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Leitlinien zur operativen Funktionsweise von Kollegien

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EIOPA-BoS-14/146 DE

Leitlinien zur operativen Funktionsweise von Kollegien

Einleitung

1.1. Gemäß der Richtlinie 2009/138/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 betreffend die Aufnahme und Ausübung der Versicherungs- und Rückversicherungstätigkeit (nachfolgend “Solvabilität II-Richtlinie”)¹ , hier insbesondere Artikel 248 Absatz 6 und Artikel 21 der Verordnung (EU) Nr. 1094/2010 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. November 2010 zur Errichtung einer Europäischen Aufsichtsbehörde (Europäische Aufsichtsbehörde für das Versicherungswesen und die betriebliche Altersversorgung), zur Änderung des Beschlusses Nr. 716/2009/EG² und zur Aufhebung des Beschlusses 2009/79/EG der Kommission (nachfolgend “EIOPA-Verordnung”) wurden von der EIOPA Leitlinien zur operativen Funktionsweise der Kollegien entwickelt. Diese Leitlinien behandeln die praktischen Bedürfnisse der Kollegien der Aufsichtsbehörden für ihre operative Funktionsweise, wie sie von der EIOPA in umfassenden Bewertungen ihrer Arbeit durch Aktionspläne für Kollegien, den Kollegienberichten und -analysen der EIOPA ermittelt wurden. Auf Grundlage dieser Elemente hat die EIOPA den erforderlichen Grad an Konvergenz beurteilt und die Bereiche und Inhalte ermittelt, die durch diese Leitlinien zu behandeln sind.
1.2. Diese Leitlinien sollen die Aufgaben der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde erleichtern sowie die Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden verbessern. Durch die Entwicklung von gemeinsamen Praktiken und einer Aufsichtskultur gewährleisten sie eine einheitliche operative Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden und eine konvergente Anwendung des Unionsrechts bei der Ausübung der Aufsicht im Kontext der Kollegien der Aufsichtsbehörden. Ebenso sollen diese Leitlinien die Wettbewerbsgleichheit auf dem Binnenmarkt verbessern und den Verwaltungsaufwand der Versicherungs- und Rückversicherungsunternehmen und Aufsichtsbehörden durch den Ansatz der Verhältnismäßigkeit bei ihrer praktischen Anwendung verringern.
1.3. Diese Leitlinien bieten einen Fahrplan zum Aufbau eines Kollegiums der Aufsichtsbehörden zur Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen dessen Mitgliedern und Teilnehmern bei ihrer gemeinsamen Aufsichtsarbeit, wie Informationsaustausch, Risikobewertungen, Prüfungen vor Ort, Entscheidungsfindungsprozesse und Konsultationen.
1.4. Diese Leitlinien wenden sich an Aufsichtsbehörden, die Mitglieder oder Teilnehmer von Kollegien der EWR-Gruppen sind.
1.5. Während die EIOPA gemäß Artikel 21 der EIOPA-Verordnung Mitglied der Kollegien der Aufsichtsbehörden ist, obliegt die Verantwortung für die

¹ ABl. L 335 vom 17.12.2009, S. 1.

² ABl. L 331 vom 15.12.2010, S. 48.

tägliche Aufsicht der Versicherungs- und Rückversicherungsunternehmen den nationalen Aufsichtsbehörden.
1.6. Bei der Teilnahme an den Aktivitäten des Kollegiums der Aufsichtsbehörden wird die EIOPA gemäß Artikel 21 und 28 der EIOPA-Verordnung die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde und das Kollegium der Aufsichtsbehörden auf Anfrage und auf eigene Initiative durch Bereitstellung von Informationen, Beratung, Praxisbeispielen und den Austausch von bewährten Methoden unterstützen und die Durchführung der EIOPA-Arbeiten zu Kollegien der Aufsichtsbehörden fördern. Die EIOPA wird das Delegieren von Aufgaben innerhalb der Kollegien der Aufsichtsbehörden dadurch erleichtern, dass sie diejenigen Aufgaben ermittelt, die delegiert oder gemeinsam wahrgenommen werden können, wobei sie dem Grundsatz der Übertragung der Aufsichtskompetenz an eine Aufsichtsbehörde folgt, die am besten dazu in der Lage ist, in der betreffenden Angelegenheit Maßnahmen zu ergreifen.
1.7. Darüber hinaus sorgt die EIOPA dafür, dass mikroökonomische Risikobewertungen, die von den Kollegien der Aufsichtsbehörden durchgeführt werden, zur Evaluierung der makroökonomischen Risiken zu Zwecken der Finanzstabilität beitragen.
1.8. In ihrer Funktion als Aufsichtsorgan wird die EIOPA die Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden überwachen und für den Rat der Aufseher regelmäßig einen umfassenden Bericht über das Ergebnis dieser Kontrollen erstellen. Wenn dies angezeigt ist, kann die EIOPA von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde weitere Beratungen, zusätzliche Kollegiensitzungen oder Tagesordnungspunkte verlangen. Auf Wunsch der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde ist die EIOPA bereit, Entscheidungsfindungsprozesse innerhalb des Kollegiums der Aufsichtsbehörden zu erleichtern.
1.9. Die EIOPA übernimmt weder die Aufgaben der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde bezüglich des Vorsitzes und der Leitung des Kollegiums der Aufsichtsbehörden noch deren Aufsichtsaufgaben und Zuständigkeiten. Im Falle einer formellen Abstimmung im Kollegium der Aufsichtsbehörden ist die EIOPA bereit, ihre Stellungnahme abzugeben, sie nimmt jedoch nicht an der formellen Abstimmung teil.
1.10. Die Leitlinien gelten ab 1. April 2015 mit Ausnahme der Leitlinien 17 bis 18, die ab dem 1. Januar 2016 gelten.
1.11. Für die Zwecke dieser Leitlinien wurden die folgenden Definitionen entwickelt:
- Verweise in diesen Leitlinien auf die “für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde” beziehen sich auf die Aufsichtsbehörde, die die Kriterien gemäß Artikel 247 der Solvabilität II-Richtlinie erfüllt, sogar noch bevor die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde durch das Kollegium gemäß diesen Kriterien eingesetzt wird.
Verweise in diesen Leitlinien auf “andere verbundene Unternehmen” beziehen sich auf ein Unternehmen, das kein Tochterunternehmen ist, an dem eine Beteiligung gehalten wird, oder auf ein Unternehmen, das mit einem anderen Unternehmen durch eine Beziehung gemäß Artikel 12 Absatz 1 der Richtlinie 83/349/EWG verbunden ist, unabhängig davon, ob sich sein Sitz im EWR oder in einem Drittland befindet.
Verweise in diesen Leitlinien auf “Mitglieder” beziehen sich auf die Mitglieder des Kollegiums, wie in Artikel 248 Absatz 3 der Solvabilität II-Richtlinie ausgewiesen, einschließlich:
- der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde;
- EWR-Aufsichtsbehörden der Tochterunternehmen;
- EIOPA.
Verweise in diesen Leitlinien auf “Teilnehmer” beziehen sich auf:
- Behörden, denen es vorbehaltlich einer Einladung durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde gemäß [Artikel 354 der Durchführungsmaßnahmen]³ erlaubt ist, an den nach Artikel 248 Absatz 3 der Solvabilität II-Richtlinie vorgesehenen Kollegien teilzunehmen, einschließlich:
  - o EWR-Aufsichtsbehörden von bedeutenden Zweigniederlassungen;
  - o EWR-Aufsichtsbehörden anderer verbundener Unternehmen;
  - o Drittlandbehörden zur Beaufsichtigung von verbundenen Unternehmen, einschließlich Tochterunternehmen
- in Anwendung von Artikel 252 der Solvabilität II-Richtlinie und vorbehaltlich einer Einladung durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde, Behörden, die für die Beaufsichtigung von Kreditinstituten und Wertpapierfirmen, die Teil der Gruppe sind, zuständig sind.
Verweise in diesen Leitlinien auf ein “Kollegium” beziehen sich auf das Kollegium der Aufsichtsbehörden gemäß Artikel 212 Absatz 1 Buchstabe e der Solvabilität II-Richtlinie.
1.12. Begriffe, die in diesen Leitlinien nicht definiert werden, haben die Bedeutung, die ihnen in den Rechtsakten, auf die in der Einleitung verwiesen wird, zugewiesen wurden.

³ ABl. L 12 vom 17.01.2015, S. 1-797.

Abschnitt I: Gründung des Kollegiums

Leitlinie 1 - Zuordnung zur Gruppe und Ermittlung der Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums

1.13. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde oder, wenn diese noch nicht eingesetzt wurde, die Aufsichtsbehörde, die bei Anwendung der Kriterien gemäß Artikel 247 Absatz 2 der Solvabilität II-Richtlinie für die Gruppenaufsicht zuständig wäre, nimmt die Zuordnung der verbundenen Unternehmen und Zweigniederlassungen zur Gruppe vor, um die Gruppenstruktur zu bestimmen und alle Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums zu ermitteln.
1.14. Die Zuordnung sollte spätestens nach Änderungen der Gruppenstruktur überprüft werden, damit das Kollegium beurteilen kann, ob die Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums angemessen sind, und bestätigen kann, dass keine Notwendigkeit für die Benennung einer anderen Aufsichtsbehörde als für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde notwendig ist.
1.15. Darüber hinaus sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde oder die Aufsichtsbehörde, die bei Anwendung der Kriterien gemäß Artikel 247 Absatz 2 der Solvabilität II-Richtlinie die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde wäre, vom beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen oder der Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischten Finanzholdinggesellschaft verlangen, eine erste Analyse ihrer Gruppenstruktur, einschließlich einer Bewertung des in der Praxis beherrschend oder maßgeblich ausgeübten Einflusses auf ein Unternehmen durch ein anderes Unternehmen, das Teil der Gruppe ist, durchzuführen und vorzulegen, sowie Informationen über die Zweigniederlassungen innerhalb der Gruppe zu liefern.

Leitlinie 2 - Kriterien zur Beurteilung der Maßgeblichkeit und Wesentlichkeit der verbundenen Unternehmen

1.16. Die Aufsichtsbehörden, die im Zuordnungsprozess als Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums ermittelt wurden, sollten an der Beurteilung der Maßgeblichkeit und Wesentlichkeit der Unternehmen durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde und der Begründung dieser Beurteilung mitwirken.

Bei der Beurteilung der Maßgeblichkeit der Unternehmen innerhalb der Gruppe sollten die Aufsichtsbehörden zumindest die folgenden Faktoren berücksichtigen:

a) das Verhältnis der Bilanz eines Unternehmens zur Bilanzsumme der Gruppe;
b) den verhältnismäßigen Beitrag eines Unternehmens zur Gruppen-Solvabilitätskapitalanforderung;
c) den verhältnismäßigen Beitrag eines Unternehmens zu den Eigenmitteln der Gruppe;
d) den Beitrag eines Unternehmens zur Leistung und dem Ergebnis der Gruppe als Ganzes;
e) die Rolle des Unternehmens innerhalb der Organisationsstruktur, Systeme und Kontrollen der Gruppe; seine Risikomanagementfunktionen und die Beaufsichtigung der Überwachung und Steuerung von Risiken im Unternehmen durch die Geschäftsleitung;
f) die Höhe des Einflusses, der auf die Unternehmen ausgeübt wird;
g) die Interaktionen zwischen Unternehmen.
1.17. Bei der Beurteilung der Wesentlichkeit der Unternehmen für den lokalen Markt sollten die Aufsichtsbehörden zumindest die folgenden Faktoren berücksichtigen:
- a) den Marktanteil des Unternehmens;
- b) die Rolle des Unternehmens auf bestimmten Märkten;
- c) das Verhältnis der Bilanzsumme der Gruppe zu der Bilanzsumme aller Gruppen in einem bestimmten Mitgliedstaat oder einem Drittland;
- d) die Höhe des Risikos, dem das Unternehmen ausgesetzt ist, und potenzielle Auswirkungen auf den lokalen Markt;
- e) die Rolle des Unternehmens in der Infrastruktur des Finanzsystems.

Leitlinie 3: Ergebnisse der Bewertung der Maßgeblichkeit und Wesentlichkeit von Zweigniederlassungen und verbundenen Unternehmen

1.18. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte die Ergebnisse der Maßgeblichkeit und Wesentlichkeit betrachten und sowohl für die Entscheidung, ob die Aufsichtsbehörden der bedeutenden Zweigniederlassungen und anderer verbundenen Unternehmen zu den Sitzungen des Kollegiums eingeladen werden, als auch für die Festlegung der Organisationsstruktur des Kollegiums und seines Arbeitsplans verwenden.

Leitlinie 4 - Einladung von Aufsichtsbehörden aus Drittländern

1.19. Wenn Aufsichtsbehörden aus Drittländern eingeladen werden, dem Kollegium als Teilnehmer beizutreten, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sie auffordern, die Koordinierungsvereinbarung zu unterzeichnen und nachzuweisen, dass sie der Koordinierungsvereinbarung ihrem nationalen Recht nach entsprechen können. Insbesondere müssen die Anforderungen bezüglich des Berufsgeheimnisses des Drittlandes unter Bezugnahme auf die Anforderungen gemäß Artikel 66 der Solvabilität II-Richtlinie beurteilt werden.
1.20. Können die Drittland-Aufsichtsbehörden der Koordinierungsvereinbarung, einschließlich der Einhaltung der Anforderungen bezüglich des Berufsgeheimnisses, nicht zustimmen, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde die Organisation des Kollegiums dahingehend anpassen, dass die Vertraulichkeit und das Berufsgeheimnis unter allen Umständen gewährleistet sind.

Leitlinie 5 - Garantien im Hinblick auf Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis

1.21. Hat ein Mitglied oder ein Teilnehmer des Kollegiums Kenntnis von einer Angelegenheit im Hinblick auf die Vertraulichkeit oder das Berufsgeheimnis, die sich negativ auf die Bewertung der zuvor als gleichwertig eingestuften Geheimhaltungsregelung einer Drittlandbehörde auswirkt, sollte es bzw. er den anderen Mitgliedern und Teilnehmern die relevanten Informationen so schnell wie möglich zukommen lassen.

