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Leitlinien zur Förderung eines wirksamen Dialogs zwischen den für die Beaufsichtigung von Versicherungsunternehmen zuständigen Behörden und dem/den Abschlussprüfer(n) und der/den Prüfungsgesellschaft(en), die die Abschlussprüfung bei diesen Unternehmen durchführen

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EIOPA 16/858 DE

Leitlinien zur Förderung eines wirksamen Dialogs zwischen den für die Beaufsichtigung von Versicherungsunternehmen zuständigen Behörden und dem/den Abschlussprüfer(n) und der/den Prüfungsgesellschaft(en), die die Abschlussprüfung bei diesen Unternehmen durchführen

Einleitung

1.1. Gemäß Artikel 12 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 537/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über spezifische Anforderungen an die Abschlussprüfung bei Unternehmen von öffentlichem Interesse¹ erlässt die EIOPA unter Berücksichtigung der gängigen Praxis Leitlinien für die für die Beaufsichtigung von Versicherungsunternehmen zuständigen Behörden mit dem Ziel, die Einrichtung und Führung eines wirksamen Dialogs zwischen den für die Beaufsichtigung von Versicherungsunternehmen zuständigen Behörden und dem/den Abschlussprüfer(n) und der/den Prüfungsgesellschaft(en), die die Abschlussprüfung bei diesen Unternehmen durchführen, zu fördern. Zur Stärkung der Beaufsichtigung von Versicherungs und Rückversicherungsunternehmen und zum Schutz der Versicherungsnehmer sind in der Richtlinie 2009/138/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. November 2009 betreffend die Aufnahme und Ausübung der Versicherungs und der Rückversicherungstätigkeit (nachstehend “Solvabilität II Richtlinie”)² , insbesondere in Artikel 68 und 72, gesetzliche Anforderungen an Abschlussprüfer niedergelegt, Sachverhalte mit voraussichtlich schwerwiegenden Auswirkungen auf die Finanzlage oder die Verwaltungsstruktur eines Versicherungs oder Rückversicherungsunternehmens umgehend zu melden. Neben der Pflicht, solche Informationen über Sachverhalte und Ereignisse mit schwerwiegenden Auswirkungen zu melden, können die Aufsichtspflichten aber auch durch einen wirksamen Dialog zwischen den Aufsichtsbehörden und den Abschlussprüfern und Prüfungsgesellschaften unterstützt werden.
1.2. Die EIOPA hat in enger Abstimmung mit der Europäischen Bankenaufsichtsbehörde (nachstehend “EBA”) die derzeitigen Aufsichtspraktiken bezüglich der Kommunikation zwischen den für die Beaufsichtigung von Versicherungs und Rückversicherungsunternehmen zuständigen Behörden in der EU und im Europäischen Wirtschaftsraum (nachstehend “EWR”) und den Abschlussprüfern und Prüfungsgesellschaften dieser beaufsichtigten Versicherungs und Rückversicherungsunternehmen untersucht. Die an dieser Bewertung beteiligten Aufsichtsbehörden stehen mit den Abschlussprüfern in regelmäßigen und in Ad hoc Kontakten und in einem Meinungsaustausch. Dieser Austausch beruht allerdings weitgehend nicht auf formalen Regeln oder Vorschriften. Zur Förderung eines einschlägigen und wirksamen Dialogs außerhalb der Befugnisse der zuständigen Behörden, gemäß Artikel 35 Absatz 2 Buchstabe c der Richtlinie 2009/138/EG Ad hoc Informationen anzufordern, und außerhalb der Meldepflicht des Abschlussprüfers gemäß Artikel 72 der Richtlinie 2009/13/EG hat die EIOPA dieses grundsatzbezogene Leitlinienpaket erstellt, um die Mitgliedsorganisationen der EIOPA bei der Entwicklung einer einheitlichen, angemessenen und die Verhältnismäßigkeit wahrenden aufsichtsrechtlichen Vorgehensweise zu unterstützen.
1.3. Diese Leitlinien werden gemäß Artikel 16 der EIOPA Verordnung³ herausgegeben.

¹ ABl. L 158 vom 27.5.2014, S. 77.

² ABl. L 335 vom 17.12.2009, S. 1.

³ ABl. L 331 vom 15.12.2015, S. 48 83.

