Orientations en vue de la facilitation d’un dialogue effectif entre les autorités compétentes chargées de la surveillance des entreprises d’assurance et le ou les contrôleurs légaux des comptes et cabinets d’audit effectuant le contrôle légal des comptes de ces entreprises

Introduction

1.1. Conformément à l’article 12, paragraphe 2, du règlement (UE) nº 537/2014 du Parlement européen et du Conseil du 16 avril 2014 relatif aux exigences spécifiques applicables au contrôle légal des comptes des entités d’intérêt public [1], l’AEAPP émet, compte tenu des pratiques en vigueur, des orientations destinées aux autorités compétentes en charge de la surveillance des entreprises d’assurance, afin de faciliter l’établissement et le maintien d’un dialogue effectif entre lesdites autorités compétentes et le ou les contrôleurs légaux des comptes et cabinets d’audit effectuant le contrôle légal des comptes de ces entreprises. Aux fins du renforcement de la surveillance des entreprises d’assurance et de réassurance ainsi que de la protection des preneurs, la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2009 sur l’accès aux activités de l’assurance et de la réassurance et leur exercice (ci-après la «directive Solvabilité II») [2], en particulier ses articles 68 et 72, énonce les exigences légales qui s’appliquent aux contrôleurs légaux des comptes, notamment leur obligation de signaler sans délai tout fait susceptible d’influencer sensiblement la situation financière ou l’organisation administrative d’une entreprise d’assurance ou de réassurance. Néanmoins, outre l’obligation de signaler ces informations sur les faits et incidents graves, les missions de surveillance peuvent être facilitées par un dialogue effectif entre les autorités de surveillance et les contrôleurs légaux des comptes et cabinets d’audit.

1.2. L’AEAPP, en étroite collaboration avec l’Autorité bancaire européenne (ci-après l’«ABE»), a enquêté sur les pratiques de surveillance en vigueur en matière de communication entre les autorités compétentes chargées de la surveillance des entreprises d’assurance et de réassurance dans l’UE et l’Espace économique européen (ci-après l’«EEE») et les contrôleurs légaux des comptes et cabinets d’audit de ces entreprises. Les autorités de surveillance participant à cette évaluation ont toutes des contacts réguliers et ad hoc ainsi que des échanges de vues avec les contrôleurs légaux des comptes. Toutefois, pour la plupart, ces interactions ne sont pas fondées sur un ensemble formel de règles ou de dispositions. Afin de permettre un dialogue pertinent et efficace (en dehors du champ d’application des pouvoirs des autorités compétentes de demander des informations ad hoc conformément à l’article 35, paragraphe 2, point c), de la directive 2009/138/CE et en dehors du champ d’application de l’obligation de signalement du contrôleur des comptes conformément à l’article 72 de la directive 2009/138/CE), l’AEAPP a élaboré cet ensemble d’orientations de principe afin d’aider ses organisations membres à élaborer une démarche de surveillance cohérente, appropriée et proportionnée.

1.3. Les présentes orientations sont publiées conformément à l’article 16 du règlement relatif à l’AEAPP [3] .

1.4. Les présentes orientations sont destinées aux autorités compétentes chargées de la surveillance des entreprises d’assurance et de réassurance.

1.5. En l’absence de définition dans les présentes orientations, les termes ont le sens défini dans les actes législatifs visés à l’introduction.

1.6. Les orientations s’appliquent à partir du 31 mai 2017.

1 JO L 158 du 27.5.2014, p. 77. 2 JO L 335 du 17.12.2009, p. 1. 3 JO L 331 du 15.12.2015, p. 48-83. Orientation nº 1 - Démarche de dialogue

1.7. Les autorités compétentes devraient veiller à ce que le dialogue avec le ou les contrôleurs légaux des comptes et cabinets d’audits effectuant le contrôle légal des comptes soit ouvert et constructif, et suffisamment souple pour pouvoir s’adapter à de futures évolutions imprévues.

1.8. Les autorités compétentes devraient promouvoir la compréhension mutuelle des rôles et des responsabilités des parties participant au dialogue, conformément aux exigences de confidentialité et de secret professionnel visées à l’article 34 du règlement (UE) nº 537/2014 et aux articles 64 à 71 de la directive 2009/138/CE. En particulier, les autorités compétentes devraient veiller à ce que toutes les informations échangées dans le cadre du dialogue demeurent confidentielles et que cet échange ne constitue pas une violation des clauses contractuelles ou des dispositions légales restreignant la transmission d’informations, conformément à l’article 12, paragraphe 3, du règlement (UE) nº 537/2014 ou à l’article 68 de la directive 2009/138/CE.

