Directrices sobre la facilitación de un diálogo efectivo entre las autoridades competentes que supervisan las empresas de seguros y los auditores legales y las sociedades de auditoría que efectúan la auditoría legal de tales empresas

Directrices sobre la facilitación de un diálogo efectivo entre las autoridades competentes que supervisan las empresas de seguros y los auditores legales y las sociedades de auditoría que efectúan la auditoría legal de tales empresas

Introducción

1.1. De conformidad con el artículo 12, apartado 2 del Reglamento (UE) n.º 537/2014 de 16 de abril de 2014 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre los requisitos específicos para la auditoría legal de las entidades de interés público [1], la AESPJ, teniendo en cuenta las prácticas vigentes, emitirá unas directrices dirigidas a las autoridades competentes que supervisan las empresas de seguros, con el fin de facilitar el establecimiento y el mantenimiento de un diálogo efectivo entre tales autoridades y los auditores legales y las sociedades de auditoría que efectúan la auditoría legal de dichas empresas. Al objeto de reforzar la supervisión de las empresas de seguros y reaseguros y la protección de los tomadores de seguros, la Directiva 2009/138/CE de 25 de noviembre de 2009 del Parlamento Europeo y del Consejo sobre el seguro de vida, el acceso a la actividad de seguro y de reaseguro y su ejercicio (en lo sucesivo, la «Directiva Solvencia II») [2], y en particular, sus artículos 68 y 72, establecen los requisitos jurídicos que obligan a los auditores legales a informar de inmediato sobre cualquier hecho que pueda incidir seriamente en la situación financiera o la organización administrativa de una empresa de seguros o de reaseguros. No obstante, además de la obligación de proporcionar tal información sobre hechos e incidentes graves, las tareas de supervisión pueden facilitarse mediante el diálogo efectivo entre los supervisores y los auditores legales y las sociedades de auditoría.

1.2. La AESPJ, en estrecha cooperación con la Autoridad Bancaria Europea (en lo sucesivo, la «ABE»), ha investigado las prácticas de supervisión actuales en lo que atañe a la comunicación entre las autoridades competentes que supervisan las empresas de seguros y reaseguros en la UE y el Espacio Económico Europeo (en lo sucesivo, el EEE), y los auditores legales y las sociedades de auditoría de tales empresas de seguros y reaseguros supervisadas. Todos los supervisores que intervienen en esta tarea de evaluación mantienen contactos e intercambios de puntos de vista periódicos y ad hoc con los auditores legales. Sin embargo, en la mayor parte de los casos, tal interacción no se basa en un conjunto formal de normas o disposiciones. Con el fin de facilitar un diálogo pertinente y eficaz (al margen del alcance de las facultades de las autoridades competentes de solicitar información ad hoc con arreglo al artículo 35, apartado 2, letra c) de la Directiva 2009/138/CE, y de la obligación del auditor de informar conforme al artículo 72 de dicha Directiva), la AESPJ ha elaborado este conjunto de Directrices basadas en principios para asistir a sus organizaciones afiliadas en el desarrollo de un enfoque de la supervisión coherente, apropiado y proporcionado.

1.3. Las presentes directrices se publican de conformidad con el artículo 16 del Reglamento de la AESPJ [3] .

1.4. Se dirigen a las autoridades competentes que supervisan las empresas de seguros y reaseguros.

1 DO L 158 de 27.5.2014, p. 77. 2 DO L 335 de 17.12.2009, p. 1. 3 DO L 331 de 15.12.2015, p. 48 a 83. 1.5. Si no se definen en las presentes Directrices, los términos tienen el significado que se les atribuye en los actos jurídicos mencionados en la introducción.

1.6. Las directrices entrarán en vigor el 31 de mayo de 2017.

Directriz 1 – Enfoque respecto al diálogo

1.7. Las autoridades competentes se asegurarán de que el diálogo con los auditores legales y las sociedades de auditoría que efectúan la auditoría legal sea abierto y constructivo, así como lo suficientemente flexible para garantizar que pueda adaptarse a acontecimientos futuros imprevistos.

1.8. Las autoridades competentes deberán promover el entendimiento mutuo de las funciones y las responsabilidades de las partes que intervienen en el diálogo, con arreglo a los requisitos en materia de confidencialidad y secreto profesional recogidos en el artículo 34 del Reglamento 537/2014 y los artículos 64 a 71 de la Directiva 2009/138/CE. En particular, las autoridades competentes deberán velar por que se mantenga la confidencialidad de toda información intercambiada en el diálogo, y por que este intercambio no constituya una vulneración de las restricciones contractuales o legales que atañan a la revelación de información con arreglo al artículo 12, apartado 3 del Reglamento 537/2014 o el artículo 68 de la Directiva 2009/138/CE.