Abschnitt II: Erste Sitzung des Kollegiums

Leitlinie 6 - Zeitliche Planung der ersten Sitzung

1.22. Die erste Sitzung des Kollegiums wird von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde nach Fertigstellung der Übersicht über die Struktur der Gruppe und der Beurteilung der Maßgeblichkeit und Wesentlichkeit der Zweigniederlassungen und verbundenen Unternehmen und nicht später als drei Monate nach Abschluss der Zuordnung zur Gruppe anberaumt.
1.23. Für den Fall, dass ein Kollegium bereits zum Zeitpunkt der Anwendung dieser Leitlinien gegründet worden ist, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde prüfen, ob die operative Funktionsweise des Kollegiums diesen Leitlinien entspricht, und dessen Funktionsweise gegebenenfalls anpassen.

Leitlinie 7 - Tagesordnung der ersten Sitzung

1.24. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte für die Tagesordnung der ersten Sitzung des Kollegiums zumindest die folgenden Punkte vorsehen:
- a) formale Benennung der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde;
- b) Beschreibung des Umfangs der Gruppenaufsicht, gegebenenfalls einschließlich einer Erklärung der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde über ihre Entscheidung, ein Unternehmen aus dem Umfang der Gruppenaufsicht auszuschließen;
- c) Erläuterung von Seiten der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde zur Logik ihrer ersten Zuordnungsentscheidungen und zu jeglicher wesentlichen Abweichung von der Beurteilung anderer Mitglieder oder Teilnehmer;
- d) Vorschlag hinsichtlich der Koordinierungsvereinbarung, mit der die Organisationsstruktur des Kollegiums und die Methoden des Informationsaustausches zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern festgelegt werden.
1.25. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte den ersten Vorschlag für die Koordinierungsvereinbarung des Kollegiums mindestens vier Wochen vor der Sitzung verbreiten, womit die Sechs-Monats-Frist nach Leitlinie 8 beginnt.

Leitlinie 8 - Die Koordinierungsvereinbarung

1.26. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte die Koordinierungsvereinbarung auf der Grundlage der Vorlage in Anhang 1 entwerfen. Der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde sollte es gestattet sein, die Vorlage zu ändern und weiterzuentwickeln, einschließlich der Anpassung von Terminen und Zeitfenstern an die Bedürfnisse des Kollegiums, wo dies angezeigt scheint. Sie sollte den anderen Mitgliedern und Teilnehmern schriftlich die Gründe für diese Änderungen und Weiterentwicklungen darlegen.
1.27. Die Mitglieder und Teilnehmer sollten innerhalb von sechs Monaten ab dem Datum, an dem ihnen die Vereinbarung gemäß Leitlinie 7 formell von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde vorgeschlagen wurde, zu einer Einigung gelangen und die Vereinbarung unterzeichnen. In der Koordinierungsvereinbarung sollte festgelegt sein, wann und unter welchen Bedingungen sie in Kraft tritt.
1.28. Die Koordinierungsvereinbarung sollte, sofern von Mitgliedern und Teilnehmern nicht anders vereinbart, in Englisch abgefasst werden.

Abschnitt III: Laufender Betrieb des Kollegiums

Leitlinie 9 - Organisationsstruktur und fachbezogene Teams

1.29. Bei der Festlegung der Organisationsstruktur des Kollegiums sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde die Maßgeblichkeit und Wesentlichkeit der verbundenen Unternehmen berücksichtigen. Gegebenenfalls sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde verschiedene fachbezogene Teams für bestimmte Arbeitsabläufe oder Projekte aufstellen. Mitglieder des Kollegiums sollten sich auf die Zusammensetzung, den Vorsitz sowie die Ziele und den Zweck des jeweiligen fachbezogenen Teams einigen, einschließlich der Art und Weise, wie die fachbezogenen Teams ihre Erkenntnisse dem Kollegium weiterleiten.
1.30. Wenn fachbezogene Teams innerhalb des Kollegiums eingerichtet werden, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde für die Koordinierung der Arbeit dieser Teams Sorge tragen.
1.31. Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums, einschließlich jener Mitglieder und Teilnehmer, die nicht in fachbezogenen Teams involviert sind, sollten regelmäßig über die Entwicklungen der fachbezogenen Teams informiert werden, wo dies angezeigt ist.

Leitlinie 10 - Hauptaufgaben der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde

1.32. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte die Leitung bei den Aktivitäten des Kollegiums übernehmen, den Vorsitz bei seinen Sitzungen innehaben und ein geeignetes Verfahren zur Unterstützung seiner operativen Funktionsweise entwickeln. Zu diesem Zweck sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde unter anderem:

a) die Kontaktdaten ihrer Mitglieder und Teilnehmer aktualisieren, sobald Änderungen auf Grundlage der von den anderen Mitgliedern und Teilnehmern eingesandten Überprüfungen eintreten;
b) die anderen Mitglieder und Teilnehmer innerhalb einer in der Koordinierungsvereinbarung festzulegenden angemessenen Frist darüber informieren, dass eine Sitzung des Kollegiums stattfinden wird, wovon Ad-hoc- oder Krisensituationen ausgenommen sind;
c) die Tagesordnung der Sitzungen des Kollegiums mit klar definierten Zielen erstellen;
d) die Sitzungen des Kollegiums protokollieren;
e) Handlungspunkte, die von Mitgliedern und Teilnehmern vereinbart wurden, formalisieren und nachverfolgen;
f) in Zusammenarbeit mit den anderen Mitgliedern und Teilnehmern den Arbeitsplan des Kollegiums entwickeln;
g) eine aufsichtliche Prüfung und Beurteilung der Finanzlage der Gruppe durchführen und, um diese Aufgabe zu erleichtern, die anderen Mitglieder und Teilnehmer konsultieren;
h) die Organisationsstruktur und Koordinierungsvereinbarung im Hinblick auf die fortlaufende Effizienz der Gruppenaufsicht prüfen;
i) in Fällen, in denen eine Änderung der Gruppenstruktur eine entsprechende Entscheidung bedingen könnte, über die Notwendigkeit diskutieren, eine neue für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde zu benennen.

Leitlinie 11 - Entwurf der Tagesordnung und Dokumentation

1.33. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte den Entwurf der Tagesordnung im Vorfeld der Sitzung in Übereinstimmung mit der Koordinierungsvereinbarung verteilen. Mitglieder und Teilnehmer sollten Änderungen beantragen können. Die aktuelle Version des Tagesordnungsentwurfs sollte zusammen mit den Unterlagen, die von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde oder durch andere Mitglieder oder Teilnehmer im Vorfeld der Sitzung gemäß der Koordinierungsvereinbarung erstellt wurden, an die Mitglieder und Teilnehmer versendet werden.

Leitlinie 12 - Arbeitsplan des Kollegiums

1.34. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte einen auf die Gruppenaufsicht ausgerichteten Arbeitsplan für das Kollegium erstellen und diesen aktualisieren, sobald die Umstände dies erfordern. Mitglieder und, wenn es sie betrifft, Teilnehmer sollten den Arbeitsplan des Kollegiums besprechen und ihm zustimmen. Dies sollte keine Aufsichtsbehörde daran hindern, einen gesonderten Aufsichtsplan für ein Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen aufzustellen, das Teil der Gruppe ist.
1.35. Der Arbeitsplan des Kollegiums sollte das Kollegium bei der Planung und Koordinierung der Hauptarten der Aufsichtstätigkeiten sowohl vor Ort, zum Beispiel bei gemeinsamen Prüfungen vor Ort, als auch bei

standortunabhängigen Arbeiten unterstützen. Er sollte auch die relevanten Aspekte des Aufsichtsplans zur Gruppenaufsicht enthalten. Jede geplante große Vor-Ort-Prüfung der Unternehmen mit der größten Maßgeblichkeit, die im bevorstehenden Jahr von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und den anderen Mitgliedern und Teilnehmern durchzuführen ist, sollte ebenfalls in den Arbeitsplan des Kollegiums aufgenommen werden, ungeachtet der Tatsache, ob es sich um gemeinsame Prüfungen handelt oder nicht. Darüber hinaus sollte der Arbeitsplan des Kollegiums festlegen, welches Mitglied oder welcher Teilnehmer für die jeweilige geplante Prüfung verantwortlich ist.

1.36. Im Arbeitsplan des Kollegiums sollten außerdem die wichtigsten regelmäßigen Sitzungen und die Behörden, die hieran teilnehmen, enthalten sein.
1.37. Unabhängig von den im ersten Absatz erwähnten Aktualisierungen sollten in regelmäßigen Abständen im Kollegium kritische Überprüfungen der Ergebnisse des Arbeitsplans des Kollegiums vorgenommen werden. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte diese Überprüfung mindestens einmal jährlich bei der Bewertung der Arbeitsleistung des Kollegiums durchführen.

Leitlinie 13 - Kommunikationskanäle

1.38. Um einen effizienten Informationsaustausch zu gewährleisten, sollten die Mitglieder und Teilnehmer die Nutzung des gesamten Spektrums der Kommunikationskanäle im Kollegium in Erwägung ziehen, vorausgesetzt, dass die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet ist.

Leitlinie 14 - Zusammenarbeit der Aufsichtsbehörden im Rahmen des aufsichtlichen Überprüfungsverfahrens

1.39. Mitglieder des Kollegiums und, wo angezeigt, Teilnehmer, sollten kooperieren und Informationen innerhalb des Kollegiums austauschen, damit das Kollegium eine gemeinsame Einschätzung der Risiken der Gruppe im Rahmen des aufsichtlichen Überprüfungsverfahrens entwickeln kann.

Leitlinie 15 - Kommunikation mit beaufsichtigten Unternehmen

1.40. Mit Ausnahme der in Artikel 251 Absatz 1 der Solvabilität II-Richtlinie beschriebenen Situation sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde für die Kommunikation mit den beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen, der Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischten Finanzholdinggesellschaft zuständig sein. In der in Artikel 251 Absatz 1 der Solvabilität II-Richtlinie beschriebenen Situation sollte die Aufsichtsbehörde desjenigen Mitgliedstaates, in dem ein Mutterunternehmen seinen Sitz hat, für die Kommunikation mit diesem Unternehmen verantwortlich sein. Die anderen Mitglieder und Teilnehmer sollten für die Kommunikation mit den einzelnen Unternehmen verantwortlich sein.
1.41. Mitglieder und Teilnehmer sollten Informationsanfragen an die beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen,
Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischte Finanzholdinggesellschaft sowie an einzelne Unternehmen, die der Gruppe angehören, untereinander koordinieren, um doppelte Anfragen zu vermeiden.
1.42. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte in regelmäßigen Abständen multilaterale Treffen zwischen Mitgliedern und Teilnehmern und dem Verwaltungs-, Management-, Aufsichtsorgan oder anderen Vertretern der beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen, Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischten Finanzholdinggesellschaft der Gruppe oder einem Vertreter aller relevanten Unternehmen, die Teil der Gruppe sind, organisieren.
1.43. Gegebenenfalls sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde der Gruppe den Entwurf der Tagesordnung im Vorfeld der Sitzung zukommen lassen.

Leitlinie 16 - Konsultationsprozess innerhalb des Kollegiums

1.44. Wenn eine andere von den einschlägigen Bestimmungen der Solvabilität II-Richtlinie betroffene Aufsichtsbehörde konsultiert wird, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde oder, wo es relevant ist, eines bzw. einer der anderen Mitglieder oder Teilnehmer das folgende Verfahren einhalten:
- a) Sie sollte einen schriftlichen Vorschlag mit den Beweggründen an die betroffenen Aufsichtsbehörden schicken und, wo dies angezeigt ist, eine Kopie an die anderen Mitglieder und Teilnehmer, um einen effizienten Informationsaustausch zu gewährleisten;
- b) sie sollte den betroffenen Aufsichtsbehörden die Möglichkeit einräumen, innerhalb eines in der Koordinierungsvereinbarung festgelegten Zeitraums zu reagieren;
- c) gegebenenfalls sollte sie auch einen schriftlichen Vorschlag an die Gruppe senden und der Gruppe die Möglichkeit einräumen, innerhalb eines vereinbarten Zeitrahmens zu reagieren;
- d) sie sollte eine Sitzung zur Erörterung der relevanten Themen anberaumen, wenn dies von einer der betroffenen Aufsichtsbehörden für notwendig erachtet wird;
- e) sie sollte die endgültige Entscheidung zusammen mit den Stellungnahmen der betroffenen Aufsichtsbehörden und denen der Gruppe und gegebenenfalls den Gründen für eine Abweichung von diesen Stellungnahmen an die Mitglieder und, soweit angezeigt, an die Teilnehmer senden.

Leitlinie 17 - Kommunikation mit der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde vor dem Festlegen eines Kapitalaufschlags für ein verbundenes Unternehmen

1.45. Die für die Beaufsichtigung eines Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmens, das Teil der Gruppe ist, verantwortliche Aufsichtsbehörde, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informieren, die unverzüglich die anderen Mitglieder und Teilnehmer informieren sollte, wenn sie zu dem Schluss kommt, dass:

a) das Risikoprofil des Unternehmens erheblich von den Annahmen abweicht, die der Berechnung der Solvenzkapitalanforderungen zu Grunde lagen;
b) das Governance-System des Unternehmens erheblich von den Vorschriften gemäß Artikel 41 bis 49 der Solvabilität II-Richtlinie abweicht, was das Unternehmen daran hindert, die Risiken, denen es ausgesetzt ist oder ausgesetzt sein könnte, ordnungsgemäß zu erkennen, zu messen, zu überwachen, zu managen oder darüber Bericht zu erstatten, oder
c) das Unternehmen die Matching-Anpassung gemäß Artikel 77b der Solvabilität II-Richtlinie, die Volatilitätsanpassung gemäß Artikel 77d der Solvabilität II-Richtlinie oder Übergangsmaßnahmen gemäß Artikel 308c und Artikel 308d der Solvabilität II-Richtlinie anwendet und das Risikoprofil dieses Unternehmens erheblich von den Annahmen abweicht, die diesen Anpassungen und Übergangsmaßnahmen zu Grunde liegen.

