emergenza venga aggiornato, la numerazione della prima pagina e della tabella a pagina 2 dovrebbe essere modificata.}

Allegato 1.F – Elenco delle informazioni che possono formare l’oggetto di uno scambio all’interno del collegio in una situazione di crisi

{L’elenco dovrebbe essere adattato alle esigenze del collegio e al contesto della situazione di emergenza.}

GS = autorità di vigilanza del gruppo

IS = autorità di vigilanza della singola impresa

RSR = autorità di vigilanza interessata = autorità di vigilanza interessata diversa dall’autorità di vigilanza assicurativa