1.9. Las autoridades competentes velarán por que las empresas de seguros o de reaseguros supervisadas sigan constituyendo la principal fuente de información a efectos de supervisión y auditoría legal, y por que la información recabada en el diálogo no reemplace su labor.

1.10. Las autoridades competentes deberán aplicar un enfoque basado en el riesgo respecto a la frecuencia y la exhaustividad de la comunicación, con el fin de garantizar que se adopta un planteamiento proporcionado. La exhaustividad de la comunicación podrá diferenciarse entre el diálogo periódico, y el debate de asuntos actuales, inminentes o urgentes.

1.11. Las autoridades competentes deberán evaluar cada cierto tiempo si la comunicación y el intercambio de información cumplen los objetivos del diálogo descritos en la presente Directriz, y ajustar su planteamiento en consecuencia.

Directriz 2 ! Naturaleza de la información que deberá intercambiarse

1.12. Las autoridades competentes deberán considerar el intercambio de aquella información que resulte pertinente para los interlocutores del diálogo en lo que ataña a sus tareas, y a la relevancia y al efecto de tal información.

1.13. Al preparar y conducir el diálogo, y en comunicación con los auditores legales y las sociedades de auditoría, las autoridades competentes deberán abordar los asuntos y la información a intercambiar que sean específicos de una determinada empresa o del sector, actuales y emergentes. Esta obligación puede exigir que se elabore una lista normalizada de asuntos que deberán tratarse en el diálogo. Al mismo tiempo, las autoridades competentes deberán promover la contribución activa de los auditores legales y las sociedades de auditoría a la selección de la información que se compartirá y los asuntos pertinentes que se tratarán. 1.14. Las autoridades competentes determinarán qué información es pertinente para la supervisión de la empresa, y se la podrán solicitar a los auditores legales y las sociedades de auditoría en consecuencia. Entre los aspectos objeto de tal información podrán figurar el entorno externo de la empresa, la gobernanza corporativa y los controles internos, la hipótesis de empresa en funcionamiento, el enfoque de la auditoría, la comunicación con los órganos administrativos, de gestión o de supervisión y el comité de auditoría de la empresa, la valoración y la idoneidad del capital, las inversiones y otros documentos pertinentes. Las autoridades competentes deberán considerar asimismo la facilitación de la información relativa a la empresa de que se trate recabada en evaluaciones o revisiones de supervisión recientes, a los informes exigidos por la reglamentación, las medidas de supervisión impuestas a la empresa, y los asuntos que afecten a la continuidad de sus actividades, o que atañen al sector, como los relacionados con la regulación y la evolución macroeconómica. Si la empresa forma parte de un grupo asegurador multinacional, las autoridades competentes, y en particular, los supervisores de tales grupos, deberán considerar asimismo la opción de abordar los asuntos pertinentes que atañan a las auditorías de grupo.

1.15. Las autoridades competentes deberán permanecer atentas a la forma de la información disponible en las diferentes etapas del ciclo de auditoría legal al establecer las fechas del diálogo con los auditores.

Directriz 3 – Forma del diálogo

1.16. Las autoridades competentes deberán considerar y elegir los medios y los canales de diálogo más apropiados y efectivo a la luz de las circunstancias específicas del diálogo que vaya a entablarse.

1.17. Deberán elegir una combinación adecuada de medios y canales de diálogo que puedan utilizarse ad hoc, o periódicamente; a saber: comunicación escrita u oral, incluidas las llamadas de teléfono y las reuniones presenciales. Las autoridades competentes deberán promover la organización de reuniones presenciales periódicas con el fin de facilitar una comunicación abierta, sobre todo al iniciar el diálogo con los participantes.

1.18. Asimismo, deberán mantener un registro de la comunicación a efectos internos, con el fin de salvaguardar la continuidad del diálogo.

Directriz 4 – Representantes en el diálogo

1.19. Las autoridades competentes deberán considerar la opción de invitar al diálogo a aquellas personas, representantes de las propias autoridades y de los auditores legales y las sociedades de auditoría, que cuenten con los conocimientos y la información adecuados, y que hayan sido facultados por su organización o su empresa para el intercambio de la información que ataña al diálogo.

1.20. Las autoridades competentes deberán considerar el número y la función adecuados de los participantes representantes de las partes en el diálogo, teniendo en cuenta los asuntos que se debatirán en el mismo, y la naturaleza y las circunstancias particulares de la empresa o de las empresas objeto del diálogo.