1.4. Diese Leitlinien sind für zuständige Behörden gedacht, die Versicherungs und Rückversicherungsunternehmen beaufsichtigen.
1.5. Begriffe, die in diesen Leitlinien nicht definiert werden, haben die Bedeutung, die ihnen in den Rechtsakten, auf die in der Einleitung verwiesen wird, zugewiesen wurde.
1.6. Die vorliegenden Leitlinien gelten ab 31. Mai 2017.

Leitlinie 1 ) Dialogansatz

1.7. Die zuständigen Behörden sollten dafür Sorge tragen, dass der Dialog mit dem/den Abschlussprüfer(n) und der/den Prüfungsgesellschaft(en), die die Abschlussprüfung durchführen, offen und konstruktiv sowie ausreichend flexibel gestaltet wird, damit er auch unerwarteten zukünftigen Entwicklungen gerecht wird.
1.8. Die zuständigen Behörden sollten das gegenseitige Verständnis für die Aufgaben und Zuständigkeiten der am Dialog beteiligten Parteien in Einklang mit den Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses gemäß Artikel 34 der Verordnung 537/2014 und Artikel 64 bis 71 der Richtlinie 2009/138/EG fördern. Die zuständigen Behörden sollten insbesondere gewährleisten, dass die bei diesem Dialog ausgetauschten Informationen vertraulich behandelt werden und nicht gegen vertragliche oder rechtliche Beschränkungen der Offenlegung von Informationen gemäß Artikel 12 Absatz 3 der Verordnung 537/2014 oder Artikel 68 der Richtlinie 2009/138/EG verstoßen.
1.9. Die zuständigen Behörden sollten sicherstellen, dass das beaufsichtigte Versicherungs oder Rückversicherungsunternehmen die Hauptinformationsquelle für die Zwecke der Aufsicht und Abschlussprüfung bleibt und dass die im Rahmen des Dialogs zusammengetragenen Informationen dessen Arbeit nicht ersetzen.
1.10. Die zuständigen Behörden sollten in Bezug auf die Häufigkeit und Intensität der Kommunikation einen risikobasierten Ansatz verfolgen, damit die Verhältnismäßigkeit gewahrt wird. Bei der Kommunikationstiefe kann zwischen einem regelmäßigen Dialog und der Erörterung aktueller, unmittelbar bevorstehender oder dringender Entwicklungen unterschieden werden.
1.11. Die zuständigen Behörden sollten regelmäßig prüfen, ob die Kommunikation und der Informationsaustausch den in dieser Leitlinie beschriebenen Zielen des Dialogs entsprechen, und ihre Vorgehensweise entsprechend anpassen.

Leitlinie 2 ) Art der auszutauschenden Informationen

1.12. Die zuständigen Behörden sollten den Austausch von Informationen in Betracht ziehen, die für die am Dialog beteiligten Parteien hinsichtlich ihrer Aufgaben, ihrer Erheblichkeit und ihrer Auswirkungen sachdienlich sind.
1.13. Bei der Vorbereitung und Führung des Dialogs und in Absprache mit den Abschlussprüfern oder Prüfungsgesellschaften sollten die zuständigen Behörden Themen und Informationen für den Austausch ansprechen, die unternehmens sowie branchenspezifisch und aktuell sind oder sich abzeichnen. Dies könnte
dazu führen, dass eine Standardliste von Themen erstellt wird, die im Rahmen des Dialogs angesprochen werden. Zugleich sollten die zuständigen Behörden den aktiven Beitrag der Abschlussprüfer oder Prüfungsgesellschaften zur Auswahl der einschlägigen Themen und Informationen fördern, die ausgetauscht werden.
1.14. Die zuständigen Behörden sollten prüfen, welche Informationen für die Beaufsichtigung des Unternehmens von Belang sind, und sie können die entsprechenden Informationen vom/von den Abschlussprüfer(n) oder von der/den Prüfungsgesellschaft(en) anfordern. Dazu könnten unter anderem gehören: das externe Umfeld des Unternehmens, Grundsätze der Unternehmensführung und interne Kontrollen, die Annahme der Fortführung der Unternehmenstätigkeit, der Prüfungsansatz, die Kommunikation mit dem Verwaltungs , Management oder Aufsichtsorgan und dem Prüfungsausschuss des Unternehmens, die Bewertung und Angemessenheit des Kapitals, Investitionen sowie andere einschlägige Unterlagen. Die zuständigen Behörden sollten außerdem in Erwägung ziehen, Informationen aus aufsichtsrechtlichen Prüfungen oder Überprüfungen der letzten Zeit in Bezug auf das einzelne Unternehmen auszutauschen, ferner auf die aufsichtsrechtliche Rechnungslegung, aufsichtliche Maßnahmen, die dem Unternehmen auferlegt werden, sowie Fragen, die die Fortsetzung der Tätigkeit des Unternehmens betreffen, und Fragen zur Branche, etwa die regulatorischen oder makroökonomischen Entwicklungen. Falls das Unternehmen einer multinationalen Versicherungsgruppe angehört, sollten die zuständigen Behörden, insbesondere Aufsichtsbehörden, die für die Gruppenaufsicht zuständig sind, auch in Betracht ziehen, entsprechende zweckdienliche Fragen in Bezug auf eine Konzernabschlussprüfung zu besprechen.
1.15. Die zuständigen Behörden sollten bei der zeitlichen Planung des Dialogs mit den Prüfern auf die Form der Informationen achten, die in den verschiedenen Phasen des Abschlussprüfungszyklus vorliegen.