Leitlinie 18 - Kommunikation mit dem Kollegium vor dem Festlegen eines Kapitalaufschlags auf Gruppenebene

1.46. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte die anderen Mitglieder und Teilnehmer informieren, wenn sie zu dem Schluss kommt, dass:
- a) das Risikoprofil der Gruppe erheblich von den Annahmen abweicht, die der Berechnung der Solvenzkapitalanforderung der Gruppe zu Grunde lagen;
- b) das Governance-System der Gruppe erheblich von den Vorschriften gemäß Artikel 41 bis 49 der Solvabilität II-Richtlinie abweicht, was die Gruppe daran hindert, die Risiken, denen sie ausgesetzt ist oder ausgesetzt sein könnte, ordnungsgemäß zu erkennen, zu messen, zu überwachen, zu managen oder darüber Bericht zu erstatten, oder
- c) die Gruppe die Matching-Anpassung gemäß Artikel 77b der Solvabilität II-Richtlinie, die Volatilitätsanpassung gemäß Artikel 77d der Solvabilität II-Richtlinie oder Übergangsmaßnahmen gemäß Artikel 308c und Artikel 308d der Solvabilität II-Richtlinie anwendet und das Risikoprofil der Gruppe erheblich von den Annahmen abweicht, die diesen Anpassungen und Übergangsmaßnahmen zu Grunde liegen.

Leitlinie 19 - Ad-hoc-Austausch von Informationen

1.47. Bei Informationen, die nicht durch den Informationsaustausch auf systematischer Basis abgedeckt sind und für die in der Solvabilität II-Richtlinie oder in den Durchführungsmaßnahmen keine abweichende Regelung vorgesehen ist, sollte das folgende Verfahren für den Ad-hoc-Austausch von Informationen innerhalb des Kollegiums gelten, wenn ein Mitglied oder ein Teilnehmer von relevanten Informationen Kenntnis erhält:
- a) Mitglieder und Teilnehmer sollten die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde über alle relevanten Informationen informieren;
- b) die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte weitere für die Gruppenaufsicht relevante Informationen anfordern, wenn dies angezeigt ist;
c) die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte den anderen Mitgliedern und Teilnehmern so schnell wie möglich alle relevanten Informationen zusenden, die möglicherweise einer Bewertung durch sie bedürfen;
d) Mitglieder und Teilnehmer sollten von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde weitere einschlägige Angaben über die einzelnen Unternehmen unter ihrer Aufsicht anfordern, wo dies angezeigt ist;
e) Mitglieder und Teilnehmer sollten die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde über die Aufsichtstätigkeiten und Maßnahmen, die sie ergriffen haben oder zu ergreifen gedenken, gegebenenfalls einschließlich der wichtigsten Ergebnisse und Schlussfolgerungen solcher Tätigkeiten, informieren.
1.48. Wenn diese Informationen die Gruppe betreffen, sollte das folgende Verfahren für den Ad-hoc-Austausch von Informationen innerhalb des Kollegiums gelten:
- a) die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte die anderen Mitglieder und Teilnehmer über die für sie relevanten Informationen informieren, sobald diese verfügbar sind;
- b) Mitglieder und Teilnehmer sollten weitere relevante Informationen über die einzelnen Unternehmen unter ihrer Aufsicht anfordern, wo dies angezeigt ist;
- c) die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte die anderen betroffenen Mitglieder und Teilnehmer über die Aufsichtstätigkeiten und die auf Gruppenebene getroffenen Maßnahmen informieren, wo dies relevant ist.

Abschnitt IV: Gemeinsame und lokale Prüfungen

Leitlinie 20 – Gemeinsame Prüfungen vor Ort

1.49. Jedes EWR-Mitglied oder jeder Teilnehmer des Kollegiums, das bzw. der Informationen gemäß Artikel 255 der Solvabilität II-Richtlinie überprüfen möchte, die es oder er für die Aufsicht der Gruppe oder von Einheiten innerhalb der Gruppe für angemessen erachtet, sollte die Möglichkeit haben, unter Nennung von Umfang und Ziel eine gemeinsame Prüfung vor Ort zu verlangen, wobei die Notwendigkeit zu beachten ist, Doppelarbeit zwischen den Aufsichtsbehörden zu vermeiden. Die zu überprüfenden Informationen sollten für Aufsichtszwecke, einschließlich unter anderem als Ergänzung der Off-Site-Analyse erforderlich sein und dazu beitragen, Probleme zu erkennen, die möglicherweise bei der Off-Site-Analyse nicht erkennbar sind, weil sie das Umfeld berücksichtigen, in dem die Unternehmen tätig sind.
1.50. Die Aufsichtsbehörde, die eine gemeinsame Prüfung vor Ort verlangt, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde unter Angabe von Umfang und Zweck der Prüfung darüber informieren. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte dann die EIOPA sowie die anderen Mitglieder und Teilnehmer benachrichtigen, die ein Interesse an einer Teilnahme an der Prüfung vor Ort oder an ihrem Ergebnis haben oder davon betroffen sein könnten. Sobald die beteiligten Behörden ermittelt wurden, sollten sie den
endgültigen Umfang, Zweck, die Struktur und die Aufgabenverteilung für die Prüfung erörtern und vereinbaren, einschließlich der Frage, wer die Prüfung vor Ort leiten wird.
1.51. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte über den Verlauf und die Ergebnisse der gemeinsamen Prüfung vor Ort informiert werden.

Leitlinie 21- Prüfungen vor Ort

1.52. Wo dies für die Gruppenaufsicht relevant ist, sollte die Aufsichtsbehörde eines Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmens, das Teil der Gruppe ist, die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informieren, wenn sie beabsichtigt, eine Prüfung vor Ort durchzuführen, und der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde die wichtigsten Ergebnisse und Schlussfolgerungen einer solchen Prüfung mitteilen.
1.53. Wo dies für die Beaufsichtigung von Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen, die Teil der Gruppe sind, relevant ist, sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde die anderen betroffenen Mitglieder und Teilnehmer informieren, wenn sie beabsichtigt, eine Prüfung vor Ort durchzuführen, und ihnen die wichtigsten Ergebnisse und Schlussfolgerungen einer solchen Prüfung mitteilen.

Abschnitt V: Aufteilen und Delegieren von Aufgaben

Leitlinie 22 - Organisation des Aufteilens und Delegierens von Aufgaben

1.54. Sind Mitglieder und Teilnehmer der Auffassung, dass sich die Aufsicht durch Aufteilen und Delegieren von Aufgaben, zum Beispiel durch Vermeidung einer Verdoppelung von Aufgaben, Optimierung der Aufsichtsressourcen und Fachkenntnisse und Vermeidung unnötiger Belastungen für die beaufsichtigten Unternehmen, effektiver und effizienter gestalten lässt, sollten sie dies in der Koordinierungsvereinbarung und im Arbeitsplan des Kollegiums laut Leitlinie 24 dokumentieren.
1.55. Die beteiligten Aufsichtsbehörden sollten sicherstellen, dass das Aufteilen und Delegieren von Aufgaben im Einklang mit der Struktur und Organisation der Gruppe und im Verhältnis zu Art, Umfang und Komplexität der mit den Aktivitäten der beaufsichtigten Unternehmen einhergehenden Risiken steht.
1.56. Die Zuordnung von Aufsichtszuständigkeiten und -pflichten der Mitglieder und Teilnehmer in Bezug auf die beaufsichtigten Unternehmen sollte vom Aufteilen und Delegieren von Aufgaben nicht berührt werden.

Leitlinie 23 - Verfahren für das Aufteilen und Delegieren von Aufgaben

1.57. Vor dem Aufteilen oder Delegieren von Aufgaben sollten die beteiligten Aufsichtsbehörden unter der Koordinierung der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde sicherstellen, dass zumindest eine Verständigung erreicht wird bezüglich:
a) Rolle und Zuständigkeiten der beteiligten Aufsichtsbehörden;
b) Bedingungen, denen zufolge die beteiligten Aufsichtsbehörden einander Bericht erstatten;
c) Standards, nach denen Aufgaben ausgeführt werden sollen;
d) möglicher Anweisungen, die die beteiligten Aufsichtsbehörden einander geben;
e) Vertraulichkeitsbestimmungen, die den Informationsaustausch regeln;
f) zu verwendender Arbeitsmethoden;
g) Zugang zur Dokumentation, die von den beteiligten Aufsichtsbehörden erstellt wird;
h) Zeitplan für den Abschluss der delegierten oder aufgeteilten Aufgaben.

Leitlinie 24 - Dokumentation des Aufteilens und Delegierens von Aufgaben innerhalb des Kollegiums

1.58. Mitglieder und Teilnehmer sollten einen Rahmen für das Aufteilen und Delegieren von Aufgaben in der Koordinierungsvereinbarung vorsehen und die konkreten Aufgaben, die aufgeteilt oder delegiert werden, zusammen mit dem erwarteten Zeithorizont in den Arbeitsplan des Kollegiums aufnehmen.

Leitlinie 25 – Kommunikation mit beaufsichtigten Unternehmen über das Aufteilen und Delegieren von Aufgaben

1.59. Die beteiligten Aufsichtsbehörden sollten den Unternehmen, die vom Aufteilen und Delegieren von Aufgaben betroffen sind, folgende Informationen übermitteln:
a) Bezeichnung der aufgeteilten oder delegierten Aufgaben, einschließlich der praktischen Auswirkungen für das Unternehmen;
b) Behörde, die für die Kommunikation mit dem Unternehmen zuständig ist.

Abschnitt VI: Verbindung zwischen Finanzaufsicht und Makro-Aufsicht

Leitlinie 26 - Auswirkungen marktweiter Risiken und Entwicklungen des Finanzsektors auf die Finanzaufsicht

1.60. Bei der Beurteilung des Risikoprofils der Gruppe sollte die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde unter Einbeziehung der anderen Mitglieder und Teilnehmer die Auswirkungen der marktweiten Risiken, Entwicklungen des Finanzsektors und Schwachstellen auf die Finanzlage der Gruppe berücksichtigen.
1.61. Wo Instrumente wie zum Beispiel Stresstests verwendet werden, um die Widerstandsfähigkeit der Gruppe gegenüber verschiedenen negativen Zukunftsszenarien zu bewerten, sollte die Verfahren, Methoden und Ergebnisse dieser Bewertungen innerhalb des Kollegiums diskutiert werden.

Compliance und Berichtsvorschriften

1.62. Dieses Dokument enthält Leitlinien, die gemäß Artikel 16 der EIOPA-Verordnung herausgegeben wurden. Gemäß Artikel 16 Absatz 3 der EIOPA-Verordnung unternehmen die zuständigen Behörden und Finanzinstitute alle erforderlichen Anstrengungen, um Leitlinien und Empfehlungen nachzukommen.
1.63. Die zuständigen Behörden, die diesen Leitlinien nachkommen bzw. dies beabsichtigen, sollten sie auf angemessene Weise in ihren Regelungs- und Aufsichtsrahmen integrieren.
1.64. Die zuständigen Behörden bestätigen der EIOPA innerhalb von zwei Monaten nach der Veröffentlichung der Übersetzungen, dass sie diesen Leitlinien nachkommen bzw. dies beabsichtigen und nennen die Gründe, wenn dies nicht der Fall ist.
1.65. Wird bis zu dieser Frist keine Antwort gegeben, so wird davon ausgegangen, dass die zuständigen Behörden ihrer Berichterstattungspflicht nicht nachkommen, und sie werden als solche gemeldet.

Schlussbestimmung zur Überprüfung

1.66. Die vorliegenden Leitlinien werden durch die EIOPA überprüft.

Anhang 1 – Vorlage für die Koordinierungsvereinbarung

Einleitung

Auf der Grundlage von Artikel 248 Absatz 4 der Richtlinie 2009/138/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 betreffend die Aufnahme und Ausübung der Versicherungs- und Rückversicherungstätigkeit⁴ (nachfolgend “Solvabilität II-Richtlinie”) wurde diese Koordinierungsvereinbarung für die Errichtung und die Funktionsweise des Kollegiums der Aufsichtsbehörden für [Namen der Gruppe eintragen] beschlossen.

Diese Vereinbarung schafft keine zusätzlichen rechtlich bindenden Verpflichtungen für die Mitglieder und Teilnehmer, die nicht in der Solvabilität II-Richtlinie oder in den Durchführungsmaßnahmen angegeben sind. Drittlandteilnehmer sind an ihre eigenen nationalen Rechtsvorschriften gebunden.

Diese Vereinbarung tritt zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern gemäß Anhang 1.A in Kraft, die alle zusammen in dieser Vereinbarung als das Kollegium der Aufsichtsbehörden bezeichnet werden.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde, die anderen Mitglieder und Teilnehmer erkennen die Notwendigkeit zur Zusammenarbeit bei der Beaufsichtigung von [Namen der Gruppe eintragen] auf der Basis gegenseitigen Einverständnisses an und kooperieren bei der Beaufsichtigung von [Namen der Gruppe eintragen] im Rahmen der EIOPA-Leitlinien über die operative Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden, wann immer dies erforderlich ist.

Um die Effizienz der Gruppenaufsicht zu erhöhen, können Mitglieder und Teilnehmer gemeinsam beschließen, auf Ad-hoc-Basis mit zuständigen Behörden, die nicht als Teilnehmer eingeladen werden können, zusammenzuarbeiten, sofern die Drittlandbehörden einer gleichwertigen beruflichen Geheimhaltungspflicht unterliegen, wie in Abschnitt 7 dieser Vereinbarung ausgeführt.

Alle Anhänge sind Bestandteil dieser Vereinbarung.

