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Orientamenti in merito all’agevolazione di un dialogo efficace tra le autorità competenti preposte alla vigilanza delle imprese di assicurazione e i revisori legali e le imprese di revisione contabile che effettuano la revisione legale dei conti di tali imprese

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EIOPA 16/858 IT

Orientamenti in merito all’agevolazione di un dialogo efficace tra le autorità competenti preposte alla vigilanza delle imprese di assicurazione e i revisori legali e le imprese di revisione contabile che effettuano la revisione legale dei conti di tali imprese

Introduzione

  • 1.1. Ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 537/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 aprile 2014, sui requisiti specifici relativi alla revisione legale dei conti di enti di interesse pubblico1 , l’EIOPA, tenendo conto delle attuali prassi, emana orientamenti indirizzati alle autorità competenti preposte alla vigilanza di imprese di assicurazione allo scopo di agevolare l’instaurazione e il mantenimento di un dialogo efficace tra, da una parte, le autorità competenti preposte alla vigilanza delle imprese di assicurazione e, dall’altra, i revisori legali e le imprese di revisione contabile che effettuano la revisione legale dei conti di tali imprese. Per rafforzare la vigilanza delle imprese di assicurazione e di riassicurazione e la tutela dei contraenti, la direttiva 2009/138/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 novembre 2009, in materia di accesso ed esercizio delle attività di assicurazione e di riassicurazione (di seguito “direttiva solvibilità II”)2 , in particolare con gli articoli 68 e 72, ha imposto ai revisori legali dei conti l’obbligo giuridico di segnalare tempestivamente qualsiasi fatto tale da influenzare sensibilmente la situazione finanziaria o l’organizzazione amministrativa di un’impresa di assicurazione o di riassicurazione. Tuttavia, oltre all’obbligo di segnalare tali informazioni su fatti e incidenti gravi, le funzioni di vigilanza possono essere agevolate da un dialogo efficace tra, da una parte, le autorità di vigilanza e, dall’altra, i revisori legali e le imprese di revisione contabile.
  • 1.2. L’EIOPA, in stretta collaborazione con l’Autorità bancaria europea (di seguito «ABE»), ha svolto indagini sulle attuali prassi di vigilanza riguardo alla comunicazione tra le autorità competenti preposte alla vigilanza delle imprese di assicurazione e di riassicurazione nell’UE e nello Spazio economico europeo (di seguito «SEE») e i revisori legali e le imprese di revisione contabile di tali imprese di assicurazione e di riassicurazione sottoposte a vigilanza. Tutte le autorità di vigilanza coinvolte nella suddetta valutazione intrattengono a cadenza periodica contatti ad hoc con i revisori legali, con i quali procedono a scambi di opinioni. Nonostante ciò, nella maggior parte dei casi tale interazione non si basa su un insieme formale di norme o disposizioni. Al fine di agevolare un dialogo pertinente ed efficace, al di fuori sia dell’ambito di applicazione dei poteri delle autorità competenti di richiedere informazioni specifiche a norma dell’articolo 35, paragrafo 2, lettera c), della direttiva 2009/138/CE, sia dell’ambito di applicazione dell’obbligo di segnalazione del revisore di cui all’articolo 72 della direttiva 2009/138/CE, l’EIOPA ha elaborato il presente insieme di orientamenti di principio per aiutare le organizzazioni a essa affiliate a sviluppare un metodo di vigilanza coerente, adeguato e proporzionato.
  • 1.3. I presenti orientamenti sono emanati ai sensi dell’articolo 16 del regolamento EIOPA3 .
  • 1.4. I presenti orientamenti sono indirizzati alle autorità competenti preposte alla vigilanza delle imprese di assicurazione e di riassicurazione.
  • 1.5. Se non definiti nei presenti orientamenti, i termini assumono il significato definito negli atti giuridici citati nell’introduzione.
  • 1.6. Gli orientamenti si applicano a partire dal 31 maggio 2017.