Leitlinie 3 ) Form des Dialogs

1.16. Die zuständigen Behörden sollten angesichts der individuellen Gegebenheiten des Dialogs die am besten geeigneten und wirksamsten Mittel und Kanäle für den Dialog prüfen und wählen.
1.17. Die zuständigen Behörden sollten eine angemessene Kombination von Mitteln und Kanälen für den Dialog wählen, die entweder ad hoc oder regelmäßig genutzt werden können, und zwar: schriftliche und mündliche Kommunikation einschließlich Telefonanrufen und Präsenzsitzungen. Die zuständigen Behörden sollten die Durchführung regelmäßiger Präsenzsitzungen im Sinne einer offenen Kommunikation fördern, insbesondere dann, wenn sie den Dialog mit den Teilnehmern zum ersten Mal einleiten.
1.18. Die zuständigen Behörden sollten für interne Zwecke Aufzeichnungen über die Kommunikation führen, um die Abfolge in der Kommunikation zu speichern.

Leitlinie 4 ) Vertreter beim Dialog

1.19. Die zuständigen Behörden sollten in Erwägung ziehen, natürliche Personen als Vertreter der zuständigen Behörde und der Abschlussprüfer bzw. Prüfungsgesellschaften einzuladen, die sachkundig, gut informiert und von ihrer Organisation oder ihrer Gesellschaft ermächtigt sind, Informationen, die für den Dialog von Belang sind, auszutauschen. ""
1.20. Die zuständigen Behörden sollten eine angemessene Anzahl und die Rolle der Teilnehmer seitens beider am Dialog beteiligten Parteien bedenken und dabei den während des Dialogs zu besprechenden Themen sowie der besonderen Art und den besonderen Gegebenheiten des Unternehmens bzw. der Unternehmen Rechnung tragen, um die es beim Dialog geht.
1.21. Die zuständigen Behörden sollten abwägen, wie viele Teilnehmer angemessen sind, damit ein zweckdienlicher, wirksamer Dialog zustande kommen kann, bei dem die Vertraulichkeit der Gesprächsinhalte gewahrt wird. Die zuständigen Behörden sollten dafür Sorge tragen, dass die wichtigsten Teilnehmer am Dialog ein Vertreter der Aufsichtsbehörde, der als Teamleiter fungiert, und die wichtigsten Prüfungspartner sind. Die zuständigen Behörden sollten erwägen, andere einschlägige Teilnehmer von der zuständigen Behörde sowie in Absprache mit den Abschlussprüfern oder Prüfungsgesellschaften einschlägige Teilnehmer von den Abschlussprüfern oder Prüfungsgesellschaften, je nach Thema, etwa IT Experten, Rechnungslegungsexperten und versicherungsmathematische Sachverständige oder Bewertungsexperten, einzuladen.
1.22. Die zuständigen Behörden sollten prüfen, ob unter besonderen Umständen und angesichts der zu erörternden Themen neben dem Dialog nach den Absätzen 1.19 bis 1.21 auch dreiseitige Sitzungen mit Vertretern des Unternehmens, insbesondere seines Prüfungsausschusses, sinnvoll wären, damit ein wirksamer Dialog zustande kommen kann. Ebenso kann die zuständige Behörde erforderlichenfalls Behörden einladen, die für die Beaufsichtigung der Finanzmärkte oder für die öffentliche Aufsicht über die Prüfer zuständig sind. Dabei sollten die Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses gemäß Absatz 1.8 der Leitlinie 1 ebenfalls gelten.