1. Begriffsbestimmungen

Für diese Vereinbarung gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

a. Für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde: Die Aufsichtsbehörde, die für die Koordinierung und Ausübung der Gruppenaufsicht gemäß Artikel 212 Absatz 1 Buchstabe d der Solvabilität II-Richtlinie zuständig ist und entsprechend Artikel 247 der Solvabilität II-Richtlinie ernannt wurde;
b. Aufsichtsbehörde: Die nationale(n) Behörde oder Behörden, die zur Beaufsichtigung von Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen gemäß Artikel 13 Nummer 10 der Solvabilität II-Richtlinie befugt ist bzw. sind;
c. Drittlandbehörde: die nationale(n) Behörde oder Behörden in einem Nicht-EWR-Land, die zur Beaufsichtigung von Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen befugt ist bzw. sind;

⁴ ABl. L 335 vom 17.12.2009, S. 1.

d. Mitglieder: Mitglieder des Kollegiums der Aufsichtsbehörden, wie in Artikel 248 Absatz 3 der Solvabilität II-Richtlinie festgelegt, einschließlich:
- der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde;
- EWR-Aufsichtsbehörden der Tochterunternehmen;
- EIOPA;

e. Teilnehmer:

Aufsichtsbehörden, denen es gestattet ist, an Kollegien der Aufsichtsbehörden teilzunehmen, wie in Artikel 248 Absatz 3 der Solvabilität II-Richtlinie festgelegt, sofern sie von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde in Übereinstimmung mit [Artikel 354 der Durchführungsmaßnahmen] eingeladen werden, einschließlich:
- o EWR-Aufsichtsbehörden bedeutender Zweigniederlassungen;
- o EWR-Aufsichtsbehörden verbundener Unternehmen, die nicht Tochterunternehmen sind;
- o Drittlandbehörden zur Beaufsichtigung verbundener Unternehmen, einschließlich Tochterunternehmen;
in Anwendung von Artikel 252 der Solvabilität II-Richtlinie und vorbehaltlich einer Einladung durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde, Behörden, die für die Beaufsichtigung von Kreditinstituten und Wertpapierfirmen, die Teil der Gruppe sind, zuständig sind;
f. Gruppe: eine Gruppe von Unternehmen gemäß Definition in Artikel 212 der Solvabilität II-Richtlinie;
g. Kollegium: ein Kollegium der Aufsichtsbehörden gemäß Artikel 212 Absatz 1 Buchstabe e der Solvabilität II-Richtlinie;
h. Fachbezogenes Team: ein Team bestehend aus Mitgliedern und Teilnehmern, das von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde in Absprache mit dem Kollegium der Aufsichtsbehörden für die Durchführung einiger Aktivitäten des Kollegiums der Aufsichtsbehörden eingerichtet wird;
i. Helsinki-plus-Liste: eine Liste aller EWR-Versicherungsgruppen und ihrer EWRund Drittländer-Tochterunternehmen und -Zweigniederlassungen, mit Kontaktdaten der Aufsichtsbehörden, die an der Beaufsichtigung der Gruppe beteiligt sind, und grundsätzlichen Aufsichtsinformationen. Die Liste wird durch die EIOPA verwaltet.

{Erläuterungen sind in Klammern angegeben. Sie bieten eine Orientierung für den Entwurf von individuellen Vereinbarungen, die an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Kollegiums angepasst werden sollten.}

2. Anwendungsbereich und Ziele

Anwendungsbereich

Diese Vereinbarung legt die folgenden Grundlagen für die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern und die praktische Durchführung der Aufsichtstätigkeit in Bezug auf [Namen der Gruppe eintragen]⁵ fest:

die Liste der Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums;
die Rolle und Zuständigkeiten der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde;
die Rolle und Zuständigkeiten der anderen Mitglieder und Teilnehmer;
den Austausch von Informationen und das Berufsgeheimnis;
die Zusammenarbeit zwischen der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und den anderen Mitgliedern und Teilnehmern während der laufenden Aufsichtstätigkeit und in Krisen;
den Konsultations- und Entscheidungsprozess zwischen der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und den anderen Mitgliedern und Teilnehmern;
den Arbeitsplan des Kollegiums;
das Aufteilen und Delegieren von Aufgaben;
die Einrichtung fachbezogener Teams innerhalb des Kollegiums;
die Organisation von gemeinsamen Prüfungen vor Ort;
die Bewertung der Einhaltung von Anforderungen an Solvenz, Risikokonzentration und gruppeninterne Transaktionen durch die Gruppe;
den Entscheidungsprozess im Allgemeinen und in Bezug auf die Anwendung für das gruppeninterne Modell gemäß Artikel 231 der Solvabilität II-Richtlinie;
den Prozess zur Bestimmung der Auferlegung eines Kapitalaufschlags für die Gruppe;
die Auswahl der Methode zur Berechnung der Solvabilität der Gruppe und die Bestimmung des verhältnismäßigen Anteils;
die Anwendung der Bestimmungen zum zentralisierten Risikomanagement;

um:

den Austausch von wesentlichen und relevanten Informationen, Ansichten und Einschätzungen unter den Mitgliedern und Teilnehmern und eine wirksame Aufsicht von [Namen der Gruppe eintragen] zu erleichtern und zu fördern, einschließlich der Vermeidung einer Verdoppelung von Aufgaben und rechtzeitigem Handeln bei der laufenden Überwachung und in Krisensituationen;
Mitglieder und Teilnehmer in die Lage zu versetzen, im Einklang mit ihren Überwachungsaufgaben eine gemeinsame Sichtweise des Risikoprofils und der Solvenz der [Namen der Gruppe eintragen] und deren Auswirkungen auf einzelne Unternehmen, die Teil der Gruppe sind, zu entwickeln;

⁵ Themen können in Abhängigkeit der Kollegium-Spezifikationen hinzugefügt oder entfernt werden. Zum Beispiel können der Konsultationsmechanismus für Artikel 230 der Solvabilität II-Richtlinie, Informationsaustausch und Zusammenarbeit in Bezug auf wichtige Fusionen/Übernahmen/Auflösungen hinzugefügt werden, siehe auch Absatz 8.9 der Vereinbarung. Gelöscht werden können beispielsweise die Teile der Vorlage zum internen Modell, wenn kein gruppeninternes Modell verwendet wird.

eine Koordinierung der Aufsichtstätigkeiten, einschließlich der aufsichtlichen Überprüfung und der Risikobewertung, zu erreichen;
den Arbeitsplan des Kollegiums zu erstellen und die Zuordnung von Aufgaben und Prüfungen vor Ort zu organisieren;
wichtige Entscheidungen, die von einzelnen Aufsichtsbehörden zu treffen sind, so weit wie möglich zu koordinieren, und um einen Konsens anzustreben, wo dies zweckmäßig ist;
Mitglieder und Teilnehmer bei der Wahrnehmung ihrer jeweiligen Aufsichtsaufgaben zu unterstützen.

3. Grundsätze

Für diese Vereinbarung gelten die folgenden Grundsätze:

das Kollegium arbeitet als ständige kooperative Struktur und ist nicht auf Sitzungen des Kollegiums oder Telekonferenzen beschränkt;
das Kollegium spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der aufsichtlichen Zusammenarbeit und der Koordinierung von Aufsichtstätigkeiten und wichtigen Entscheidungen, die von einzelnen Aufsichtsbehörden getroffen werden, und ist bestrebt, einen Konsens zu erreichen, wo dies zweckmäßig ist;
die Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern erfolgt hauptsächlich über das Kollegium, dessen Organisation die Aktivitäten und die rechtliche Struktur von [Namen der Gruppe eintragen], sowie die Risiken, denen [Namen der Gruppe eintragen] und Unternehmen, die Teil der Gruppe sind, ausgesetzt sind oder sein könnten, widerspiegelt;
der Mitgliedstaat [Namen des Landes eintragen] hat mehr als eine Aufsichtsbehörde für die Finanzaufsicht der Tätigkeit von [Namen der Gruppe eintragen], weshalb die [Namen der Aufsichtsbehörde eintragen] und die [Namen der Aufsichtsbehörde eintragen] die erforderlichen Maßnahmen ergreifen, um die Koordinierung zwischen den Aufsichtsbehörden sicherzustellen⁶ ;
die Mitglieder und Teilnehmer erkennen an, dass [Namen der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde eintragen] die für die Gruppenaufsicht von [Namen der Gruppe eintragen] zuständige Behörde ist und somit für die Koordinierung und Gruppenaufsicht im Hinblick auf [Namen der Gruppe eintragen] gemäß dieser Vereinbarung zuständig ist;
sofern in dieser Vereinbarung nichts anderes vorgesehen ist, wird die Arbeitssprache der Zusammenarbeit und der Konsultationen Englisch sein.

4. Beschreibung der Gruppe

[Name der Gruppe], deren beteiligte(s) Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen, Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischte Finanzholdinggesellschaft die [Namen des beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmens oder der Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischten Finanzholdinggesellschaft eintragen] ist, hat ihren Sitz in einem EWR-Mitgliedstaat und verfügt über verbundene Unternehmen [und Zweigniederlassungen] in den EWR-Mitgliedstaaten [und Drittländern] gemäß Helsinki-plus-Liste.

⁶ Dieser Absatz kann im Bedarfsfall vervielfältigt oder gelöscht werden, wenn er nicht zutreffend ist.

{Wenn die Gruppe auch einer Beaufsichtigung durch die FICOD unterliegt, bitte diese ebenso wie den jeweiligen Koordinator aufführen.}

Eine Schemadarstellung der Gruppe ist in Anhang 1.B beigefügt.

5. Kontaktdaten der Mitglieder und Teilnehmer

Die Kontaktdaten der Mitglieder und Teilnehmer befinden sich auch im Verzeichnis, das von EIOPA (Helsinki-plus-Liste) verwaltet wird.

Alle Änderungen der Kontaktdaten der Mitglieder und Teilnehmer werden der EIOPA von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde zur Verfügung gestellt, die sodann das EIOPA-Verzeichnis entsprechend aktualisieren wird⁷ .

{Damit Drittlandbehörden auf diese Liste zugreifen können, müssen sie den Anforderungen an das Berufsgeheimnis genügen und die Zustimmung der Mitglieder des Kollegiums gemäß [Artikel 379 Buchstaben e und i der Durchführungsmaßnahmen] haben. Für Aufsichtsbehörden, die nicht auf die Helsinkiplus-Liste zugreifen können, werden die Kontaktdaten auf andere Weise bereitgestellt {bitte Methode erläutern}.}

6. Zuständigkeiten der Mitglieder und Teilnehmer

Die effektive Funktionsweise des Kollegiums für [Namen der Gruppe eintragen] hängt von den Beiträgen der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und der anderen Mitglieder und Teilnehmer bei den Aktivitäten des Kollegiums ab. Dieser Beitrag basiert auf ausreichenden Kenntnissen über die Gruppe und aufsichtlichen Fachkenntnissen.

Für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde

Gemäß Artikel 248 der Solvabilität II-Richtlinie ist die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde verantwortlich für:

die Koordinierung der Sammlung und Verbreitung zweckdienlicher oder grundlegender Informationen bei der laufenden Überwachung sowie in Krisensituationen;
die aufsichtliche Überprüfung und Beurteilung der Finanzlage der Gruppe;
die Beurteilung der Einhaltung der Vorschriften über die Solvabilität durch die Gruppe und die Beurteilung der Risikokonzentration und gruppeninternen Transaktionen;
die Beurteilung des Governance-Systems der Gruppe und die Beurteilung der Eignung und Angemessenheit der Mitglieder des Verwaltungs-, Managementoder Aufsichtsorgans des beteiligten Unternehmens;
die Planung und Koordinierung der Aufsichtstätigkeiten bei der laufenden Beaufsichtigung und in Krisensituationen in Form regelmäßiger Sitzungen, die mindestens einmal jährlich abgehalten werden, oder auf anderen angemessene Wegen in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitgliedern und Teilnehmern, wobei der Wesensart, dem Umfang und der Komplexität der Risiken Rechnung getragen wird, die mit der Tätigkeit aller der Gruppe angehörenden Unternehmen einhergehen;

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möglich in den geschützten Bereich auf ihrer Website hochladen.

⁷ Es ist Aufgabe jedes Mitglieds und Teilnehmers, das Verzeichnis mindestens vierteljährlich zu überprüfen und Änderungen so bald wie praktisch möglich an die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde zu melden. Sämtliche Angaben auf Ebene der einzelnen Unternehmen sollten der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde weitergegeben werden, die für die Aktualisierung und Weiterleitung der Liste an die EIOPA verantwortlich ist. Die EIOPA wird diese so bald wie praktisch

die sonstigen Aufgaben, Maßnahmen und Entscheidungen, die der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde zugewiesen werden, insbesondere die Federführung bei der Validierung eines internen Modells auf Gruppenebene und dem Prozess zur Erreichung eines gemeinsamen Beschlusses über die Anwendung der Vorschriften gemäß Artikel 238 bis 240 der Solvabilität II-Richtlinie.

Um die oben genannten Aufgaben zu erfüllen, übernimmt die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde die Federführung der Aktivitäten des Kollegiums, führt den Vorsitz bei seinen Sitzungen und schafft geeignete Mechanismen, um seine operative Funktionsweise zu erleichtern. Zu diesem Zweck nimmt die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde unter anderem die folgenden Aufgaben wahr:

Aktualisieren der Kontaktdaten der Mitglieder und Teilnehmer bei jeder Änderung auf Grundlage der Überprüfungen, die von den anderen Mitgliedern und Teilnehmern eingereicht werden;
Informieren der Mitglieder und Teilnehmer innerhalb von [Zeitrahmen, der im Kollegium vereinbart wurde, eintragen], dass eine Sitzung des Kollegiums abgehalten wird, unbeschadet von Ad-hoc- oder Krisensituationen;
Erstellen der Tagesordnung für die Sitzungen des Kollegiums mit klar definierten Zielen;
Protokollieren der Sitzungen des Kollegiums;
Formalisieren und Nachverfolgen die Aktionspunkte, die von den Mitgliedern und Teilnehmen vereinbart wurden;
Entwickeln des Arbeitsplans des Kollegiums in Zusammenarbeit mit den Mitgliedern und Teilnehmern;
Durchführen von aufsichtlichen Überprüfungen und Bewertung der Finanzlage der Gruppe und Konsultieren der anderen Mitglieder und Teilnehmer, um diese Aufgabe zu erleichtern;
Überprüfen der Organisationsstruktur sowie der Koordinierungsvereinbarung im Hinblick auf den Erhalt einer effizienten Gruppenaufsicht;
Mitwirken an Diskussionen über die Notwendigkeit, eine neue für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde zu benennen, wenn eine Änderung der Gruppenstruktur zu einer solchen Entscheidung führen könnte.