1.21. Las autoridades competentes deberán sopesar el número de participantes con el fin de propiciar un diálogo efectivo y pertinente, salvaguardando al mismo tiempo la confidencialidad del contenido de los debates. Las autoridades competentes velarán por que los participantes fundamentales en el diálogo sean un representante de la autoridad supervisora que ejerza como jefe de equipo, y los principales socios auditores. Deberán considerar asimismo a otros participantes pertinentes de la autoridad competente y (en comunicación con los auditores legales y las sociedades de auditoría), los participantes de los auditores legales y las sociedades de auditoría que convenga conforme a los asuntos que vayan a abordarse, como expertos en TI, o expertos contables, actuariales o en tasaciones.

1.22. Las autoridades competentes deberán valorar si, en circunstancias particulares y teniendo en cuenta los asuntos que se debatirán, resultaría de utilidad para lograr un diálogo efectivo mantener reuniones trilaterales con los representantes de la empresa, y en particular, de su comité de auditoría, además del diálogo previsto en los apartados 1.19 a 1.21. Del mismo modo, la autoridad competente podrá invitar, cuando proceda, a otras autoridades competentes que se encarguen de la supervisión de mercados financieros o del control público de los auditores. En este caso deberán aplicarse del mismo modo los requisitos de confidencialidad y secreto profesional expuestos en el apartado 1.8 de la Directriz 1.

Directriz 5 – Frecuencia y fechas del diálogo

1.23. Las autoridades competentes deberán considerar la opción de programar la celebración de diálogos periódicos, con la frecuencia que sea necesaria para garantizar su efectividad, teniendo en cuenta lo dispuesto en el apartado 1.10 de la Directriz 1. Deberán tener en cuenta asimismo el ciclo de planificación de las inspecciones de supervisión y las auditorías legales, al objeto de establecer las fechas más apropiadas para el diálogo, en comunicación con los demás participantes en el mismo.

1.24. Las autoridades competentes deberán evaluar si se requiere un diálogo ad hoc porque se plantee un asunto importante que requiera una aclaración urgente.

1.25. Las autoridades competentes deberán evaluar periódicamente si la frecuencia y las fechas elegidas son apropiadas y proporcionadas en relación con el efecto en sus tareas de supervisión, o en las auditorías legales que atañan a la empresa. Con el fin de garantizar un enfoque proporcionado, y en lo que se refiere al diálogo relativo a las empresas de seguro de alto riesgo que pueden ejercer un notable impacto previsto en caso de quiebra, las autoridades competentes deberán considerar la celebración de reuniones con una periodicidad mínima anual.

Directriz 6 ! Diálogo colectivo con auditores o sociedades de auditoría

1.26. Con el fin de promover un diálogo más eficiente a escala sectorial y nacional, las autoridades competentes deberán considerar, cuando proceda, el establecimiento de un diálogo periódico con los auditores legales de manera colectiva, para propiciar un intercambio de puntos de vista sobre los asuntos actuales o emergentes, al menos una vez al año. De manera similar a lo dispuesto en el apartado 1.22 de la Directriz 4, las autoridades competentes podrán invitar a otras autoridades competentes que se encarguen de la supervisión de mercados financieros o del control público de auditores.

1.27. Las autoridades competentes deberán asegurarse de que no se comparta información específica de una empresa en tales reuniones, y de que se apliquen los mismos requisitos en materia de confidencialidad y secreto profesional de los diálogos individuales que se establecen en el apartado 1.8 de la Directriz 1.

Cumplimiento y normas de notificación

1.28. Este documento contiene directrices emitidas en virtud del artículo 16 del Reglamento de la AESPJ. De conformidad con el artículo 16, apartado 3 del Reglamento de la AESPJ, las autoridades competentes y las entidades financieras harán todo lo posible para respetar las directrices y recomendaciones.

1.29. Las autoridades competentes que cumplen o tienen la intención de cumplir con estas directrices deberían incorporarlas a su marco regulador o supervisor de manera apropiada.

1.30. Las autoridades competentes deberán indicar a la AESPJ si cumplen o tienen la intención de cumplir las presentes directrices, así como los motivos de incumplimiento, en un plazo de dos meses tras la publicación de las versiones traducidas.

1.31. En ausencia de una respuesta en este plazo, las autoridades competentes serán consideradas como no conformes con la información y declaradas como tales.

Disposición final sobre las revisiones

1.32. Las presentes directrices serán objeto de revisión por parte de la AESPJ.