1 GU L 158 del 27.5.2014, pag. 77.

2 GU L 335 del 17.12.2009, pag. 1.

3 GU L 331 del 15.12.2010, pagg. 48 83.

  • 1.7. Le autorità competenti dovrebbero garantire che il dialogo con i revisori legali e le imprese di revisione contabile che effettuano la revisione legale dei conti sia aperto e costruttivo nonché sufficientemente flessibile da permetterne l’adeguamento a imprevisti sviluppi futuri.
  • 1.8. Le autorità competenti dovrebbero promuovere la comprensione reciproca dei ruoli e delle responsabilità delle parti coinvolte nel dialogo in linea con gli obblighi in materia di riservatezza e segreto professionale conformemente all’articolo 34 del regolamento (UE) n. 537/2014 e agli articoli da 64 a 71 della direttiva 2009/138/CE. In particolare, le autorità competenti dovrebbero garantire che qualunque informazione scambiata nell’ambito del dialogo resti riservata e non costituisca una violazione di eventuali restrizioni contrattuali o giuridiche in materia di comunicazione delle informazioni ai sensi dell’articolo 12, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 537/2014 o dell’articolo 68 della direttiva 2009/138/CE.
  • 1.9. Le autorità competenti dovrebbero garantire che l’impresa di assicurazione o di riassicurazione sottoposta a vigilanza rimanga la principale fonte di informazioni a fini di vigilanza e di revisione legale dei conti e che le informazioni acquisite nell’ambito del dialogo non sostituiscano il suo lavoro.
  • 1.10. Le autorità competenti dovrebbero applicare un metodo basato sul rischio nel determinare la frequenza e la portata della comunicazione al fine di garantire un approccio proporzionato. La portata della comunicazione può variare tra il mantenimento di un dialogo periodico e la discussione di sviluppi attuali, imminenti o urgenti.
  • 1.11. Le autorità competenti dovrebbero verificare periodicamente se la comunicazione e lo scambio di informazioni centrano gli obiettivi del dialogo descritti nei presenti orientamenti e adeguare il proprio approccio di conseguenza.

Orientamento 2. Natura delle informazioni da scambiare

  • 1.12. Le autorità competenti dovrebbero valutare l’opportunità di scambiare informazioni che siano pertinenti per le parti coinvolte nel dialogo riguardo alle loro funzioni, alla significatività e all’effetto delle informazioni.
  • 1.13. Nella preparazione e nello svolgimento del dialogo, e in comunicazione con i revisori legali o le imprese di revisione contabile, le autorità competenti dovrebbero trattare questioni e informazioni da condividere che riguardino espressamente l’impresa o il settore e che siano attuali o emergenti. A tale scopo potrebbe essere necessario redigere un elenco standard di questioni da affrontare nel corso del dialogo. Al contempo, le autorità competenti dovrebbero incentivare i revisori legali o le imprese di revisione contabile a contribuire attivamente alla selezione delle questioni e delle informazioni pertinenti da condividere.
  • 1.14. Le autorità competenti dovrebbero valutare quali informazioni sono pertinenti ai fini della vigilanza dell’impresa; a tal fine, possono richiedere informazioni utili ai revisori legali o alle imprese di revisione contabile. I settori possono riguardare, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, l’ambiente esterno

dell’impresa, la governance aziendale e i controlli interni, il presupposto della continuità aziendale, il metodo di revisione, la comunicazione con l’organo di amministrazione, di direzione o di controllo e il comitato per il controllo interno dell’impresa, la valutazione e l’adeguatezza del capitale, gli investimenti e altri documenti pertinenti. Le autorità competenti dovrebbero inoltre valutare l’opportunità di condividere informazioni riguardanti la singola impresa derivanti da recenti valutazioni di vigilanza o revisioni prudenziali, segnalazioni in materia di regolamentazione, misure di vigilanza imposte all’impresa e questioni relative alla continuità aziendale dell’impresa nonché questioni settoriali quali sviluppi normativi o macroeconomici. Se l’impresa fa parte di un gruppo assicurativo multinazionale, le autorità competenti, in particolare le autorità di vigilanza del gruppo, dovrebbero altresì valutare l’opportunità di contemplare questioni pertinenti ai fini della revisione dei conti del gruppo.

1.15. Le autorità competenti dovrebbero prestare attenzione alla forma delle informazioni disponibili nelle differenti fasi del ciclo di revisione legale dei conti al momento di definire le tempistiche del dialogo con i revisori legali.

Orientamento 3. Forma del dialogo

  • 1.16. Le autorità competenti dovrebbero valutare e scegliere i mezzi e i canali di dialogo più adeguati ed efficaci alla luce delle circostanze specifiche del dialogo.
  • 1.17. Le autorità competenti dovrebbero scegliere un’adeguata combinazione di mezzi e canali di dialogo, da utilizzare in maniera mirata o a cadenza regolare, vale a dire comunicazioni scritte e comunicazioni orali, comprese telefonate e riunioni fisiche. Le autorità competenti dovrebbero promuovere l’organizzazione di riunioni de visu periodiche al fine di favorire una comunicazione aperta, in particolare quando il dialogo con i partecipanti è avviato per la prima volta.
  • 1.18. Al fine di tutelare la successione delle comunicazioni, le autorità competenti dovrebbero tenere un registro delle stesse per le proprie esigenze interne.

  • 1.19. Le autorità competenti dovrebbero considerare l’opportunità di invitare rappresentanti dell’autorità competente e dei revisori legali o delle imprese di revisione contabile che siano competenti, aggiornati e autorizzati dalla loro organizzazione o impresa a scambiare informazioni pertinenti per il dialogo.

  • 1.20. Le autorità competenti dovrebbero definire il numero adeguato e il ruolo dei partecipanti, di entrambe le parti del dialogo, tenendo presenti le questioni da discutere nel corso del dialogo nonché la natura e le circostanze specifiche dell’impresa o delle imprese oggetto di detto dialogo.