Mitglieder und Teilnehmer

Jedes Mitglied äußert seine Meinung zu Themen und Verfahren, die eine gemeinsame Entscheidung oder Vereinbarung erfordern. Wenn ein Mitglied sich dafür entscheidet, keinen Beitrag zu leisten, ist davon auszugehen, dass es keine relevanten Kommentare abzugeben hat und das Kollegium im Einklang mit den mitgeteilten Ansichten handeln könnte.

Alle Mitglieder des Kollegiums, mit Ausnahme der EIOPA, stimmen ab, wenn dies erforderlich ist. Teilnehmer äußern ihre Meinung im Rahmen der Konsultation und des Entscheidungsprozesses, wenn die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde dies verlangt.

7. Vertraulichkeit, gesicherte Kommunikationswege und Informationsaustausch

Vertraulichkeit

In Ergänzung zu den Anforderungen bezüglich des Berufsgeheimnisses gemäß der Solvabilität II-Richtlinie oder dem sonstigen einschlägigen Unionsrecht bestätigen die Aufsichtsbehörden, dass alle vertraulichen Informationen, die sie sich gegenseitig mitteilen, nur für rechtmäßige Aufsichtszwecke in Verbindung mit der Beaufsichtigung der [Namen der Gruppe eintragen] verwendet werden und unter die Geheimhaltungspflicht der Mitglieder und Teilnehmer sowie unter die Bedingungen und Verfahren für den Austausch von Informationen zwischen den Aufsichtsbehörden fallen.

Teilnehmer aus Drittländern können nur am Austausch von vertraulichen Informationen teilnehmen, wenn feststeht, dass für sie Rechtsvorschriften zur Geheimhaltungspflicht gelten, die denen im entsprechenden Unionsrecht gleichwertig sind. Teilnehmer aus Drittländern bestätigen, dass sie den Mitgliedern und Teilnehmern ihre eigenen lokalen Rechtsvorschriften über Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis zur Verfügung gestellt haben. Die Mitglieder und Teilnehmer bestätigen, dass sie über diese lokalen Rechtsvorschriften informiert worden und zu dem Schluss gekommen sind, dass die Vorschriften zur Geheimhaltungspflicht der Teilnehmer aus Drittländern ihren eigenen Verpflichtungen bezüglich des Berufsgeheimnisses zumindest gleichwertig sind, falls die Gleichwertigkeit nicht bereits zuvor mit positivem Ergebnis überprüft wurde.

Bevor eine neue Aufsichtsbehörde eines Drittlandes formell zum Teilnehmer des Kollegiums wird, führen die Mitglieder und Teilnehmer die oben aufgeführte Bewertung durch, falls die Gleichwertigkeit nicht bereits vorher von den einzelnen Mitgliedern und Teilnehmern mit positivem Ergebnis überprüft wurde.

Wenn die Bewertung für einen potenziellen Drittland-Teilnehmer negativ ausfällt oder noch geprüft wird, wird die Kollegiumsorganisation entsprechend angepasst, um sicherzustellen, dass das Kollegium die Geheimhaltungspflichten weiterhin unter allen Umständen erfüllt.

Mitglieder und Teilnehmer informieren die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde über alle Veränderungen der Gewährleistung von Vertraulichkeit und Berufsgeheimnis, die für Informationen gelten, die von Teilnehmern aus Drittländern übermittelt werden. Anschließend informiert die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde die anderen Mitglieder und Teilnehmer über etwaige Probleme bezüglich Vertraulichkeit oder Berufsgeheimnis, die sich negativ auf die Bewertung einer zuvor als gleichwertig eingestuften Geheimhaltungsregelung einer Drittlandbehörde auswirken könnte.

Gesicherte Kommunikationswege

Das Kollegium verpflichtet sich, für die Kommunikation innerhalb des Kollegiums die folgenden Kanäle zu verwenden: [Kommunikationskanäle eintragen].

Alle vertraulichen und sensiblen Informationen werden über den am besten gesicherten Kommunikationskanal ausgetauscht.

Austausch von Informationen

Der Umfang des Informationsaustausches innerhalb des Kollegiums entspricht den Bedürfnissen seiner Mitglieder und Teilnehmer. Das Kollegium hält sich an die folgenden Vorgehensweisen:

die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde ist für das Sammeln und Verbreiten von Informationen zuständig;
ein Datensatz von qualitativen und quantitativen Informationen auf Ebene der Gruppen und einzelnen Unternehmen wird zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern alle [Zeitrahmen eintragen] ausgetauscht (siehe Anhang 1.C);⁸

⁸ Es sind verschiedene Informationsflüsse innerhalb des Kollegiums denkbar, die nicht alle zwangsläufig auf demselben Datensatz von Informationen beruhen.

der Datensatz in Anhang 1.C wurde unter Berücksichtigung von [Artikel 357 der Durchführungsmaßnahmen] und der [Leitlinien für den Austausch von Informationen auf systematischer Grundlage innerhalb der Kollegien] vereinbart. Das Kollegium beurteilt die Zweckmäßigkeit des in den [Leitlinien für den Austausch von Informationen auf systematischer Grundlage innerhalb der Kollegien] beschriebenen Informationssatzes in Bezug auf [Artikel 357 der Durchführungsmaßnahmen]. Sofern dieser Satz nicht als zweckmäßig betrachtet wird, ist im Datensatz in Anhang 1.C festgelegt, welche Zusatzinformationen basierend auf Wesensart, Größe und Komplexität der Gruppe relevant sind, um auf systematischer Grundlage ausgetauscht zu werden, oder welche Informationen aus diesem Satz nicht auf systematischer Grundlage ausgetauscht werden sollten. Der Datensatz in Anhang 1.C ist auch Teil des Informationseingangs für das aufsichtliche Gruppenüberprüfungsverfahren. Für Drittland-Teilnehmer beruht der Datensatz auf Informationen, die mit denen vergleichbar sind, auf die in [Artikel 357 der Durchführungsmaßnahmen] verwiesen wird;
darüber hinaus werden, wo dies angezeigt ist, Ad-hoc-Informationen zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern ausgetauscht.

Wenn eine Anforderung von Informationen vonseiten der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde oder anderer Mitglieder oder Teilnehmer des Kollegiums keiner vorläufigen Analyse bedarf, sondern nur Daten erforderlich sind, erfolgt die Beantwortung innerhalb von [Zahl der Arbeitstage eintragen] Arbeitstagen {fünf bis zehn Arbeitstagen}. Wenn die Anforderung von Informationen eine Vorab-Analyse erfordert, wird die Frist bis auf [Zahl der Arbeitstage eintragen] Arbeitstage {20 Arbeitstage} ausgeweitet.

{Bitte einfügen, welche Informationen in Anhang 1.C. systematisch ausgetauscht werden.}

8. Funktionsweise des Kollegiums

Bei der laufenden Aufsichtstätigkeit

Das Kollegium tagt mindestens einmal jährlich mit persönlicher Anwesenheit der Mitglieder und Teilnehmer. {Dieser Satz kann aus Gründen der Verhältnismäßigkeit auf eine Telekonferenz oder eine andere Häufigkeit der Sitzungen mit persönlicher Anwesenheit geändert werden.} Jedes Mitglied oder jeder Teilnehmer, das bzw. der an bilateralen Gesprächen beteiligt ist, informiert das Kollegium und teilt alle relevanten Informationen, die aus diesen Diskussionen resultieren, dem Kollegium mit.

Mitglieder und Teilnehmer werden über die Sitzung spätestens [Anzahl der Monate eingetragen] {zwei Monate} Monate vor der Sitzung informiert.

Den Entwurf der Tagesordnung für die Sitzung / die Telefonkonferenz erhalten die Mitglieder und Teilnehmer spätestens [Anzahl der Wochen eintragen] {drei Wochen} Wochen vor der geplanten Sitzung / der Telefonkonferenz. Die endgültige Tagesordnung und alle relevanten Dokumente werden den Mitgliedern und Teilnehmern spätestens [Anzahl der Wochen eintragen] {eine Woche} Wochen vor der Sitzung / Telefonkonferenz zugestellt.

In Krisenzeiten

Die zuständigen Aufsichtsbehörden sind dafür verantwortlich, zu beurteilen, ob eine Krisensituation das von ihnen beaufsichtigte Unternehmen beeinflusst.

Gemäß der Definition im Krisenplan für das Kollegium, der dieser Vereinbarung als Anhang 1.E. beigefügt ist, und den AEAVBA-Leitlinien für die Vorsorge und das Management bei Finanzkrisen 9 , kann ein Versicherungsunternehmen in Krisenzeiten als möglicherweise ganz oder teilweise unfähig eingestuft werden, seine Forderungen zu begleichen und Leistungen an seine Versicherungsnehmer zu zahlen.

Bei der Zusammenarbeit in Krisenzeiten folgen Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums den Grundsätzen und Verfahren, die im genehmigten Krisenplan vorgesehen sind.

Die Mitglieder und Teilnehmer arbeiten immer dann, wenn dies erforderlich ist, und im Einklang mit ihren einzelstaatlichen Rechtsvorschriften, eng mit anderen zuständigen Behörden (z. B. EU-Organen, Zentralbanken, Finanzministerien), die an der Krisenbewältigung beteiligt sind, zusammen.

8.1. Allgemeine Verfahren für Konsultationen und Entscheidungsfindung

Die Mitglieder und Teilnehmer folgen in dem laut Absatz 3 dieses Abschnitts vorgesehenen Umfang den unten aufgeführten Verfahren, es sei denn, das Verfahren bezieht sich auf die Entscheidung zur Anwendung des gruppeninternen Modells gemäß Abschnitt 8.5 unten oder auf eine Angelegenheit, die im Unionsrecht geregelt ist.

Für jedes Verfahren können die betroffenen Aufsichtsbehörden je nach Fall andere sein.

Teilnehmer äußern ihre Meinung als Beitrag zum Konsultations- und Entscheidungsfindungsverfahren in jedem Stadium des Verfahrens, wo dies von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde verlangt wird.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informiert die anderen Mitglieder und Teilnehmer über das Ergebnis des Konsultations- und Entscheidungsfindungsverfahrens.

Verfahren für Konsultationen

Das Verfahren für Konsultationen stellt sich wie folgt dar:

Einsenden eines schriftlichen Vorschlags mit Begründung an die betroffenen Aufsichtsbehörden mit Kopie an die anderen Aufsichtsbehörden, um einen effizienten Informationsaustausch zu gewährleisten;
die betroffenen Aufsichtsbehörden haben [Anzahl der Wochen eintragen] Wochen {vier Wochen} Zeit für ihre Reaktion;
soweit zweckmäßig, wird ein schriftlicher Vorschlag von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde an die [Namen der Gruppe eintragen] oder von der zuständigen nationalen Aufsichtsbehörde an das einzelne Rückversicherungs- oder Versicherungsunternehmen geschickt, wodurch der [Namen der Gruppe eintragen] oder dem einzelnen Rückversicherungs- oder Versicherungsunternehmen die Möglichkeit gegeben wird, innerhalb einer vereinbarten Frist hierauf zu reagieren;
eine Sitzung wird organisiert, um die relevanten Themen zu erörtern, wenn dies von einer betroffenen Aufsichtsbehörde für notwendig erachtet wird;
die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde teilt dem Kollegium das Ergebnis des Konsultationsprozesses in schriftlicher Form mit.

⁹ Leitlinien für die Vorsorge und das Management bei Finanzkrisen im Rahmen der zusätzlichen Beaufsichtigung gemäß Versicherungsgruppen-Richtlinie (98/78/EG) und die Absichtserklärung über die Zusammenarbeit der Finanzaufsichtsbehörden, Zentralbanken und Finanzministerien der Europäischen Union im Bereich der grenzüberschreitenden Finanzstabilität, AEAVBA-DOC-15/09, 26. März 2009.

Verfahren für den Entscheidungsfindungsprozess

Das Verfahren für den Entscheidungsfindungsprozess stellt sich wie folgt dar:

Die betroffenen Aufsichtsbehörden bemühen sich, einen Konsens für einen zu treffenden Beschluss zu erreichen und die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde schlägt - wo dies zweckmäßig ist - ein Abstimmungsverfahren vor;
bei unterschiedlichen Auffassungen, legen die betroffenen Aufsichtsbehörden ihre Argumentation gegebenenfalls in schriftlichen Stellungnahmen dar und unterstützen die Diskussion mit den anderen Aufsichtsbehörden;
sofern zweckmäßig und wenn alle Bemühungen um einem Konsens nicht erfolgreich sind, kann die Angelegenheit von den betroffenen Aufsichtsbehörden der EIOPA zur Beratung oder Vermittlung vorgelegt werden;
die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde teilt dem Kollegium die endgültige Entscheidung schriftlich und unter Angabe der vollständigen Begründung sowie jeder wesentlichen abweichenden Meinung im Falle einer Mehrheitsentscheidung oder einer Entscheidung, die ausschließlich von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde getroffen werden musste, mit.

Wenn eine Konsultation während einer Sitzung des Kollegiums oder im schriftlichen Verfahren organisiert wird und die Anfrage nicht innerhalb von [Zahl der Arbeitstage eintragen] {20 Arbeitstagen} Arbeitstagen beantwortet wurde, gilt der in der Anfrage enthaltene Vorschlag als vereinbart. Benötigt eine Aufsichtsbehörde mehr Zeit zur Beantwortung der Anfrage, wird sie die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde darüber informieren, woraufhin ein neuer Zeitrahmen vereinbart wird.

Das Kollegium wird Entscheidungen dokumentieren {Methode beschreiben} und archivieren {Methode beschreiben}.

8.2. Arbeitsplan des Kollegiums, Aufteilen und Delegieren von Aufgaben und fachbezogene Teams

Die Mitglieder diskutieren und vereinbaren im Kollegium den [Häufigkeit eintragen] Arbeitsplan des Kollegiums nach dem in Abschnitt 8.1 dargelegten Verfahren¹⁰ .