Leitlinie 5 ) Häufigkeit und zeitliche Planung des Dialogs

1.23. Die zuständigen Behörden sollten die Planung regelmäßiger Dialoge so häufig wie nötig in Betracht ziehen, damit ein wirksamer Dialog zustande kommt, und dabei Absatz 1.10 der Leitlinie 1 berücksichtigen. Die zuständigen Behörden sollten dem Planungszyklus der aufsichtsbehördlichen Kontrollen und der Abschlussprüfungen Rechnung tragen, um den am besten geeigneten Zeitpunkt für den Dialog in Absprache mit der anderen, daran beteiligten Partei festzulegen.
1.24. Die zuständigen Behörden sollten prüfen, ob aufgrund wichtiger Themen, die sich ergeben und dringend geklärt werden müssen, ein Ad hoc Dialog erforderlich ist.
1.25. Die zuständigen Behörden sollten regelmäßig prüfen, ob die gewählte Häufigkeit und der Zeitpunkt angemessen sind und in einem angemessenen Verhältnis zu den Auswirkungen auf ihre Aufsichtspflichten oder auf die

Abschlussprüfung im Unternehmen stehen. Die zuständigen Behörden sollten erwägen, mindestens einmal jährlich eine Sitzung abzuhalten, um einen die Verhältnismäßigkeit am besten wahrenden Ansatz zu verfolgen und Dialoge in Bezug auf Versicherungsunternehmen führen zu können, die mit einem hohen Risiko behaftet sind, was im Fall eines Ausfalls voraussichtlich erhebliche Folgen haben dürfte.

Leitlinie 6 ) Dialog mit Prüfern oder Prüfungsgesellschaften gemeinsam

1.26. Zur Förderung eines wirksameren Dialogs auf Branchen und nationaler Ebene sollten die zuständigen Behörden in Erwägung ziehen, einen regelmäßigen Dialog mit dem/den Abschlussprüfer(n) gemeinsam einzuleiten, damit gegebenenfalls mindestens einmal jährlich ein Meinungsaustausch zu den aktuellen und sich abzeichnenden Entwicklungen stattfinden kann. Die zuständigen Behörden können ähnlich wie in Absatz 1.22 der Leitlinie 4 beschrieben in Erwägung ziehen, Behörden einzuladen, die für die Beaufsichtigung der Finanzmärkte oder für die öffentliche Aufsicht über die Prüfer zuständig sind.
1.27. Die zuständigen Behörden sollten dafür Sorge tragen, dass bei solchen Sitzungen keine unternehmensspezifischen Informationen ausgetauscht werden und dass dieselben Verpflichtungen zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Berufsgeheimnisses wie bei einzelnen Dialogen in Sinne von Absatz 1.8 der Leitlinie 1 gelten.

Vorschriften zur Einhaltung und Berichterstattung

1.28. Dieses Dokument enthält Leitlinien, die gemäß Artikel 16 der EIOPAVerordnung herausgegeben wurden. Im Einklang mit Artikel 16 Absatz 3 der EIOPA Verordnung unternehmen die zuständigen Behörden und Finanzinstitute alle erforderlichen Anstrengungen, um diesen Leitlinien und Empfehlungen nachzukommen.
1.29. Die zuständigen Behörden, die diesen Leitlinien nachkommen bzw. dies beabsichtigen, sollten diese auf angemessene Weise in ihren regulatorischen bzw. Aufsichtsrahmen integrieren.
1.30. Die zuständigen Behörden bestätigen der EIOPA innerhalb von zwei Monaten nach der Veröffentlichung der Übersetzungen, ob sie diesen Leitlinien nachkommen oder nachzukommen beabsichtigen und nennen die Gründe, wenn dies nicht der Fall ist.
1.31. Geht bis zum Ablauf dieser Frist keine Antwort ein, so wird davon ausgegangen, dass die zuständigen Behörden ihrer Berichterstattungspflicht nicht nachkommen, und sie werden als solche gemeldet.

Schlussbestimmung zur Überprüfung

1.32. Die vorliegenden Leitlinien werden durch die EIOPA überprüft.