  • 1.21. Le autorità competenti dovrebbero valutare il numero dei partecipanti al fine di permettere lo svolgimento di un dialogo efficace e pertinente tutelando al contempo la riservatezza del contenuto della discussione. Le autorità competenti dovrebbero garantire che i principali partecipanti al dialogo siano un rappresentante dell’autorità di vigilanza in veste di capogruppo e i responsabili della revisione. Le stesse autorità dovrebbero valutare l’opportunità di invitare altri rappresentanti pertinenti dell’autorità competente e – in comunicazione con i revisori legali o le imprese di revisione contabile – rappresentanti dei

  • revisori legali o delle imprese di revisione contabile con determinate competenze, a seconda degli argomenti trattati, quali esperti informatici, esperti contabili ed esperti in materia attuariale o di valutazione.

  • 1.22. Le autorità competenti dovrebbero valutare se, in circostanze specifiche e alla luce delle questioni da discutere, sarebbe utile organizzare riunioni trilaterali con rappresentanti dell’impresa, in particolare con il suo comitato per il controllo interno, oltre al dialogo previsto ai paragrafi da 1.19 a 1.21, al fine di instaurare un dialogo efficace. Analogamente, l’autorità competente può invitare, ove opportuno, le autorità competenti preposte alla vigilanza dei mercati finanziari o alla vigilanza pubblica dei revisori. In questo caso dovranno essere parimenti applicati gli obblighi in materia di riservatezza e segreto professionale enunciati al paragrafo 1.8 dell’orientamento 1.

  • 1.23. Le autorità competenti dovrebbero valutare l’opportunità di organizzare dialoghi periodici con la frequenza necessaria a garantire che il dialogo sia efficace, tenendo presente il paragrafo 1.10 dell’orientamento 1. Le autorità competenti dovrebbero tenere conto del ciclo di pianificazione delle ispezioni di vigilanza e delle revisioni legali dei conti per definire le tempistiche del dialogo più adeguate dopo averne discusso con l’altra parte di detto dialogo.
  • 1.24. Le autorità competenti dovrebbero valutare la necessità di organizzare un dialogo ad hoc in seguito all’emergere di questioni importanti che devono essere chiarite con urgenza.
  • 1.25. Le autorità competenti dovrebbero valutare periodicamente se la frequenza e le tempistiche scelte sono adeguate e proporzionate rispetto all’effetto sulle funzioni di vigilanza o sulla revisione legale dei conti in relazione all’impresa. Oltre a garantire un approccio proporzionato, le autorità competenti dovrebbero valutare l’opportunità di organizzare riunioni almeno a cadenza annuale per i dialoghi aventi per oggetto imprese di assicurazione ad alto rischio, per le quali è atteso un impatto elevato in caso di fallimento.

Orientamento 6. Dialogo collettivo con revisori o imprese di revisione contabile

  • 1.26. Per promuovere un dialogo più efficiente in ambito settoriale e nazionale, le autorità competenti dovrebbero valutare l’opportunità di organizzare un dialogo regolare a livello collettivo con i revisori legali affinché possano scambiarsi opinioni su sviluppi attuali ed emergenti, almeno con cadenza annuale, ove opportuno. Analogamente alla disposizione di cui al paragrafo 1.22 dell’orientamento 4, le autorità competenti possono valutare l’opportunità di invitare le specifiche autorità competenti preposte alla vigilanza dei mercati finanziari o alla vigilanza pubblica dei revisori.
  • 1.27. Le autorità competenti dovrebbero garantire che in seno a tali riunioni non siano condivise informazioni specifiche di una determinata impresa e che si applichino gli stessi obblighi in materia di riservatezza e segreto professionale che valgono per i dialoghi individuali enunciati al paragrafo 1.8 dell’orientamento 1.

Norme sulla conformità e sulla segnalazione

  • 1.28. Il presente documento contiene gli orientamenti emanati ai sensi dell’articolo 16 del regolamento EIOPA. A norma dell’articolo 16, paragrafo 3, del regolamento EIOPA, le autorità e gli istituti finanziari competenti compiono ogni sforzo per conformarsi agli orientamenti e alle raccomandazioni.
  • 1.29. Le autorità competenti che si conformano o intendono conformarsi ai presenti orientamenti dovrebbero opportunamente integrarli nel rispettivo quadro normativo o di vigilanza.
  • 1.30. Le autorità competenti confermano all’EIOPA se si conformano o intendono conformarsi ai presenti orientamenti, indicando i motivi della mancata conformità, entro due mesi dalla pubblicazione delle versioni tradotte.
  • 1.31. In assenza di una risposta entro tale termine, le autorità competenti saranno considerate non conformi e segnalate come tali.

Disposizione finale sulle revisioni

1.32. I presenti orientamenti sono soggetti a revisione da parte dell’EIOPA.