{Das Kollegium entscheidet über den Zeitrahmen seines Arbeitsplans.}

Durch den Arbeitsplan des Kollegiums werden die wichtigsten Aufsichtstätigkeiten, einschließlich der wichtigsten Sitzungen des Kollegiums und der wichtigsten Prüfungen, koordiniert. Er wird aktualisiert, sobald die Umstände dies erfordern. Der Arbeitsplan des Kollegiums wird von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde koordiniert und jährlich überprüft. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde integriert die relevanten Aspekte des Aufsichtsplans zur Gruppenaufsicht in den Arbeitsplan des Kollegiums, unter anderem:

eine Beschreibung der wichtigsten Risiken, denen die Gruppe ausgesetzt ist, mit Schwerpunkt und basierend auf dem Ergebnis des Risikobewertungsrahmens der Gruppe;
eine Beschreibung der und eine Begründung für die Aktivitäten, die das Kollegium basierend auf dem Aufsichtsplan zur Gruppenaufsicht durchführen wird;
eine Ermittlung der relevanten Unternehmen in der Gruppe und deren Aufsichtsbehörden, von denen die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde voraussichtlich Beiträge erwartet.

¹⁰ Nach Maßgabe von [Artikel 355 Absatz 2 Buchstabe d der Durchführungsmaßnahmen], wird der Arbeitsplan des Kollegiums mindestens einmal jährlich überarbeitet.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde berücksichtigt die Aufsichtspläne der einzelnen Aufsichtsbehörden, um die Gruppen- und Einzelarbeitspläne gegebenenfalls zu koordinieren.

Wenn Mitglieder und Teilnehmer Aufgaben untereinander aufteilen oder delegieren, wird im Kollegium eine klare Aufteilung oder Delegation von Aufgaben, einschließlich der Erfüllung der aufgeteilten oder delegierten Aufgaben und des Zeitrahmens, in dem die Aufgaben erfüllt sein sollen, im Einklang mit den Leitlinien der EIOPA zur operativen Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden und anhand des in Abschnitt 8.1 beschriebenen Konsultations- und Entscheidungsfindungsprozesses vereinbart.

Der Arbeitsplan des Kollegiums spiegelt die vereinbarte Aufteilung und Delegation von Aufgaben wider. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde sollte über jedes Aufteilen und Delegieren von Aufgaben unter den anderen Mitgliedern und Teilnehmern informiert werden. Die Mitglieder und Teilnehmer, die von der Aufgabenteilung oder -delegierung nicht betroffen sind, sollten angemessen informiert werden. Wo fachbezogene Teams geschaffen werden, müssen Mitglieder und Teilnehmer, die nicht Teil dieser Teams sind, regelmäßig über die Entwicklungen informiert werden {Methode beschreiben}.

8.3. Gemeinsame Prüfungen vor Ort

Der Arbeitsplan des Kollegiums enthält eine Liste aller relevanten geplanten Prüfungen von Unternehmen vor Ort, die auf Einzel- und Gruppenebene der [Namen der Gruppe eintragen] angehören. Für die Erstellung des Arbeitsplans des Kollegiums informieren die Mitglieder und Teilnehmer die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde über alle relevanten geplanten Prüfungen in Unternehmen vor Ort, die Teil der [Namen der Gruppe eintragen] sind. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informiert die anderen Mitglieder und Teilnehmer über alle relevanten geplanten Prüfungen vor Ort in dem beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen, der Versicherungsholdinggesellschaft oder gemischten Finanzholdinggesellschaft oder in einem anderen einzelnen Unternehmen der [Namen der Gruppe eintragen].

Wann immer ein Thema als relevant für die Aufsicht über die [Namen der Gruppe eintragen] (oder mehrere Unternehmen der Gruppe, die sich in verschiedenen Hoheitsgebieten befinden) ermittelt wurde, kann jedes Mitglied oder jeder Teilnehmer einen Vorschlag für eine gemeinsame Aufsichtstätigkeit vorlegen und die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde oder die individuell zuständigen Aufsichtsbehörden unter Angabe des Grundes oder der Gründe für die gemeinsame Aufsichtstätigkeit und deren Umfang darüber informieren. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde benachrichtigt sodann die EIOPA sowie die anderen Mitglieder und Teilnehmer, die von der Teilnahme an der Prüfung vor Ort oder ihrem Ergebnis betroffen oder an ihnen interessiert sein könnten. Sobald die beteiligten Aufsichtsbehörden ermittelt wurden, erörtern und einigen sie sich auf den endgültigen Umfang, Zweck, die Struktur und die Aufgabenverteilung für die Prüfung, einschließlich der Frage, wer die die Prüfung vor Ort leiten wird¹¹ .

Die Zahl der Aufsichtsbehörden, die an gemeinsamen Aufsichtstätigkeiten teilnehmen, ist auf eine effiziente Größe zu beschränken.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde wird über den Verlauf und die Ergebnisse der gemeinsamen Prüfung vor Ort informiert und sorgt für eine entsprechende Verbreitung von Informationen über die gemeinsame Prüfung vor Ort.

¹¹ Weitere Verfahren und Informationsübermittlung: siehe auch Leitlinie 21 der EIOPA-Leitlinien zur operativen Funktionsweise von Kollegien der Aufsichtsbehörden.

8.4. Beurteilung der Einhaltung von Anforderungen an Solvenz, Risikokonzentration und gruppeninterne Transaktionen durch die Gruppe

Bei der Beurteilung des Risikoprofils der [Namen der Gruppe eintragen] wird das systemische Risiko, welches die Gruppe und ihre Unternehmen darstellen, berücksichtigt. Bei der Beurteilung des Risikoprofils der Gruppe müssen auch marktweite Risiken, Entwicklungen des Finanzsektors und Schwachstellen berücksichtigt werden.

Die [Namen der Gruppe eintragen] meldet gruppeninterne Transaktionen in dem durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde nach Konsultation der anderen betroffenen Mitglieder und Teilnehmer gemäß Anhang 1.D beschlossenen Umfang {Anhang 1.D sieht Schwellenwerte für signifikante und sehr signifikante gruppeninterne Transaktionen vor, sowie Arten von gruppeninternen Transaktionen, die unter allen Umständen gemeldet werden müssen}.

Die [Namen der Gruppe eintragen] meldet Risikokonzentrationen in dem durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde nach Konsultation der anderen betroffenen Mitglieder und Teilnehmer gemäß Anhang 1.D beschlossenen Umfang {Anhang 1.D sieht Schwellenwerte für signifikante Risikokonzentrationen und Arten von Risikokonzentrationen vor, die unter allen Umständen gemeldet werden müssen}.

8.5. Entscheidungsfindungsprozess zur Anwendung der gruppeninternen Modelle und Vorbereitung des gemeinsamen Beschlusses

Dieser Teil der Koordinierungsvereinbarung soll die Zuständigkeiten der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und der anderen betroffenen Aufsichtsbehörden beim Erreichen eines gemeinsamen Beschlusses über das gruppeninterne Modell nach Bewertung der Anwendung klären.

Die [technischen Durchführungsstandards zum gemeinsamen Entscheidungsprozess über gruppeninterne Modelle] legen das Verfahren fest, das die betroffenen Aufsichtsbehörden gemäß Definition in diesen technischen Durchführungsstandards zu befolgen haben, um einen gemeinsamen Beschluss über das gruppeninterne Modell zu fassen. Vor allem haben die betroffenen Aufsichtsbehörden gemäß [Artikel 3 Absatz 1 der technischen Durchführungsstandards] über den Prozess zu entscheiden, der zu einem gemeinsamen Beschluss führt, einschließlich Zeitrahmen, Hauptschritte und zu erzielende Ergebnisse.

Die EIOPA-Leitlinien zur operativen Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden enthalten weitere Bestimmungen, die von den Aufsichtsbehörden befolgt werden müssen, insbesondere die Erstellung des Arbeitsplans des Kollegiums, der von den Aufsichtsbehörden während des Genehmigungsprozesses mit dem Ziel des Erreichens eines Beschlusses befolgt werden muss.

Laut [Artikel 4 Absatz 3 der technischen Durchführungsstandards] hat die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde einen Vorschlag für einen gemeinsamen Beschluss auf der Grundlage der Beiträge, die sie von den anderen betroffenen Aufsichtsbehörden erhalten hat, auszuarbeiten.

Diese Beiträge enthalten die folgenden Elemente:

a) Entsprechung oder Nichtentsprechung des gruppeninternen Modells mit Tests und Standards und anderen einschlägigen Anforderungen hinsichtlich der Solvenzkapitalanforderung (im folgenden “SCR”) des verbundenen Unternehmens, das von ihnen beaufsichtigt wird, (einschließlich der Angemessenheit oder Nicht-Angemessenheit der Berücksichtigung des Risikoprofils dieses verbundenen Unternehmens im gruppeninternen Modell) und die Gründe hierfür;

b) ob sie das gruppeninterne Modell für die Berechnung der SCR des verbundenen Unternehmens zulassen oder ablehnen würden.

Die in [Artikel 4 Absatz 6 der technischen Durchführungsstandards] vorgesehenen Stellungnahmen der anderen betroffenen Aufsichtsbehörde zu dem Vorschlag der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und ihre endgültigen Ansichten zur Anwendung gemäß [Artikel 4 Absatz 7 dieser technischen Durchführungsstandards] beziehen sich auf die zuvor unter a) und b) genannten Fälle.

1. Der Beitrag der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde zum gemeinsamen Beschluss ist ihrem Vorschlag für diesen Beschluss beizufügen und besteht aus den folgenden Elementen:
- a) Entsprechung oder Nichtentsprechung des gruppeninternen Modells mit Tests und Standards und anderen einschlägigen Anforderungen in Bezug auf die konsolidierte Gruppen-SCR (einschließlich der Angemessenheit oder Nicht-Angemessenheit der Berücksichtigung des Gesamtrisikoprofils der Gruppe im gruppeninternen Modell) und die Gründe hierfür;
- b) wenn anwendbar, Entsprechung oder Nichtentsprechung des gruppeninternen Modells mit Tests und Standards und anderen einschlägigen Anforderungen in Bezug auf die SCR des Mutterunternehmens oder des verbundenen Unternehmens, welches sie beaufsichtigt (einschließlich der Angemessenheit oder Nicht-Angemessenheit der Berücksichtigung des Risikoprofils des beteiligten oder des verbundenen Unternehmens durch das gruppeninterne Modell) und die Gründe hierfür;
- c) ob sie das gruppeninterne Modell der Gruppe zur Berechnung der konsolidierten Gruppen-SCR zulassen oder ablehnen würde;
- d) ob sie das gruppeninterne Modell der Gruppe für die Berechnung der SCR des Mutterunternehmens oder des verbundenen Unternehmens, welches sie überwacht, zulassen oder ablehnen würde.
- 8.6. Wahl der Methode zur Berechnung der Gruppen-SCR und Bestimmung des verhältnismäßigen Anteils

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde konsultiert die anderen betroffenen Aufsichtsbehörden und die Gruppe vor der Entscheidung, ob die ausschließliche Anwendung der Berechnung auf der Grundlage des konsolidierten Abschlusses nicht angemessen wäre.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde konsultiert die anderen Aufsichtsbehörden, um über den verhältnismäßigen Anteil zu entscheiden, der in den Fällen gemäß Artikel 221 Absatz 2 Buchstaben a, b und c der Solvabilität II-Richtlinie berücksichtigt werden soll.

8.7. Kommunikation über die Auferlegung eines Kapitalaufschlags nach Artikel 232 der Solvabilität II-Richtlinie

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde wird dem Kollegium über jeden auf Gruppenebene angewandten, geänderten oder zurückgenommenen Kapitalaufschlag berichten, um sicherzustellen, dass die Aufsichtsbehörden der verbundenen Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen die Risiken auf Gruppenebene kennen.

Die Aufsichtsbehörden melden der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde jeden Kapitalaufschlag, den sie bei verbundenen Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen angewendet, geändert oder zurückgenommen haben.

8.8. Antrag auf ein zentralisiertes Risikomanagement nach Artikel 238 und 239 der Solvabilität II-Richtlinie

Wenn ein Mutterunternehmen einen Antrag einreicht, um eines seiner Tochterunternehmen den Vorschriften in Artikel 238 und 239 der Solvabilität II-Richtlinie zu unterwerfen, wird der komplette Antrag unverzüglich durch diejenige Aufsichtsbehörde, die ihn entgegengenommen hat, an die anderen Aufsichtsbehörden im Kollegium weitergeleitet.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde schlägt den Aufsichtsbehörden, bei denen die Genehmigung beantragt wurde, eine Besprechung vor, um zu erörtern, ob und unter Auflage welcher Bedingungen die Genehmigung erteilt werden sollte.

Die Verfahren für den in Abschnitt 8.1 beschriebenen Konsultations- und Entscheidungsfindungsprozess sind unter den betroffenen Aufsichtsbehörden anzuwenden.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde stellt sicher, dass alle anderen Aufsichtsbehörden im Kollegium informiert werden.

8.9. Weitere Sonderfälle

{Weitere Themen können hinzugefügt werden, z. B. die Konsultationsmechanismen für Artikel 230 der Solvabilität II-Richtlinie, Informationsaustausch und Zusammenarbeit bei wichtigen Fusionen oder Übernahmen.}

9. Sonstige Bestimmungen

Diese Koordinierungsvereinbarung tritt am [Datum] in Kraft. Sie bleibt auf unbestimmte Zeit wirksam, bis es keine Rechtsgrundlage mehr für die Funktion des Kollegiums gibt.

Allerdings kann jeder Teilnehmer mit einer Frist von 30 Tagen der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde seine Absicht, die Zusammenarbeit gemäß Koordinierungsvereinbarung zu beenden, schriftlich mitteilen. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informiert die anderen Mitglieder und Teilnehmer schriftlich. Auch nach Beendigung werden Informationen, die nach Maßgabe dieser Koordinierungsvereinbarung erhalten wurden, vertraulich behandelt, wie dies in dieser Koordinierungsvereinbarung vereinbart wurde.