1.9. Les autorités compétentes devraient veiller à ce que l’entreprise d’assurance ou de réassurance surveillée demeure la principale source d’information aux fins de la surveillance et de l’audit légal, et que les informations collectées dans le cadre du dialogue ne se substituent pas à son travail.

1.10. Les autorités compétentes devraient appliquer une démarche fondée sur les risques en ce qui concerne la fréquence et l’intensité de la communication, afin de garantir une approche proportionnée. S’agissant de l’intensité de la communication, il est possible de distinguer un dialogue régulier et une discussion sur les évolutions actuelles, imminentes ou urgentes.

1.11. Les autorités compétentes devraient évaluer régulièrement si la communication et l’échange d’informations satisfont aux objectifs du dialogue décrit dans la présente orientation et adapter leur démarche en conséquence.

Orientation nº 2 - Nature des informations à échanger

1.12. Les autorités compétentes devraient envisager d’échanger des informations qui sont pertinentes pour les parties au dialogue au regard de leurs tâches ainsi que de l’importance et de l’impact des informations.

1.13. Lorsqu’elles préparent et mènent le dialogue, et lorsqu’elles communiquent avec les contrôleurs légaux des comptes ou les cabinets d’audits, les autorités compétentes devraient envisager des questions et informations à échanger qui soient: spécifiques à une entreprise, spécifiques au secteur, actuelles et émergentes. Une telle approche peut impliquer de mettre en place une liste standard des questions à aborder dans le cadre du dialogue. Parallèlement, les autorités compétentes devraient encourager les contrôleurs légaux des comptes ou les cabinets d’audit à contribuer activement à la sélection des questions et des informations pertinentes à échanger.

1.14. Les autorités compétentes devraient déterminer quelles informations sont pertinentes pour la surveillance de l’entreprise, informations qu’elles peuvent demander en conséquence au(x) contrôleur(s) légal/légaux des comptes ou aux cabinets d’audit. Ces domaines peuvent couvrir, entre autres, l’environnement externe de l’entreprise, la gouvernance d’entreprise et les contrôles internes, l’hypothèse de poursuite des activités, la démarche d’audit, la communication avec l’organe administratif, de direction ou de surveillance et le comité d’audit de l’entreprise, l’évaluation et l’adéquation du capital, les investissements, et d’autres documents pertinents. Les autorités compétentes devraient également envisager de partager des informations relatives à une entreprise particulière qui sont issues d’évaluations de contrôle ou de contrôles prudentiels récents, de rapports réglementaires, de mesures de surveillance imposées à l’entreprise concernée, et des informations relatives aux problèmes affectant l’hypothèse de poursuite des activités de l’entreprise ainsi qu’aux questions liées au secteur concerné, telles que les évolutions réglementaires ou macro-économiques. Si l’entreprise fait partie d’un groupe d’assurance multinational, les autorités compétentes, en particulier les contrôleurs du groupe, devraient également envisager d’aborder les questions pertinentes portant sur l’audit du groupe.

1.15. Les autorités compétentes devraient être attentives à la forme des informations disponibles aux différents stades du cycle d’audit légal lorsqu’elles établissent le calendrier du dialogue avec les contrôleurs des comptes.

Orientation nº 3 - Forme du dialogue

1.16. Les autorités compétentes devraient examiner et choisir les modes et les voies de dialogue les plus appropriés et les plus efficaces au regard des circonstances particulières du dialogue.

1.17. Les autorités compétentes devraient choisir une combinaison appropriée de modes et de voies de dialogue, qui pourraient être utilisés de manière ad hoc ou à une fréquence régulière, notamment: la communication écrite et la communication orale, y compris des appels téléphoniques et des réunions physiques. Les autorités compétentes devraient encourager la mise en place de réunions physiques régulières afin de faciliter la communication ouverte, en particulier lorsque le dialogue vient d’être instauré avec les participants.

1.18. Les autorités compétentes devraient conserver une trace de la communication pour ses besoins internes afin de veiller au suivi de cette communication.

Orientation nº 4 - Représentants dans le cadre du dialogue

1.19. Les autorités compétentes devraient envisager d’inviter des personnes, représentant l’autorité compétente et les contrôleurs légaux des comptes ou les cabinets d’audits, qui sont expérimentées, informées et habilitées par leur organisation ou leur cabinet à échanger des informations pertinentes pour le dialogue.

1.20. Les autorités compétentes devraient déterminer le nombre approprié et le rôle des participants, issus des deux parties au dialogue, en tenant compte des questions qui doivent y être débattues et de la nature et des circonstances particulières de la ou des entreprises qui font l’objet du dialogue.