Unbeschadet von Abschnitt 7 wird, wenn ein neues Mitglied oder ein neuer Teilnehmer dem Kollegium beitritt, nur die neue Aufsichtsbehörde die bestehende Koordinierungsvereinbarung unterzeichnen.

Diese Koordinierungsvereinbarung kann geändert und weiterentwickelt werden, wenn dies erforderlich ist, um z. B. wesentlichen Veränderungen der [Namen der Gruppe eintragen] Rechnung zu tragen (z. B. Gruppenstruktur insgesamt, Risikoprofil). Sie kann bei Bedarf auch geändert werden, um mit dem nationalen Recht eines jeden Mitgliedes oder Teilnehmers vereinbar zu bleiben, es sei denn, diese Änderungen stehen im Konflikt zum Unionsrecht. Wenn die Änderungen nicht mit dem nationalen Recht des Drittlandteilnehmers vereinbar sind, kann sich der Drittlandteilnehmer dafür entscheiden, seine Zusammenarbeit gemäß Koordinierungsvereinbarung nach Maßgabe der in diesem Abschnitt genannten Bedingungen zu beenden. {Das Kollegium entscheidet, unter welchen Bedingungen die Koordinierungsvereinbarung geändert wird, z. B. Fristen für die Verteilung der Vereinbarungsentwürfe oder das Verfahren, um zu einer Einigung über die geänderte Fassung der Vereinbarung zu gelangen.}

Wenn die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde es nach Anhörung des Kollegiums als zweckmäßig hält, können in der Koordinierungsvereinbarung auch die Verfahren für die Konsultationen im Hinblick auf Artikel 213 bis 217, 219, 221, 227, 244 bis 246, 250, 260 und 262 der Solvabilität II-Richtlinie geregelt werden. Es ist Aufgabe jeder für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde, zu entscheiden, ob sie die Verfahren zur Konsultation über Entscheidungen, auf die in diesen Artikeln Bezug genommen wird, in die Koordinierungsvereinbarung aufnehmen möchte. Diese Entscheidung sollte überprüft werden, wenn die Koordinierungsvereinbarung aktualisiert wird.

Bei einer institutionellen Änderung, die im relevanten Rechtsgebiet durchgeführt wird und die Übertragung von Aufsichtsbefugnissen auf eine andere Aufsichtsbehörde beinhaltet, unterrichtet die zuletzt genannte Behörde das Kollegium über die Übernahme ihrer Rechte und Pflichten vom jeweiligen Vorgänger nach Maßgabe des relevanten Landesrechts. Diese Mitteilung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Inkrafttreten der institutionellen Änderung.

Eine Zusammenfassung/Kopie der Koordinierungsvereinbarung [wird] der Gruppe [nicht] zur Verfügung gestellt.

Die Bedingungen dieser Vereinbarung wurden verstanden und von den Mitgliedern und Teilnehmern akzeptiert und von ihren bevollmächtigten Vertretern unterzeichnet.

Anhänge

Anhang 1.A: Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums, an den Vereinbarungen beteiligte Parteien

Anhang 1.B: Gruppenstruktur und Hauptaktivitäten der Gruppe

Anhang 1.C: Systematisch auszutauschender Datensatz

Anhang 1.D: Berichterstattung über Risikokonzentrationen und gruppeninterne Transaktionen

Anhang 1.E: Vorlage für den Krisenplan

Anhang 1.F: Liste der Informationen, die möglicherweise in einer Krisensituation innerhalb des Kollegiums ausgetauscht werden müssen

Unterschrift(en)

für

Name der Aufsichtsbehörden (Aufsichtsbehörde), Land

Datum	Unterschrift 1
	Name und Position
Datum	Unterschrift 2
	Name und Position

Anhang 1.E - Krisenplan

Krisenplan für Kollegien der Aufsichtsbehörden

Kollegium der Aufsichtsbehörden
Beaufsichtigte Gruppe:	Für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde:
[Bitte Namen der beaufsichtigten Gruppe einfügen]	[Bitte den Name der Aufsichtsbehörde und das Land einfügen]

Informationen in Bezug auf dieses Dokument:

Änderungsverlauf des Krisenplans
Versions nummer	Datum der Änderung	Verantwortliche, für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde	Aufsichts behörde	Grund der Änderung
0.1	[Datum einfügen]	[Namen einfügen]	[Aufsichts behörde einfügen]	Erste Entwurfsversion
1.0

{Erklärungen oder bewährte Vorgehensweisen sind in Klammern angegeben. Sie bieten eine Orientierung für den Entwurf von individuellen Vereinbarungen, die an die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Kollegiums angepasst werden sollten.}

Einleitung

Dieser Krisenplan dient als Unterstützung beim Management von aufkommenden Krisen durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde und das Kollegium der Aufsichtsbehörden. Er soll insbesondere:

den spontanen Austausch vertraulicher Informationen innerhalb des Kollegiums erleichtern;
Transparenz im Hinblick auf die Gruppenstruktur schaffen;
eine erfolgreiche Krisen-Frühwarnung ermöglichen, um möglichst viel Zeit zur Koordinierung und Zusammenarbeit zu gewährleisten;
effektive und effiziente Informationsflüsse innerhalb des Kollegiums und gegenüber der Öffentlichkeit sichern, wenn Unternehmen, die Teil der Gruppe sind, auf Schwierigkeiten stoßen.

Dieser Krisenplan legt die Methoden für das Krisenmanagement in Bezug auf die [Namen der Gruppe eintragen] fest. Darüber hinaus ergänzt er die allgemeinen qualitativen Richtlinien und Anweisungen für den Umgang mit Krisen, die bereits in mehreren EIOPA-Dokumenten niedergelegt sind.

Der Inhalt dieses Dokuments soll sicherstellen, dass alle Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums einen Überblick über die Struktur der Gruppe haben, um die grenzüberschreitenden Auswirkungen einer (aufkommenden) Krise besser zu beurteilen. Er gewährleistet einen schnellen und vertraulichen Umgang mit Informationsflüssen zwischen den Mitgliedern und Teilnehmern oder mit dem Unternehmen auf der Grundlage der aktualisierten Kontaktliste gemäß Abschnitt 1.1 und über vordefinierte sichere Kommunikationskanäle.

In Krisen muss unbedingt Einvernehmen bezüglich der Aufteilung der Aufgaben im Zusammenhang mit der Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit über die getroffenen Maßnahmen, Ergebnisse und die aktuellen Statusinformationen bestehen. Dieser Plan beschreibt daher ein grundlegendes Muster, das an die speziellen Bedürfnisse in einer Krisensituation angepasst werden kann.

1. Koordination und Zusammenarbeit in Krisensituationen

Aufsichtsbehörden

Ansprechpartner für alle Aufsichtsbehörden, die an der Aufsicht dieser Gruppe beteiligt sind, einschließlich deren Stellvertreter, sind aus der Helsinki-plus-Liste ersichtlich. Diese Liste enthält auch die Kontaktdaten (siehe Abschnitt 5 der Vorlage für die Koordinierungsvereinbarung und deren Anhang 1.A) der oben genannten Personen, einschließlich der Kontaktdaten für Krisensituationen, falls davon abweichend.

Die Helsinki-plus-Liste ergänzt die CRISIS-Kontaktliste¹² der EIOPA-Mitglieder und Beobachter.

Krisenalarm

Die Aufsichtsbehörde, die Kenntnis von der Entstehung einer schwerwiegenden finanziellen Störung erlangt oder Sachverhalte oder Ereignisse kennt, durch die sich erhebliche Probleme auf Gruppen- oder Einzelebene des Unternehmens ergeben

¹² https://eiopa.europa.eu/restricted-area/infohub/directories/members-observers-crisiscontactlist/index.html

können, informiert die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde so schnell wie möglich.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde wird umgehend alle betroffenen Mitglieder und Teilnehmer und die EIOPA über das Entstehen einer schwerwiegenden finanziellen Störung auf Gruppenebene oder über Sachverhalte und Ereignisse, die zu erheblichen Problemen für die Gruppe oder eines der verbundenen Unternehmen führen können, informieren.

{Optionaler Anfang: Die nachfolgende Liste sollte den Bedürfnissen des Kollegiums angepasst werden.}

In den folgenden Fällen sollte ein Krisenalarm gegeben werden:

Krisensituation auf individueller Unternehmensebene:

Nichteinhaltung oder das Risiko der Nichteinhaltung der Mindestkapitalanforderung;
erhebliche Nichteinhaltung oder Gefahr einer erheblichen Nichteinhaltung der Solvenzkapitalanforderung;
erhebliche Verletzung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich Governance-Anforderungen;
Risiko des Zahlungsausfalls eines Rückversicherers (extern oder gruppenintern);
Risiko der Insolvenz;
öffentliche Ermittlungen gegen das Verwaltungs-, Management- und Aufsichtsorgan eines Unternehmens (z. B. Betrug);
makroökonomische und finanzielle Entwicklungen sowie spezifische Entwicklungen in der Versicherungsbranche, welche die finanzielle Solidität des Unternehmens oder der Gruppe beeinträchtigen könnten (Ansteckungsrisiko);
Zusammenbruch eines entscheidenden IT-Systems;
Bedrohung durch eine größere Forderung oder einen großen Fehlverkauf. {Diese Liste sollte an die Bedürfnisse des Kollegiums angepasst werden.}

Krisensituation auf Gruppenebene:

Nichteinhaltung oder Risiko der Nichteinhaltung der Solvenzkapital-Mindestanforderung für die konsolidierte Gruppe;
erhebliche Nichteinhaltung oder Gefahr der Nichteinhaltung der Solvenzkapitalanforderung durch die Gruppe;
erhebliche Verletzung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich Governance-Anforderungen;
unausgewogene Verteilung der Eigenmittel: Indikator für Probleme eines einzelnen Unternehmens;
durch die Holdingstruktur verursachte Liquiditätsschwierigkeiten;
Risiko der Zahlungsunfähigkeit wichtiger Unternehmen, die Teil der Gruppe sind;
wesentliche Herabstufung des Ratings des Mutterunternehmens oder eines bedeutenden Unternehmens, das Teil der Gruppe ist, sofern relevant;
großer Kursverlust bei börsennotierten Unternehmen, die Teil der Gruppe sind, oder deren wichtigsten Anteilseignern des Mutterunternehmens;
makroökonomische und finanzielle Entwicklungen sowie spezifische Entwicklungen in der Versicherungsbranche, welche die finanzielle Solidität der Gruppe beeinflussen könnten (Ansteckungsrisiko);
Zusammenbruch eines entscheidenden IT-Systems. {Diese Liste sollte an die Bedürfnisse des Kollegiums angepasst werden.}

Krisenbewertung

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde beurteilt die Natur der Finanzkrise und ihre Auswirkungen in Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitgliedern und Teilnehmern und der EIOPA, um so bald wie möglich ein gemeinsames Verständnis der Krise innerhalb des Kollegiums zu entwickeln.

In der Bewertungsphase geht es darum, die Gesamtwirkung der Krise, einschließlich systemischer Auswirkungen, zu bewerten und eine Grundlage für die Entscheidung zu schaffen, ob und gegebenenfalls wie eingegriffen werden soll. Systemische Auswirkungen können auftreten, wenn ein Ereignis, z. B. ein Versagen eines Unternehmens bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen, eine Kettenreaktion auslöst, die zum Verlust des wirtschaftlichen Wertes und des Vertrauens in das Finanzsystem führt und erhebliche nachteilige Auswirkungen auf die Gesamtwirtschaft hat.

Die Beurteilung der Krise stützt sich auf den gemeinsamen Analyserahmen zur Bewertung systemischer Auswirkungen einer Finanzkrise, der durch die Absichtserklärung über die Zusammenarbeit der Finanzaufsichtsbehörden, Zentralbanken und Finanzministerien der Europäischen Union im Bereich der grenzüberschreitenden Finanzstabilität (Brüssel ECFIN/CEFCPE (2008) REP/53106 Rev)¹³ etabliert wurden (im Folgenden: “Absichtserklärung über grenzüberschreitende Finanzstabilität”). {Krisenpläne könnten sinnvollerweise ein Set an Meldevorlagen enthalten, die in Krisensituationen untereinander ausgetauscht werden.}

Ein intensiver und regelmäßiger Informationsaustausch zwischen der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde und den betroffenen Mitgliedern und Teilnehmern ist bei der Bewertung der Krise unabdingbar. Um die Vertraulichkeit zu berücksichtigen, werden Informationen nur über sichere Kommunikationskanäle ausgetauscht.

Krisenmanagement

Es ist Aufgabe der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde, die Aufsichtstätigkeit in enger Zusammenarbeit mit den betroffenen Mitgliedern und Teilnehmern zu planen und zu koordinieren, den Umgang mit der Situation zu koordinieren und die EIOPA über Aktivitäten und Fortschritte zu informieren.

Eine grenzüberschreitende systemische Finanzkrise im Sinne der Absichtserklärung über grenzüberschreitende Finanzstabilität könnte Maßnahmen auf Ebene der Ministerien sowie die Beteiligung anderer Parteien erfordern. In solchen Fällen kann das Krisenmanagement von den in diesem Krisenplan festgelegten Verfahren abweichen. {Pläne sollten Klarheit bezüglich der Personen vermitteln, die bei der Bewältigung einer Krise beteiligt wären.} Auf der Grundlage einer gemeinsamen Bewertung der Krise analysieren die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde und die betroffenen Aufsichtsmitglieder und -teilnehmer den Bedarf, den Umfang und die Bedingungen für jegliche Aufsichtsmaßnahmen gegenüber der Versicherungsgruppe oder jedem Unternehmen, das Teil dieser Gruppe ist. Aufsichtstätigkeiten und

¹³ https://www.ecb.europa.eu/pub/pdf/other/mou-financialstability2008en.pdf

Informationsaustausch sollten koordiniert und innerhalb des Kollegiums abgestimmt werden, um Effizienz zu gewährleisten und Inkonsistenzen zu vermeiden. Ein weiterer Bereich sinnvoller Vorbereitung des Kollegiums erstreckt sich auf das Führen einer Liste mit verfügbaren Befugnissen sowie zeitlichen Beschränkungen von Aktivitäten und gegebenenfalls den Einsatz von Garantiesystemen zum Schutz der Versicherten.

Externe Kommunikation

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde koordiniert die Kommunikation mit der Öffentlichkeit in jeder Phase der Krise. Hiermit ist sichergestellt, dass die betroffenen Aufsichtsbehörden berücksichtigen, was der Öffentlichkeit durch die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde mitgeteilt wird.

Die Kommunikation gegenüber der Öffentlichkeit erfolgt in allen Phasen der Krise in koordinierter Form, wobei die Möglichkeit berücksichtigt wird, Ermessensentscheidungen über Informationen zu fällen, die weitergegeben (oder nicht weitergegeben werden) sollten, um das Vertrauen der Märkte zu gewährleisten.

Die betroffenen Mitglieder und Teilnehmer bereiten auch dann gemeinsame öffentliche Stellungnahmen vor, wenn eine einzelne Aufsichtsbehörde eine solche Stellungnahme abzugeben hat, falls dies Auswirkungen auf die anderen betroffenen Aufsichtsbehörden haben könnte.

Ist dies erforderlich, können die betroffenen Mitglieder und Teilnehmer in Ausnahmefällen separate Stellungnahmen abgeben. Allerdings unterrichten sie so schnell wie möglich die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde über die Abgabe einer öffentlichen Stellungnahme.

Kommunikation zwischen den Aufsichtsbehörden und den beaufsichtigten Unternehmen

Die Kommunikation auf Gruppenebene und auf Ebene der Einzelunternehmen wird mit allen betroffenen Aufsichtsbehörden vorbereitet und abgestimmt. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde ist für die Kommunikation mit dem beteiligten Versicherungs- oder Rückversicherungsunternehmen oder der Versicherungsholdinggesellschaft oder der gemischten Finanzholdinggesellschaft im Hinblick auf die Krisensituation in Bezug auf mögliche Aufsichtstätigkeiten verantwortlich, wobei sie die anderen zuständigen Aufsichtsbehörden über die Kommunikation mit der Gruppe informiert. Die Aufsichtsbehörden von einzelnen, von der Krise betroffenen Unternehmen kommunizieren während der Krise mit den jeweiligen Unternehmen und halten dabei die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde über die Kommunikation auf dem Laufenden. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informiert dann die anderen involvierten Aufsichtsbehörden, sofern dies relevant ist.

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde wird vertrauliche Informationen in einer Krisensituation über ihre sichere E-Mail-Infrastruktur verbreiten und empfangen. Diese Infrastruktur sollte von der für die Gruppenaufsicht zuständigen Behörde, den übrigen Mitgliedern und Teilnehmern regelmäßig getestet werden.

Spezialisiertes Krisenteam

In einer Krisensituation kann das Kollegium so organisiert werden, dass es seine Mitglieder und Teilnehmer abhängig von ihrer jeweiligen Lage in einer Kombination aus verschiedenen Ebenen untereinander verbindet¹⁴ . Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde möchte möglicherweise ein kleineres Aufsichtsteam innerhalb des Kollegiums für den Umgang mit der Krisensituation aufstellen. Dies kann besonders

¹⁴ Leitsatz 1 des Kollegiums der Aufsichtsbehörden– 10 Gemeinsame Leitsätze, 27. Januar 2009, AEAVBA-SEC-54/08.

nützlich sein, wenn nur ein Teil der Gruppe betroffen ist. Im Falle einer größeren Krise würde die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde die Aufsichtsmaßnahmen der Aufsichtsbehörden bedeutender Unternehmen, die Teil der Gruppe sind, koordinieren. Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde informiert das Kollegium über die Aufstellung eines solchen Teams und sorgt dafür, dass der Austausch von relevanten und wesentlichen Informationen im Kollegium nicht beeinträchtigt wird.

In Krisensituationen auszutauschende Informationen

Alle Mitglieder und Teilnehmer des Kollegiums sind in der Lage, kurzfristig die aktualisierten Informationen in Anhang 1.F zu liefern: Liste der Informationen, die möglicherweise in einer Krisensituation ausgetauscht werden müssen.

{Die Informationen in Anhang 1.F sind ein Beispiel für ein bewährtes Verfahren und bilden die Grundlage für einen effektiven Umgang mit der Krisensituation und für den Informationsaustausch innerhalb des Kollegiums.}

Kontrollmechanismus für den Krisenplan

Die für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde darf das Funktionieren dieses Krisenplanes einmal jährlich testen, um das Krisenmanagement im Kollegium ständig zu verbessern. Die Ergebnisse dieser Tests werden im Kollegium diskutiert.

Dieser Krisenplan wird mindestens alle 12 Monate aktualisiert. Dies beinhaltet die Überprüfung aller Elemente des Dokumentes.

{Für den Fall, dass dieser Krisenplan aktualisiert wurde, sollten die Seitenzahlen der Titelseite und in der Tabelle auf Seite 2 angepasst werden.}

Anhang 1.F – Liste der Informationen, die möglicherweise in einer Krisensituation innerhalb des Kollegiums ausgetauscht werden müssen

{Diese Liste sollte den Bedürfnissen des Kollegiums und dem Kontext der Krisensituation angepasst werden.}

GS = für die Gruppenaufsicht zuständige Behörde

IS = zuständige Aufsichtsbehörde für ein einzelnes Unternehmen

RSR = relevante Aufsichtsbehörde = relevante Aufsichtsbehörde, die keine Versicherungsaufsichtsbehörde ist

	Art der Beschreibung		Quelle
	Information Information zur Krise und Folgenabschätzung
1.	Betroffene Unternehmen und deren Aufsichts behörden	Das sich in der Krise befindliche Unternehmen und Unternehmen, die Forderungen an das sich in der Krise befindliche Unternehmen haben oder voraussichtlich über mögliche Ansteckungskanäle beeinträchtigt werden.	IS, GS
2.	Beschreibung der Krise	Die Ursache des Problems, das ein Eingreifen der Aufsichtsbehörden verlangt. Ist die Krise eine allgemeine Krise, die sich potenziell auf das Finanzsystem als Ganzes auswirkt, oder bezieht sich die Krise spezifisch auf die Gruppe und/oder eines ihrer Unternehmen?	IS, GS
3.	Größe des/der Unternehmen(s)	Größe des/der Unternehmen(s) in der Krise: Gesamtvermögen und Prämieneinkommen.	IS, GS
4.	Bedeutung der betroffenen Unternehmen	Ist/Sind diese(s) Unternehmen bedeutend für die Gruppe und/oder wesentlich für den lokalen Markt? (vgl. Kriterien in Leitlinie 2 der Leitlinien über die operative Funktionsweise der Kollegien der Aufsichtsbehörden)	IS, GS
5.	Mängel	Beschreibung der Fehlentwicklungen, die die Krise verursacht haben oder möglicherweise verschärfen (z. B. Betrug, Probleme mit IT Systemen, rechtliche oder regulatorische Angelegenheiten).	IS, GS
6.	Auswirkungen auf den Finanzmarkt	Hat die Krise Auswirkungen auf die Finanzmärkte? Aktien, Anleihen, usw. Marktkurs des Unternehmens, das Teil der Gruppe ist (einschließlich des Mutterunternehmens). Kann ein Abschwung der Finanzmärkte ausgelöst oder verstärkt werden (Prozyklizität), wenn das Unternehmen, das Teil der Gruppe ist (einschließlich des Mutterunternehmens), einen Teil seiner Vermögenswerte verkaufen muss?	IS, GS
7.	Ergebnisse der systemischen Bewertung	Ergebnis der Bewertung des systemischen Charakters der Finanzkrise.	GS, IS

	Aktivitäten und Maßnahmen zur Krisenbewältigung
8.	Maßnahmen und Sanierungs aktionen durch die Gruppe	Maßnahmen und Aktionen, die durch das Unternehmen/die Gruppe ergriffen und geplant wurden und deren Auswirkungen auf die Solvabilität und die Finanzlage.	GS, IS
9.	Aktivitäten der Aufsichts behörden	Beschreibung der Aktivität, ihres Zwecks und ihrer Wirkung.	RSR, GS, IS
10.	Externe Kommunikation	Informationen zur erfolgten Kommunikation ohne Einbezug aller Aufsichtsbehörden.	RSR, IS, GS
11.	Rechtliche Befugnisse	Beschreibung der Befugnisse der Aufsichtsbehörden unter Berücksichtigung von Beschränkungen, Kapitaltransfer und Nichteinhaltung behördlicher Auflagen.	RSR, IS, GS
12.	Bestehende nationale Sicherheitsnetz strukturen	Staatliche Garantien oder Garantiesysteme zum Schutz der Versicherten, Ausmaß der Deckung, Ebene, Finanzierungsquelle.	GS, IS
13.	Öffentliche Offenlegungs pflichten	Informationen zu relevanten öffentlichen Offenlegungspflichten, die maßgeblich für die Gruppe sind und sich von denen gemäß Solvabilität II-Richtlinie unterscheiden.	RSR, IS, GS
	Geschäft
14.	Eigentum und rechtliche und organisatorische Struktur	Entwicklungen/Veränderungen bei der Eigentümerstruktur und rechtlichen und organisatorischen Struktur, einschließlich, wo es anwendbar ist, Beteiligungen an verbundenen Unternehmen.	SFCR, und RSR nach vor definierten Ereignissen. IS, GS
15.	Wesentliche Geschäfts bereiche und wesentliche geografische Gebiete	Beschreibung der wesentlichen Geschäftsbereiche des/der Unternehmen(s) und der wesentlichen geografischen Gebiete, in denen Geschäfte abgeschlossen werden.	SFCR. IS, GS
16.	Jüngste Fusionen, Übernahmen und Akquisitionen	Informationen zu den Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb, das Governance-System, das Risikoprofil, die Solvabilität und die Finanzlage des Unternehmens.	RSR nach vor definierten Ereignissen, IS, GS
17.	Änderungen der Geschäfts strategie	Gründe für Änderungen oder Verzögerungen bei der Umsetzung von Strategien, von denen die Aufsichtsbehörden Kenntnis haben.	RSR nach vor definierten Ereignissen, IS, GS
18.	Gruppeninterne Transaktionen (GIT)	Informationen zu relevanten Vorgängen und Transaktionen innerhalb der Gruppe, mit besonderem Schwerpunkt auf sehr wesentlichen gruppeninternen Transaktionen.	SFCR und RSR nach vor definierten Ereignissen, GS

	Governance
19.	Bedeutendes Versagen in der Unternehmens führung	Informationen über bedeutende Fehler bei der Unternehmensführung, sofern nicht schon zuvor dargelegt, mit Informationen über die Auswirkungen des Fehlers auf das/die Unternehmen und die als Reaktion darauf getroffenen Maßnahmen. Wo zweckdienlich, Verweis auf Krisenmanagement und Notfallpläne.	RSR nach vor definierten Ereignissen, IS, GS
20.	Outsourcing	Informationen über das Outsourcing aller ausschlaggebenden oder wichtigen operativen Funktionen oder Aktivitäten und der Gerichtsbarkeit, in der die Anbieter dieser Funktionen oder Tätigkeiten angesiedelt sind.	SFCR, GS, IST
21.	ORSA	Informationen über eventuelle zusätzliche ORSA aufgrund einer erheblichen Änderung im Risikoprofil, einschließlich der als notwendig betrachteten vorgeschlagenen Managementmaßnahmen und geplanten Kapitalmaßnahmen.	RSR nach vor definierten Ereignissen, IS, GS
	Risikoinformationen
22.	Neu auftretende interne oder externe Risiken wesentlicher Art	Angaben zu neu auftretenden Risiken und Informationen über deren tatsächliche oder potenzielle Auswirkungen sowie identifizierte Schutzpläne (geplant oder bereits umgesetzt).	RSR nach vor definierten Ereignissen, IS, GS
23.	Grundsatz der unter nehmerischen Vorsicht	Bedenken bezüglich der Einhaltung des Grundsatzes der unternehmerischen Vorsicht (z. B. Risiko einer negativen Gesamtrendite).	RSR, IS, GS
24.	Liquiditätsrisiko	Bedenken bezüglich Liquiditätsproblemen. Informationen zur Liquiditätslage, den Liquiditätsquellen und den kurzfristigen Verbindlichkeiten.	RSR, IS, GS
25.	Risikosensitivität	Informationen über relevante Stresstests und Szenarioanalysen.	RSR, IS, GS
	Solvabilität und Finanzlage
26.	Bilanz, Eigenmittel und Kapital anforderungen	Letzte gemeldete Formblätter zu Bilanz und Eigenmitteln	Quantitative Berichts formblätter, IS, GS
27.	Änderungen der Eigenmittel ausstattung, MCR, SCR, versicherungs technischen Rückstellungen und/oder anderen Bilanzposten	Höhe und Grund für die Änderungen und die Berücksichtigung einer jeden potenziellen oder tatsächlichen Folge dieser Änderungen. Bezogen auf die versicherungstechnischen Rückstellungen können die Informationen Details über die Entstehung von zukünftigen Forderungen enthalten, die nicht in früheren gemeldeten versicherungstechnischen Rückstellungen berücksichtigt wurden.	RSR nach vor definierten Ereignissen, IS, GS

28.	Verfügbarkeit von Kapital	Eine Beschreibung aller von den Eigenmitteln in Abzug gebrachten Posten und eine kurze Beschreibung zu jeder signifikanten Einschränkung, die Auswirkungen auf die Verfügbarkeit und die Transferierbarkeit der Eigenmittel innerhalb des Unternehmens oder der Gruppe hat. Kapitalausstattung zum Ausgleich der Krisenauswirkungen. Die Fähigkeiten der Gruppe, zusätzliches Kapital aufzunehmen, und ein Hinweis darauf, aus welcher Quelle sie möglicherweise ihr Kapital beschaffen kann.	SFCR und RSR, GS, IS
29.	Kapitalallokation und die Möglichkeit der Transferier barkeit	Wenn verfügbar, Art der Verteilung des Kapitals innerhalb der Gruppe und Erörterung der Möglichkeit für Kapitalübertragungen innerhalb der Gruppe (z. B. durch unternehmensinterne Kredite, Rückversicherungsdividenden).	RSR: GS