1.21. Les autorités compétentes devraient calculer le nombre de participants en vue de permettre un dialogue effectif pertinent tout en préservant la confidentialité du contenu de la discussion. Les autorités compétentes devraient veiller à ce que les participants essentiels au dialogue soient des représentants de l’autorité de surveillance agissant en qualité de chefs d’équipes et les associés d’audit principaux. Les autorités compétentes devraient envisager d’inclure d’autres participants pertinents issus de l’autorité compétente et, en communication avec les contrôleurs légaux des comptes ou les cabinets d’audit, des participants pertinents parmi les contrôleurs légaux des comptes ou les cabinets d’audit en fonction des thèmes, tels que des experts en informatique, des experts en comptabilité ainsi que des experts actuariels ou en évaluation.

1.22. Les autorités compétentes devraient examiner s’il serait utile, dans des circonstances particulières et compte tenu des thèmes à débattre, d’organiser, pour parvenir à un dialogue effectif, des réunions trilatérales avec des représentants issus de l’entreprise, et en particulier de son comité d’audit, en sus du dialogue envisagé aux paragraphes 1.19 à 1.21. De même, les autorités compétentes pourraient inviter, le cas échéant, les autorités compétentes chargées de la surveillance des marchés financiers ou du contrôle public des contrôleurs des comptes. À cet égard, les exigences de confidentialité et de secret professionnel énoncées au paragraphe 1.8 de l’orientation nº 1 devraient également s’appliquer.

Orientation nº 5 - Fréquence et calendrier du dialogue

1.23. Les autorités compétentes devraient envisager de programmer des dialogues réguliers aussi souvent que nécessaire afin d’assurer un dialogue effectif, compte tenu du paragraphe 1.10 de l’orientation nº 1. Les autorités compétentes devraient prendre en considération le cycle de planification des inspections de surveillance et des audits légaux pour établir le calendrier le plus approprié pour le dialogue, en concertation avec l’autre partie à celui-ci.

1.24. Les autorités compétentes devraient évaluer si l’apparition de problèmes importants requérant des éclaircissements urgents rend nécessaire un dialogue ad hoc.

1.25. Les autorités compétentes devraient évaluer régulièrement si la fréquence et le calendrier choisis sont appropriés et proportionnés par rapport à l’incidence sur leurs missions de surveillance ou sur l’audit légal concernant l’entreprise. Tout en garantissant une démarche proportionnée, les autorités compétentes devraient envisager d’organiser des dialogues au moins une fois par an pour les entreprises d’assurance à haut risque qui, si elles faisaient faillite, auraient une incidence majeure sur le marché.

Orientation nº 6 - Dialogue avec les contrôleurs des comptes ou les cabinets d’audit considérés collectivement

1.26. En vue de promouvoir un dialogue plus efficace aux échelons sectoriel et national, les autorités compétentes devraient envisager la mise en place d’un dialogue régulier avec le ou les contrôleurs légaux des comptes considérés collectivement, afin de permettre un échange de vues sur les évolutions actuelles et émergentes, au moins une fois par an, le cas échéant. Comme l’indique déjà la disposition figurant au paragraphe 1.22 de l’orientation nº 4, les autorités compétentes pourraient envisager d’inviter, le cas échéant, les autorités compétentes chargées de la surveillance des marchés financiers ou du contrôle public des contrôleurs des comptes. 1.27. Les autorités compétentes devraient s’assurer qu’aucune information spécifique à l’entreprise n’est échangée lors de ces réunions et que des exigences de confidentialité et de secret professionnel identiques à celles imposées dans les dialogues individuels, précisées au paragraphe 1.8 de l’orientation nº 1, y sont appliquées.

Règles en matière de conformité et de déclaration

1.28. Le présent document contient les orientations émises conformément à l’article 16 du règlement instituant l’AEAPP. Conformément à l’article 16, paragraphe 3, du règlement instituant l’AEAPP, les autorités compétentes et les établissements financiers mettent tout en œuvre pour respecter ces orientations et recommandations.

1.29. Les autorités compétentes qui respectent ou entendent respecter ces orientations devraient les intégrer dans leur cadre réglementaire ou de contrôle de manière appropriée.

1.30. Les autorités compétentes indiquent à l’AEAPP si elles respectent ou entendent respecter ces orientations, ainsi que les motifs de non-respect, au plus tard deux mois suivant la publication des versions traduites.

1.31. En l’absence de réponse à cette date, les autorités compétentes seront considérées comme ne respectant pas l’obligation de notification et elles seront signalées comme telles.

Disposition finale de réexamen

1.32. Ces orientations font l’objet d’un réexamen par l’AEAPP.